Hoe verminder je spam in je mailbox?
Tien tips om ongewenste mail te beperken
Spam in je mail kost tijd en veroorzaakt irritatie. Het kan ook vervelende gevolgen hebben als je een spam mail opent en een malafide link volgt. Spam is niet volledig uit te roeien. Wel kun je de stroom aan ongewenste e-mails sterk verminderen en er op een slimme en veilige manier mee omgaan. Aan de hand van 10 tips lees je hoe je dat aanpakt.
Wat is spam precies?
Spam verwijst naar ongewenste, ongevraagde berichten die via verschillende communicatiekanalen worden verzonden. Dat omvat dus meer dan alleen je e-mail inbox. Spam wordt namelijk op allerlei manieren verstuurd. Denk bijvoorbeeld aan je berichtenbox, sms, op sociale media of een chat op een marktplaats waar je spullen verkoopt.
Doel van spam
Spammers hebben vaak verschillende motieven voor het versturen van spam. Soms is spam vrij onschuldig, maar vooral irritant. Maar de meeste spam is gevaarlijk en bedoeld om iets van je te stelen (bijvoorbeeld de inloggegevens van je bankrekening). Veelvoorkomende voorbeelden van spam:
Advertenties: promoties voor producten of diensten. Soms echt, maar vaak gaat het om oplichting.
Phishing of spear phishing (poging om bepaalde inloggegevens te stelen).
Installeren van malware: soms ontvang je spam mails waarin wordt beweerd dat je systeem is geïnfecteerd met malware of een virus. Door angst te zaaien hoopt de spammer dat je op een malafide link klikt of een bijlage opent. Daarmee wordt vervolgens juist de malware geïnstalleerd.
Onbedoeld aanmelden voor een dienst: wanneer je iets online koopt of je aanmeldt bij een nieuwe app, kan het zomaar gebeuren dat je ongevraagd wordt aangemeld (automatische opt-in) voor een nieuwsbrief. Vrij onschuldig zou je zeggen. Maar rechtshalve niet toegestaan volgens de regels van de AVG en behoorlijk irritant.
Tip: ga je zelf aan de slag met e-mail marketing? Doe dit dan dit conform de AVG-wetgeving. Voor tips hoe je een effectieve e-mail marketingcampgne opzet, lees je dit artikel op de V-Hub van Vodafone Business.
Mogelijke gevolgen van spam
Een promotie voor een product of dienst waar je niet op zit te wachten is irritant, maar relatief onschuldig. Dat is een ander verhaal wanneer iemand met phishing je gegevens probeert te stelen via een malafide link die naar een vals inlogscherm leidt.
Minstens zo erg zijn pogingen om schadelijke malware te installeren op je apparaat. Met één of twee muisklikken ben je al te laat en zit je met de gebakken peren. Dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Een veelgebruikte methode van hackers is om ransomware te installeren op je systeem. Eenmaal geïnstalleerd gaan je systemen op slot en ligt je business plat. Pas als je over de brug komt met ‘losgeld’ kun je weer gebruikmaken van je zakelijke systemen. Open daarom nooit links of bijlagen in een mail die je niet vertrouwt.
Voorkom cybercrime
Hoe herken je de gevaren op tijd? Onder het mom van ‘voorkomen is beter dan genezen’:
Benut een aantal tips om je te wapenen tegen cybercrime.
Bescherm de zakelijke laptops van jezelf en je medewerkers. Lees het artikel: Hoe beveilig ik mijn zakelijke latop?
Hoe stop je spam mail?
Helaas kun je spam mails niet voor 100% tegenhouden. Hackers en bedrijven met een discutabele morele code vinden altijd weer nieuwe manieren en trucjes om toch je inbox te bereiken. Hoewel vanaf 2009 een zakelijk spamverbod geldt - en het zonder toestemming sturen van ongewenste mails naar bedrijven ook verboden werd - zijn er helaas genoeg bedrijven die er lak aan hebben.
Je kunt spam daarom niet compleet blokkeren, maar wel sterk verminderen. Zo wordt je inbox in ieder geval een stuk overzichtelijker en verklein je meteen de kans dat je toch op iets klikt waar een luchtje aan zit. Dus, de vraag is niet: hoe kom ik van ongewenste mail af, maar hoe kan ik spam sterk verminderen?
Tien tips om spam te verminderen
Met deze tien tips kun je ongewenste e-mails sterk verminderen:
1. Installeer een spamfilter
Je kunt een spamfilter installeren die zo veel mogelijk ongewenste e-mail blokkeert en tegelijkertijd de risico's van cybercrime verlaagt. Deze filters worden automatisch bijgewerkt, zodat ze altijd de meest recente spam mails die in omloop zijn, kunnen weren.
De meeste mailproviders hebben zelf een spamfilter die standaard aan staat, of je kunt instellen. Anders kun je een programma downloaden, zoals mailwasher.net. Dit programma bekijkt iedere keer welke mailtjes er op de server staan en welke daarvan mogelijk spam bevatten.
Een ander voorbeeld van een goed spamfilter is SPAMfighter. Dit programma is verkrijgbaar als gratis standaard-versie of als Pro-versie voor 25 euro, met 30 dagen op proef.
