Waar moet je aan denken bij het regelen van tijdelijk personeel?

De meeste ondernemers beginnen alleen, maar als je bedrijf groeit is het op een gegeven moment tijd voor ondersteuning. Wanneer neem je iemand in dienst en wanneer kies je voor tijdelijk personeel of een zzp'er?

Checklist tijdelijk personeel inhuren 

Tijdelijk personeel inhuren wordt met dit stappenplan een stuk makkelijker. 

1. Bepaal je behoefte 

Bedenk eerst waar je iemand voor nodig hebt. Heb je bijvoorbeeld een hoop administratie en wil je daar graag ondersteuning bij? Heb je tijdelijk iemand nodig om jouw website en huisstijl te ontwerpen? Heb je te maken met tijdelijke drukte in de zomer? Of een groot project wat je niet alleen kunt uitvoeren? Aan de hand van je specifieke wensen is het makkelijker zoeken naar de geschikte arbeidskracht. .

2. Bepaal de juiste arbeidsrelatie en voorkom boetes 

Je mag niet zomaar zelf kiezen of je werkt met een zzp'er (freelancer), uitzendkracht of tijdelijke werknemer. Er bestaan wetten en regels voor werken met tijdelijk personeel. Die zijn niet altijd even duidelijk. Zo is het kabinet op dit moment bezig met de verduidelijking van de Wet Deregulering Arbeidsrelatie (Wet DBA), beter bekend als 'de zzp-wet'. 

Als je een zzp'er inhuurt terwijl je iemand in dienst moet nemen, is er sprake van schijnzelfstandigheid. Ondanks dat de wet die dit moet verduidelijken nog niet af is, moet je je wel aan de bestaande regels houden. Doe je dat niet, dan kun je vanaf 1 januari 2025 boetes en naheffingen van de Belastingdienst krijgen.

3. Wanneer werken met freelancers? 

Freelancers of zzp’ers zijn de meest flexibele arbeidskrachten. Zij zijn ondernemers, net als jij. Je huurt een zzp'er in vanwege specifieke kennis en kunde. Dat doe je voor tijdelijke projecten of sporadische klussen. Je kunt een zzp'er inhuren per uur of op projectbasis. Dat laatste wil zeggen dat je iemand betaalt voor een bepaald resultaat, zoals een nieuwe huisstijl, een artikel of een geverfde muur.

Freelancers of zzp'ers werken ondertussen ook voor andere opdrachtgevers. Ze brengen sterke inhoudelijke kennis zonder dat je je zorgen hoeft te maken over verplichtingen voor de lange termijn. 

Als de samenwerking bevalt, kun je een freelancer vragen om ook andere taken of projecten op te pakken. Ook als het project uitloopt, kun je vragen of de zzp'er langer voor je wil werken. Maar een freelancer is niet verplicht om 'ja' te zeggen. Communiceer dus helder en op tijd over het project. Onthoud dat jij niet de enige klant bent. 

Voordelen van werken met zzp'ers of freelancers: 

• Ze brengen expertise voor projecten die specialistische kennis vereisen; 

• Je betaalt alleen voor de uren die je nodig hebt, zonder extra personeelskosten; 

• Hun flexibiliteit maakt ze ideaal voor projecten waarvan je nog niet precies weet hoelang ze duren.  

 Nadelen van werken met freelancers: 

• Minder binding met je bedrijf dan vaste medewerkers;  

• Ze zijn eigen baas. Ze mogen zelf bepalen waar en wanneer ze werken, zolang ze de taak maar goed uitvoeren; 

• Hun beschikbaarheid kan variëren, afhankelijk van andere projecten en werkzaamheden. 

4. Wanneer werken met uitzendkrachten? 

Heb je snel en tijdelijk extra mensen nodig? Dan zijn uitzendkrachten een goede optie. Via een uitzendbureau schakel je op korte termijn medewerkers in. Uitzendkrachten werken vaak voor korte tijd bij verschillende werkgevers en passen zich gemakkelijk aan. 

In tegenstelling tot tijdelijke werknemers, hoef je bij uitzendkrachten geen lange sollicitatieprocedure uit te voeren. Daarnaast kun je gauw afscheid nemen zodra de drukte voorbij is. Je huurt de uitzendkrachten alleen in voor de uren dat je ze nodig hebt. Let daarbij op uitzendkrachten via het zogenaamde fasensysteem steeds meer rechten opbouwen als ze langere tijd voor je werken.  

Voordelen van werken met uitzendkrachten: 

• Ze zijn snel beschikbaar in plotselinge drukke periodes; 

• Er zijn geen lange wervingsprocessen; 

• Het uitzendbureau regelt de selectie en de salarisadministratie; 

• Uitzendkrachten bieden meer flexibiliteit dan vaste medewerkers.  

 Nadelen van werken met uitzendkrachten: 

• Je betaalt extra kosten aan het uitzendbureau voor werving en administratie. 

• Uitzendkrachten hebben minder specialistische kennis dan zzp'ers en zijn minder verbonden met jouw bedrijf dan vaste medewerkers. 

