Kun je een bedrijf registreren op een virtueel kantooradres?
Een postbusadres voor je onderneming
In het nieuws lees je vaak over buitenlandse bedrijven die een postbusadres in Nederland hebben vanwege de belastingvoordelen. Voor een Nederlands bedrijf werkt deze belastingtruc niet. Toch kan een virtueel kantooradres ook voor jou interessant zijn.
Wat is een virtueel kantooradres?
Een virtueel kantooradres is een adres dat je gebruikt voor je zakelijke post zonder dat je op dat adres ook echt een eigen kantoorruimte hebt. Wanneer je een virtueel kantooradres huurt, huur je feitelijk een postbus. Klanten en leveranciers kunnen dan al hun post sturen naar dit postadres. Deze postbus wordt beheerd door het bedrijf waar je huur aan betaalt.
Hoe werkt een postadres?
Hoe je je post kunt inzien en ontvangen is per bedrijf verschillend. Zo bieden sommige bedrijven de optie om de post (in pdf) naar je toe te mailen (postscans). Zij openen dus je post en sturen deze per e-mail naar je toe. Andere bedrijven ontvangen enkel je post en sturen deze fysiek (vaak wekelijks) naar je door. Om privacy-redenen is de laatste optie beter, digitaal is natuurlijk sneller.
De vijf voordelen van een virtueel kantooradres:
Een virtueel kantooradres geeft een professionelere uitstraling dan een thuisadres. Door dit in je correspondentie en visitekaartje te gebruiken kom je zakelijker over. En tegenwoordig zoeken steeds meer mensen eerst even op internet voordat ze met een bedrijf in zee gaan.
Privacy; door het gebruik van een postadres houd je werk en privé gescheiden. Bovendien is dit de beste manier om je woonadres af te schermen.
Het voorkomt een grote poststapel in je brievenbus thuis. Zeker als jij veel zakelijke post krijgt is een postadres handig. De post wordt bovendien door iemand anders gesorteerd, wat tijd bespaart.
Ben je vaak in het buitenland? Dan kan je ervoor kiezen om de post per pdf te ontvangen. Zo kun je je fysieke post eerder op jouw laptop of smartphone lezen.
Vaak kun je naast een virtueel kantooradres ook allerlei andere services krijgen zoals een receptie, een kantoorruimte, vergaderzaal of flexwerkplek.
Hoe kom ik aan een postadres?
Er zijn in Nederland tientallen aanbieders van virtuele kantooradressen waar je je vrij eenvoudig online kunt inschrijven. De kosten voor de huur van liggen over het algemeen tussen € 30 en € 50 per maand. Vaak werken deze aanbieders van postadressen met een abonnementsmodel, waarin (al dan niet tegen een meerprijs) ook andere diensten worden aangeboden, zoals het gebruik van kantoorruimte/vergaderzaal of een flexibele werkplek.
Een virtueel adres is geen vestigingsadres KVK
Belangrijk om te weten; een virtueel kantooradres kan niet (meer) worden gebruikt als vestigingsadres voor het inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Ook wanneer je staat ingeschreven bij een bedrijfsverzamelgebouw, maar in je huurcontract staat dat je minder dan 40 uur per week op kantoor verblijft, moet je het vestigingsadres wijzigen. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat je onderneming word verwijderd uit het Handelsregister.
Je moet je onderneming inschrijven op het adres waar je bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd. Het kan dus zijn dat je je thuisadres moet gebruiken. Natuurlijk kun je het adres in je zakelijke correspondentie dan altijd nog laten wijzigen naar een virtueel kantooradres.
