Krijg gratis advies van een onafhankelijke expert

Veel organisaties hebben thuiswerken omarmd en geven hun werknemers een belastingvrije vergoeding voor thuiswerken. Wat doe jij? Hoe zit het anno 2024 en 2025 met de thuiswerkvergoeding en de vergoeding voor de thuiswerkplek? Ontdek wat er mogelijk is.

Wat is een thuiswerkvergoeding? 

Een thuiswerkvergoeding is een financiële vergoeding die je betaalt aan je werknemers om de kosten te dekken die ontstaan bij het werken vanuit huis. Daarbij kun je denken aan kosten voor internet, elektriciteit, verwarming, koffie, kantoormateriaal, enzovoort. De vergoeding is bedoeld om de extra uitgaven van thuiswerken te compenseren. Je werknemers gebruiken thuis immers eigen middelen en faciliteiten. 

Waarom een thuiswerkvergoeding?

Thuiswerken is inmiddels een blijvertje. Uit onderzoek van CBS blijkt dat bijna de helft van alle werknemers wel eens vanuit huis werkt. Niet gek als je bedenkt dat onderzoek van het Planbureau voor de Leefomgeving aantoont dat thuiswerken leidt tot minder ziekteverzuim en productievere werknemers.  

Anderzijds biedt thuiswerken ook voor werknemers een scala aan voordelen, zoals minder reistijd en een betere balans tussen werk en privé.  

Kosten van thuiswerken in 2024

Toch moeten we niet vergeten dat thuiswerken je werknemers opzadelt met extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor:

• Verwarming

• Internetkosten

• Water & elektriciteit

• Toiletpapier

• Koffie & thee

Al die extra kosten kunnen behoorlijk oplopen. Vandaar dat veel werkgevers ervoor kiezen om een thuiswerkvergoeding te betalen.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

De thuiswerkvergoeding is in principe niet verplicht. Wel kan het zijn dat er in een toepasselijke cao afspraken zijn gemaakt over de vergoeding voor thuiswerken. In dat geval moet je je aan de regels in de cao houden. Stelt een cao een thuiswerkvergoeding niet verplicht? Dan mag je zelf afspreken met je werknemers of ze mogen thuiswerken en welke vergoeding je daar tegenover stelt.

Hoewel een thuiswerkvergoeding net als thuiswerken geen recht is, stimuleert de overheid wel om samen met je werknemers afspraken te maken over hybride werken. Meer daarover lees je in dit artikel op de V-Hub van Vodafone Business.

Thuiswerkvergoeding steeds gebruikelijker 

In de meeste gevallen bepaal je dus zelf hoe je de vergoeding aanbiedt, maar vergeet niet dat steeds meer bedrijven het als standaard onderdeel opnemen in de arbeidsvoorwaarden. Oftewel, de kans is groot dat je concurrenten deze aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde aanbieden. 

Belastingvrije thuiswerkvergoeding 2024 vs. thuiswerkvergoeding 2025

In Nederland is een thuiswerkvergoeding vanaf 2022 fiscaal vrijgesteld tot een bepaald bedrag per dag. Voor 2024 geldt dat werknemers die thuiswerken per dag een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,35 mogen ontvangen. Je werknemers ontvangen dit bedrag dus netto en er wordt geen belasting ingehouden. Je mag de thuiswerkvergoeding ook (volledig) betalen als een medewerker slechts een dagdeel thuiswerkt.  

Maximale onbelaste thuiswerkvergoeding 2025 

Vanaf 1 januari 2025 gaat de maximale onbelaste thuiswerkvergoeding verder omhoog naar € 2,40 per dag. 

Waarom is een thuiswerkvergoeding ook gunstig voor jou? 

Je medewerker kan met een thuiswerkvergoeding (deels) de gemaakte kosten dekken die gepaard gaan met thuiswerken. Bovendien is het een belastingvrije vergoeding. Aan de andere kant maak jij kosten. Toch kun je deze kosten ook in een positief daglicht zien. 

Zakelijke kosten mag je aftrekken 

Ook voor jou is de regeling aantrekkelijk. Je maakt immers kosten en die mag je aftrekken van je winst.  