• Je kunt niet onbeperkt samenwerken. Houd rekening met het fasensysteem, want uitzendkrachten bouwen steeds meer rechten op als ze langer voor je werken. 

5. Freelancer, uitzendkracht of vaste personeel? 

Om je te helpen de juiste keuze te maken, heeft onze kennispartner Maqqie de verschillende arbeidsrelaties in een tabel gezet. Zie hieronder: 

6. Zzp'er of payroll? 

Een middenweg tussen uitzendkrachten en zzp'ers is inhuur via payroll. Je selecteert zelf de medewerkers, maar ze zijn officieel in dienst bij het payrollbedrijf. Jij hebt minder administratieve lasten en verplichtingen dan wanneer je werknemers in dienst neemt, terwijl je medewerkers zekerheden hebben die horen bij een vast contract. Denk aan sociale zekerheid, ontslagbescherming en recht op het minimumloon. 

Op deze pagina lees je alles over de voor- en nadelen van payroll. Als je nog meer wilt weten, kun je bijvoorbeeld terecht bij onze kennispartner Maqqie.

7. Hoe zoek je tijdelijk personeel of zzp’ers? 

Ga je voor tijdelijk personeel? Je kunt zelf een oproep doen, maar makkelijker is het om iemand in te huren via een uitzend- of detacheringsbureau. Niet gratis, maar het voordeel is dat een selectie van kandidaten voor je gemaakt wordt. Hierdoor is dit proces aanzienlijk minder tijdrovend. Controleer altijd of de uitzendonderneming in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel staat. 

Zzp’er of payroller nodig? Er bestaan verschillende websites waar je een oproep kunt plaatsen om kandidaten te vinden. Vraag ook altijd rond in je eigen netwerk: niet alle zzp’ers hebben een eigen website en zijn even goed vindbaar online, maar dat betekent natuurlijk niet dat ze geen topwerk kunnen afleveren. 

8. Screen de kandidaat 

Krijgt je personeel te maken met gevoelige informatie? Dan kun je je sollicitant of kandidaat screenen. Bijvoorbeeld door referenties op te vragen, oftewel navraag te doen bij eerdere werkgevers of klanten van de kandidaat. Je kunt een sollicitant ook vragen naar een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), als dat nodig is. 

9. Vraag om een identiteitsbewijs 

Het is ook bij tijdelijke krachten van belang een kopie van de identiteitsbewijzen te bewaren in je administratie. Net als bij vaste werknemers geldt ook voor flexibel personeel een bewaarplicht van zeven jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij een uitzendkracht of payroller hoeft je dit meestal niet zelf te regelen, dat doet het uitzendbureau. 

10. Maak duidelijke afspraken 

Ook bij tijdelijk personeel is het belangrijk een salaris te bepalen en te bekijken welke arbeidsovereenkomst geschikt is voor de kracht. De arbeidsvoorwaarden zijn minder uitgebreid dan bij vast personeel. Bij flexibel personeel ben je niet verplicht een salarisschaal te hanteren, maar het is wel gebruikelijk om de kracht ten minste het minimumloon te geven. 

Maak je gebruik van een uitzend-, detacherings- of payrollbureau? Houd dan rekening met een financiële bijdrage aan het bureau.  

Huur je een zzp'er in, dan is het gebruikelijk om in goed overleg een uur-, dag- of projecttarief af te spreken. 

11. Voorkom aansprakelijkheid voor loonheffingen 

De Belastingdienst kan je aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die jouw tijdelijke kracht moet betalen. Je kunt dit onder andere voorkomen door de uitlener te vragen een g-rekening af te sluiten. Een g-rekening is een geblokkeerde rekening. Je kunt deze rekening alleen gebruiken voor het betalen van loonheffingen, premies en btw aan de Belastingdienst of onderaannemers. Veel mogelijkheden van deze rekening zijn dus geblokkeerd. 

12. Zorg voor goede arbeidsomstandigheden 

Werknemers hebben recht op een veilige en gezonde werkplek. Of ze nou tijdelijk in dienst zijn, via een uitzendbureau of zzp’er zijn. Dit recht ligt vast in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Je hoort tijdelijke werknemers bijvoorbeeld een goede werkplek te bieden en recht te geven op voldoende pauzes. Voor bepaalde werknemers, beroepen en branches zijn afwijkende regels van toepassing. Zoek die altijd op.  

Meer hulp nodig? Lees dan hoe je veelvoorkomende valkuilen bij het inhuren van een uitzendkracht voorkomt. Ook kun je advies vragen aan professionele partijen. Onze kennispartner Maqqie biedt bijvoorbeeld hulp bij allerlei soorten contractvormen, van zzp en uitzend tot vast personeel. 

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Dé online oplossing om zelf contracten en uitbetalingen te regelen voor alle soorten medewerkers.

Wil je meer informatie over het inzetten van flexibel personeel? Ga dan naar deze pagina en ontdek meer artikelen over dit onderwerp.

Auteur

Claartje Vogel

Schrijft al meer dan 10 jaar over economie, financiën en ondernemen, onder andere voor MKB Servicedesk. Zoekt graag ingewikkelde zaken uit en houdt van verhalen vertellen. Reist ondertussen de wereld rond.