2. Ongewenste mail blokkeren en rapporteren
Ongewenste mails verwijderen is onvoldoende. Markeer ze altijd als ‘ongewenste mail’. Zo train je namelijk je spamfilter en worden dit type mails beter herkend en geblokkeerd. Hoe je een mail markeert als ‘ongewenst’ of ‘spam’ verschilt per maildienst. Kan je deze functie niet direct vinden? Zoek dan even via een zoekmachine hoe je deze actie uitvoert.
Je kunt ook een stapje verder gaan en de spam rapporteren bij de ACM (Autoriteit Consument & Markt). Bij voldoende meldingen zal deze instantie optreden.
3. Bescherm de mailadressen op je site
Door e-mailadressen op je website te zetten, zet je de deur open voor zogenoemde spam-bots. Deze programma's scannen het web op e-mailadressen en gebruiken deze voor het versturen van de spam. Je kunt dit voorkomen door het e-mailadres gecodeerd in de brontekst te verstoppen. Dit kan met behulp van codeerprogramma's die overal te vinden zijn op internet. Die zetten de HTML-code om in een code die een spam-bot niet kan herkennen, maar die de website toch weergeeft als aanklikbare link. Een voorbeeld van zo'n codeerprogramma is Email Encoder.
4. Afmelden voor spam mail is een slecht idee
Onderaan de meeste spam mails staat gewoon een zinnetje dat je je kunt uitschrijven voor de mailinglijst (opt-out). Doe dit nooit! De spammer weet daarmee dat je e-mailadres bestaat en dat je je e-mail ook nog leest. Je adres wordt daarmee alleen maar waardevoller. De kans is groot dat er nog meer spam in je inbox belandt.
5. Block spam onderwerpen in de mail
Krijg je vaak spam met hetzelfde onderwerp? Door het aanmaken van berichtregels in Outlook of Gmail kun je deze automatisch bij binnenkomst laten verwijzen naar de prullenbak. Het heeft overigens geen zin om de afzender van de spam te verwerken in een mailregel, want de afzender kan telkens veranderen.
6. Gebruik markeringen voor je mails
Een belangrijke stap in het filteren van e-mail is bepalen wat belangrijk is en wat niet. Gebruik de mogelijkheid tot markering, bijvoorbeeld in Outlook met vlaggetjes om belangrijke mail te markeren. Zo springen deze e-mails vanzelf in het oog, waardoor de onbelangrijke e-mail geen aandacht krijgt. Deze kun je later in één klap verwijderen.
7. Gebruik meerdere e-mailadressen
Hou je zakelijke e-mailadres ook strikt zakelijk. Gebruik een andere gratis e-mailprovider (zoals Hotmail of Gmail) voor e-mails van andere aard, maar ook voor bijvoorbeeld registratie op websites of voor een forum. Via Spamgourmet.com kun je gratis een account aanmaken dat je in staat stelt eindeloos nieuwe e-mailadressen aan te maken met dezelfde gebruikersnaam. De eerste tien mails worden doorgezonden naar je reguliere adres, waarna het mailadres automatisch wordt vernietigd.
Voor een website die je eenmalig wilt gebruiken of eerst wil uitproberen, is het aanvragen van een wegwerp e-mail een optie. Dat kan bijvoorbeeld via 10 Minute Mail, waar je direct een mailadres krijgt wat 10 minuten geldig is en daarna wordt verwijderd.
8. Neem spammers in de maling
Wellicht neem je deel aan discussiegroepen op internet of ben je aangesloten bij een mailinglist. Let dan goed op bij het invullen van je e-mailadres. Spammers hebben speciale software waarmee ze het hele internet afspeuren op jacht naar e-mailadressen. Een simpel trucje zorgt ervoor dat je deze software in de maling kunt nemen, namelijk door een + teken, gevolgd door hoofdletters NOSPAM aan je mailadres toe te voegen (achter je naam, vóór het @-teken) wanneer je het ergens invult. Op deze manier pikt de software van de spammers een verkeerd adres op, terwijl het voor iedereen duidelijk is dat dit adres niet klopt en hoe het moet worden aangepast.
9. Gebruik de BCC-optie
Als je hetzelfde mailtje aan meerdere mensen tegelijk stuurt (CC'en) weet iedere ontvanger de e-mailadressen van alle geadresseerden. Dit voorkom je door het gebruik van de BCC-functie in je mailprogramma. BCC staat voor Blind Carbon Copy en zorgt ervoor dat alleen de afzender weet naar wie de mailtjes allemaal verstuurd zijn.
10. Controleer je mail op vaste tijdstippen
Wanneer je de hele dag in je inbox zit te staren, trekken de ongewenste mailtjes onbedoeld je aandacht. Door bijvoorbeeld maximaal drie keer per dag in je mailbox te kijken, kun je in één klap alle onzinnige mails verwijderen die je die dag hebt binnengekregen (als de spamfilter dit nog niet voor je heeft gedaan).
Krijg persoonlijk advies van een onafhankelijke adviseur bij Vodafone Business
Heeft jouw organisatie veel last van ongewenste e-mails en zoek je manieren om dit aan te pakken? Maak dan gebruik van ‘Gratis Ondernemers Advies’. Neem contact op met een onafhankelijke adviseur op het gebied van online beveiliging en plan een video- of telefoongesprek. Zo leer je beter omgaan met spam en verklein je de kans dat je wordt opgelicht.