Je betaalt geen loonheffing en sociale premies over thuiswerkvergoeding 

Dat je de thuiswerkvergoeding onbelast mag vergoeden houdt in dat je geen loonheffing en sociale premies betaalt over de vergoeding. Dat maakt het dus ook fiscaal interessant om de kosten voor thuiswerken te vergoeden. 

Vergoed je meer dan € 2,35 per dag? Over het deel boven de € 2,35 betaal je wél loonheffing en sociale premies. 

Een vaste thuiswerkvergoeding: de makkelijkste optie

Zeker het overwegen waard dus, zo’n thuiswerkvergoeding. Maar hoe regel je het? Een vaste vergoeding voor thuiswerken is voor veel werkgevers (en werknemers) de makkelijkste optie.

Vaste thuiswerkvergoeding aanpassen

Mocht het zo zijn dat een medewerker toch een paar dagen extra thuiswerkt, dan hoef je de vergoeding niet ineens aan te passen. Dat kun je beter pas doen als er structureel iets verandert. 

Wanneer moet je rekening houden met de reiskostenvergoeding?

Je bent waarschijnlijk wel bekend met de reiskostenregeling. Je mag in 2024 onbelast € 0,23 per kilometer vergoeden als je werknemer naar een werklocatie reist. Zoals het er nu naar uitziet blijft de maximaal onbelaste reiskostenvergoeding in 2025 ongewijzigd.

• Wist je dat ook reiskosten aftrekbaar zijn? Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: Je betaalt minder belasting. 

Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding: hoe zit dat precies? 

Je kunt met je werknemers afspreken hoeveel dagen ze per week thuiswerken en hoeveel dagen ze op kantoor aanwezig zijn. Op basis daarvan betaal je een vaste vergoeding. Deze bestaat uit een deel reiskostenvergoeding en een deel thuiswerkvergoeding. 

Let op: Je mag je werknemer per werkdag een onbelaste reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding betalen, niet allebei. Dus, werkt iemand eerst ‘s ochtends thuis om vervolgens naar je bedrijfslocatie te reizen? Dan moet je kiezen. Behalve als je werknemer naar een ander adres reist dan de vaste standplaats (bijvoorbeeld naar een klant). In dat geval mag je wel beide vergoedingen betalen.  

Voorbeeld thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding

Stel: je medewerker werkt twee dagen per week vanuit huis en de overige drie dagen op kantoor. 

De afstand naar de werklocatie bedraagt 25 kilometer; dus 50 kilometer heen en terug. De reiskostenvergoeding is dus € 11,50 per dag (€ 0,23 per kilometer). 

Met deze gegevens kun je de vergoeding per maand berekenen. Om de berekening te kunnen maken ga je uit van 214 werkdagen per jaar (het aantal werkdagen minus vakantie, gemiddeld ziekteverzuim en feestdagen). 

De berekening voor de totale vergoeding in 2024 ziet er als volgt uit:

• Thuiswerkvergoeding per jaar: ⅖ van 214 dagen (= 86 dagen) x € 2,35 = € 202,10

• Reiskostenvergoeding per jaar: ⅗ van 214 dagen (= 129 dagen) x € 11,50 = € 1483,50

Gecombineerd krijgt je medewerker per maand: (€ 202,10 + € 1483,50) / 12 = € 140,47

Hoe zit het met de thuiswerkplekvergoeding?

Naast een vaste vergoeding voor het thuiswerken, mag je ook een thuiswerkplekvergoeding geven. Een thuiswerkplekvergoeding is een (eenmalige) vergoeding om de thuiswerkplek in te richten.

Ook als een medewerker niet op kantoor werkt, heb je als werkgever een zekere zorgplicht. Die houdt in dat je ervoor moet zorgen dat je medewerkers veilig en gezond kunnen werken. Daaronder valt ook dat je werknemer over een veilige werkplek moet beschikken. Niet alleen op kantoor, maar ook thuis. Spullen die daarvoor nodig zijn, kun je onbelast aanschaffen of vergoeden vanuit de WKR. 

