Telefoon van de zaak en telefoonvergoeding (en de belasting)
Alles over de telefoonregeling en belastingvrij telefoonkosten vergoeden
Een telefoon van de zaak is een van de meest verstrekte secundaire arbeidsvoorwaarden. In dit artikel lees je de voordelen van het overnemen van de telefoonkosten, hoe je dit fiscaal gunstig aanpakt en met welke regels je rekening moet houden.
Telefoon van de zaak vs. telefoonvergoeding
Een telefoon van de zaak is een secundaire arbeidsvoorwaarde. Aan de ene kant om werkzaamheden goed uit te voeren, aan de andere kant om het aantrekkelijker te maken om bij je te komen werken.
Telefoon van de zaak: met een telefoon van de zaak neem je de telefoonkosten van je medewerkers helemaal over en krijgt je medewerker een extra telefoon naast zijn persoonlijke exemplaar.
Telefoonvergoeding: Bij een telefoonvergoeding dek je (een gedeelte van) de kosten van een eigen mobiele telefoon en abonnement. Je medewerker blijft in dat geval zelf verantwoordelijk voor de aanschaf en het beheer van zijn telefoon en het abonnement.
Wanneer kies je voor een telefoon van de zaak?
Een telefoon van de zaak heeft vooral nut als medewerkers regelmatig telefonisch contact moeten hebben voor hun werk. Dat kan in de vorm van gesprekken, chats of bepaalde programma’s waar ze op hun telefoon bij kunnen.
Voordelen telefoon van de zaak
Een telefoon van de zaak heeft verschillende voordelen:
Verbeterde bereikbaarheid: medewerkers hebben altijd toegang tot een telefoon voor communicatie. Hiermee kun je de efficiëntie en productiviteit van medewerkers vergroten, vooral als het belangrijk is om snel te kunnen schakelen.
Beveiliging en gegevensbescherming: als je medewerkers een telefoon van de zaak geeft, kun je zelf de beveiliging regelen. Die kun je afstemmen op wat voor jouw bedrijf noodzakelijk is. Denk aan gegevensversleuteling, extern wissen van gegevens, extra toegangscodes etcetera.
Professionele uitstraling: die kun je bevorderen door een bepaald merk of type telefoon te kiezen.
Kostenbeheersing: je beheert zelf de abonnementskosten en kunt extra opties toevoegen of juist afschermen.
Werk-privé balans: privé en zakelijke communicatie zijn beter scheiden.
Wanneer kies je voor een telefoonvergoeding?
Een telefoonvergoeding heeft ook een aantal voordelen:
Geen onnodige telefoons: medewerkers kunnen hun eigen telefoon blijven gebruiken
Kostenbeheersing: je draagt alleen de kosten voor het telefoonabonnement, niet voor de telefoon. Je kunt een maximumbedrag vaststellen, de rest betaalt je medewerker zelf.
Een telefoonvergoeding is vooral geschikt als medewerkers hun eigen telefoon al veel gebruiken voor zakelijke communicatie en als je geen specifieke toegangscontrole of beveiliging nodig hebt.
Telefoon van de zaak en de Belastingdienst
Een mobiele telefoon is in principe niet belast, zowel het apparaat niet als de abonnements- en verbruikskosten.
Telefoonkosten in de werkkostenregeling (wkr)
De telefoon van de zaak en de telefoonvergoeding voor werknemers vallen namelijk onder de werkkostenregeling (wkr). Dat is de fiscale regeling waarbij je onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mag doen aan je werknemers. De telefoon of de telefoonkosten moeten wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Noodzakelijkheidscriterium en telefoonkosten
Je bepaalt zelf of het voor een medewerker noodzakelijk is om een telefoon te hebben om zijn werk te kunnen doen. Als dat het geval is, mag je de telefoon van de zaak kopen of de telefoonvergoeding uitbetalen. Je hoeft niet bij te houden voor welk gedeelte de telefoon zakelijk of privé gebruikt wordt.
Als de kosten aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen, betaal je geen bijtelling voor de telefoon en zijn de kosten fiscaal aftrekbaar. Is het gebruik van de telefoon niet noodzakelijk? Dan krijg je geen fiscaal voordeel. Je bepaalt zelf of een telefoon van de zaak noodzakelijk is voor een medewerker om zijn werk te kunnen doen.
Telefoonvergoeding en de boekhouding
Administratieve zaken waar je rekening mee moet houden:
Factuur op naam van je bedrijf: zorg ervoor dat de tenaamstelling van zowel de factuur van de telefoon als van het abonnement op naam van je bedrijf staan. Zo kun je de omzetbelasting verrekenen.
Gespecificeerde factuur: om de telefoon- en abonnementskosten volledig te kunnen vergoeden, moet er een gespecificeerde factuur aanwezig zijn. Zo moet vermeld zijn voor welk telefoonnummer de factuur van toepassing is en op welke periode de factuur betrekking heeft.
Regeling mobiele telefoon van de zaak: X tips
Een goede telefoonregeling is belangrijk zodat je maximaal kunt profiteren van de voordelen. Let daarbij op de volgende tips:
Telefoonovereenkomst opstellen: in een telefoonovereenkomst omschrijf je de afspraken over de telefoon of telefoonvergoeding. Denk aan afspraken over het gebruik, maar ook wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat, als de telefoon kapot gaat en wie de onderhoudskosten voor z'n rekening neemt.
Beveiligingsmaatregelen: werken mensen met vertrouwelijke gegevens op hun telefoon? Zorg dan dat je de beveiliging extra goed regelt. Bijvoorbeeld met een sterk wachtwoordbeleid, data-encryptie of tweestapsverificatie.
Houd het realistisch: voor de meeste functies heb je tegenwoordig een mobiele telefoon nodig. Daar zal de Belastingdienst niet moeilijk over doen. Maar geef je iemand een mobiele telefoon, een laptop, een tablet, een noise-cancelling headphone en een printer? Dan zul je dit goed moeten kunnen onderbouwen.
Overzichtelijke administratie: zorg dat je bijhoudt welke telefoons je voor welke medewerker hebt gekocht. Zo weet je niet alleen welke telefoons er in gebruik zijn, maar kun je alles ook netjes afronden als iemand uit dienst gaat.
Eigen bijdrage: Je mag een eigen bijdrage vragen als een medewerker kiest voor een merk of model dat duurder is.
Evalueer en stuur bij: sluit de telefoonregeling van de zaak nog steeds aan bij de wensen van je medewerkers en de doelen van je organisatie?
