Onkostenvergoeding en onbelaste vergoedingen
Je personeel vergoeden zonder belasting te betalen
Over sommige vergoedingen aan je medewerkers hoef je geen loonheffingen te betalen. Dat levert je al snel een netto voordeel van 50% op. Welke vergoedingen zijn onbelast?
Wat is een onkostenvergoeding?
Als je werknemer kosten maakt in verband met zijn werk kan hij om een vergoeding vragen. Bijvoorbeeld door een declaratie bij jou in te dienen. In veel gevallen zul je hem achteraf een vergoeding geven voor de gemaakte kosten. Dat is dus een onkostenvergoeding. Je betaalt hem een extra bedrag, bijvoorbeeld boven op zijn loon.
Verschil belaste en onbelaste onkostenvergoeding
In principe moet je loonbelasting en loonheffingen betalen over alle betalingen aan je werknemer. Maar voor veel onkostenvergoedingen is er een vrijstelling van belasting. Deze belastingvrije vergoedingen worden ook wel onbelaste onkostenvergoedingen genoemd. Het verschil tussen belaste en onbelaste onkostenvergoedingen is dus het feit dat je er wel of geen belasting over moet betalen.
Onkostenvergoedingen declareren
Om te bepalen hoe hoog de onkostenvergoeding moet zijn, is vaak een declaratie nodig. Je werknemers brengen dan de gemaakte kosten in rekening bij je bedrijf. Dat doen ze door een declaratieformulier in te vullen en/of een bonnetje of een ander betaalbewijs aan te leveren. Daarmee declareren ze de kosten bij jouw bedrijf. Na een goedgekeurde declaratie kun je de gemaakte kosten uitbetalen aan je werknemer. Bijvoorbeeld bij het eerstvolgende loon.
Je mag de onkosten ook tussentijds uitbetalen. Zorg in ieder geval dat je werknemers niet te lang op hun vergoeding hoeven te wachten. Vermeld op de loonstrook voor welke kosten een vergoeding is betaald.
Onkostenvergoeding onbelast
Wanneer is een onkostenvergoeding onbelast? Er zijn in de eerste plaats een aantal bekende onbelaste onkostenvergoedingen, zoals:
Onbelaste reiskostenvergoeding: Je mag de reiskosten die je werknemer maakt voor zijn werk en woon-werkverkeer voor een deel belastingvrij vergoeden. Sinds 2024 is het € 0,23 per kilometer. Betaal je meer dan dat? Dan moet je over het meerdere wel loonbelasting betalen.
Onbelaste thuiswerkkostenvergoeding: Werknemers die (deels) thuiswerken mag je een thuiswerkkostenvergoeding geven. In 2023 is het belastingvrije bedrag €2,15 per dag. Deze vergoeding mag je niet combineren met de onbelaste reiskostenvergoeding. Per werknemer moet je kiezen welke vergoeding je toepast.
Verder kun je onbelaste vergoedingen geven voor een OV-abonnement, een maaltijd bij overwerk, verhuiskosten vanwege het werk, het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en voor (om)scholing van personeel. Daarnaast kun je tot een bepaald bedrag allerlei onbelaste vergoedingen geven aan je werknemer. Die vallen onder de wkr.
Tip: Wist je dat ook reiskosten aftrekbaar zijn? Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: Je betaalt minder belasting.
Onkostenvergoeding wkr
Via de werkkostenregeling (wkr) kun je personeel bepaalde onbelaste vergoedingen geven. Binnen de wkr heb je namelijk een vrije ruimte. Dat is een bepaald percentage van de loonsom. Je hebt daardoor de ruimte om je werknemers elk jaar bepaalde cadeaus en vergoedingen te geven. Dat kan van alles zijn. Binnen de vrije ruimte gelden geen voorwaarden.
Werkmiddelen voor je personeel
Noodzakelijke middelen voor het werk kun je ook onbelast geven aan je werknemers. Bijvoorbeeld materiaal en apparatuur die werknemers nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk, zoals een telefoon, een hamer of een laptop. Als je kunt aantonen dat dit noodzakelijk is bij het uitvoeren van het werk, dan vallen deze kosten onder de gerichte vrijstelling binnen de wkr. Dit staat los van de vrije ruimte.
Dan zijn er ook nog kosten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je ook niet mee te tellen binnen de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om werkkleding en gratis koffie en thee op het werk.
Voorbeeld onbelaste onkostenvergoeding
Voor welke onkosten mag je een onbelaste vergoeding geven? Bekijk een paar voorbeelden hieronder.
| Onkosten | Onbelaste vergoeding? |
|---|---|
| Zakelijke reizen | Ja. 21 cent per kilometer is onbelast. |
| Een werktelefoon van de zaak | Ja. Valt binnen de werkkostenregeling (wkr). |
| Nieuwe schoenen (geen werkkleding) | Nee. Alleen als dit binnen de vrije ruimte van de wkr valt of het noodzakelijk is voor het werk. |
| Extra energiekosten voor thuiswerken | Ja. Je mag in totaal € 2,15 per dag onbelast vergoeden aan thuiswerkkosten. |
| Een zonnebril | Nee. Alleen als dit binnen de vrije ruimte van de wkr valt of het noodzakelijk is voor het werk. |
Vaste onkostenvergoeding
Je kunt ervoor kiezen om je werknemers een vaste onkostenvergoeding te geven. Daarmee kun je in één keer meerdere kosten vergoeden. Je hoeft dan niet iedere maand met declaraties en bonnetjes te stoeien. Je werknemer weet dan ook waar hij aan toe is.
Als je een vaste onkostenvergoeding geeft, moet je wel kunnen aantonen dat er een redelijke verhouding is tussen de vergoeding en de kosten die de werknemer ook echt heeft gemaakt. Controleer dit regelmatig en pas de vaste onkostenvergoeding aan als dit nodig is.
Vaste onkostenvergoeding zieke werknemer
Wat als je werkt met een vaste onkostenvergoeding en je werknemer ziek wordt? Moet je de vergoeding dan direct stopzetten? Nee, dat hoeft niet. In de eerste maand van ziekte mag je gewoon een vaste onkostenvergoeding geven. Je betaalt er dan geen loonbelasting over.
Vanaf de tweede maand wordt de vergoeding wel als loon gezien. Dan moet je er dus wel belasting over betalen. Je werknemer maakt natuurlijk ook geen onkosten meer voor het werk tijdens ziekte.