Thuiswerkplekvergoeding, Belastingdienst en WKR

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je heel wat spullen die je medewerkers nodig hebben om veilig thuis te kunnen werken, onbelast vergoeden. De kosten voor de thuiswerkplek kun je vergoeden via de gerichte vrijstellingen. Denk daarbij aan zaken als:

• Laptop

• Telefoon

• Monitor

• Bureaustoel

• Consumpties

Via de WKR heb je vrije ruimte om onbelaste vergoedingen te geven. Bij een loonsom tot € 400.000 is deze vrije ruimte in 2024 1,92% en daarboven 1,18%. In 2025 blijven deze bedragen en percentages hetzelfde.

Lees meer over de werkkostenregeling

Thuiswerkbeleid: afspraken voor thuiswerken

Een thuiswerkbeleid is aan te raden om het thuiswerken te organiseren en duidelijkheid te scheppen, ook over de vergoedingen. Je bundelt alle afspraken zodat alle medewerkers en eventuele nieuwe werknemers precies weten wat er van ze verwacht wordt en waar ze recht op hebben.

Een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor de thuiswerkplek zijn namelijk slechts een begin. Je moet erop toezien dat je werknemers daadwerkelijk veilig thuiswerken. 

Stimuleer veilig werken

Je kunt natuurlijk niet bij iedereen thuis op bezoek gaan om te controleren of je medewerker ergonomisch en veilig werkt. Maar je kunt een veilige manier van werken wel stimuleren door bijvoorbeeld een thuiswerk-checklist op te stellen. 

In een thuiswerkbeleid kun je alle afspraken vastleggen die je maakt met medewerkers die thuiswerken. Denk daarbij ook aan dingen als werktijden, vertrouwelijkheid, bereikbaarheid, en wat je doet met de thuiswerkapparatuur op het moment dat de medewerker uit dienst treedt.

Lees meer over een thuiswerkbeleid opstellen

Wel of geen thuiswerkvergoeding? 

Het is misschien niet verplicht, maar een vergoeding voor thuiswerken is zeer aan te bevelen. Organisaties die thuiswerken niet faciliteren, lopen het risico minder aantrekkelijk te worden voor werknemers. Thuiswerken heeft namelijk veel voordelen voor werknemers. Het is een aantrekkelijke manier om privé en werk te combineren: een werknemer is beter in staat voor kinderen te zorgen en ze even snel even naar school brengen.

Belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde

Bovendien zijn er genoeg andere voordelen. Zo helpt een thuiswerkvergoeding om je personeel tevreden te houden en langer aan je te binden. Daarnaast zijn goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een vergoeding voor thuiswerken een manier om nieuw personeel aan te trekken.

Niet geheel onbelangrijk: inmiddels is gebleken dat thuiswerken ook voor de werkgever voordelen heeft: thuiswerken is voor veel werknemers productiever dan werken op kantoor, zeker als er een gezonde mix is van thuis en kantoor. Een bedrijf dat thuiswerken mogelijk maakt en vergoedt, is flexibeler en heeft meer ruimte op de werkvloer.

Meerderheid werkgevers biedt dit aan

Of je je personeel een vergoeding voor thuiswerken geeft, hangt van veel omstandigheden af. Maar inmiddels is duidelijk dat de meerderheid van de werkgevers kiest voor zowel een thuiswerkplekvergoeding als een vaste vergoeding voor thuiswerken.

Krijg persoonlijk advies van een onafhankelijke adviseur bij Vodafone Business 

Wil je advies over hybride werken, thuiswerkvergoeding, thuiswerkplekvergoeding of aanverwante zaken? Maak dan gebruik van ‘Gratis Ondernemers Advies’. Neem contact op met een onafhankelijke adviseur op het gebied van hybride werken en plan een video- of telefoongesprek. Zo weet je zeker dat je op de juiste weg zit.  

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

V-Hub, kenniscentrum voor ondernemers. Inspiratie, ideeën en advies.

Meer artikelen lezen over toekomstig bestendig ondernemen? Ga dan naar deze pagina.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.