8 tips om slimmer en goedkoper te verlonen

Je wilt je medewerkers goed belonen en tevreden houden. Maar salarisadministratie en verlonen kan een complexe en tijdrovende klus zijn. Met deze 8 tips bespaar je tijd en geld op je salarisadministratie en maak je optimaal gebruik van de verschillende regelingen. Allemaal zaken die je als ondernemer zelf kunt regelen - of je salarisadministrateur kunt laten doen.

Slimmer en goedkoper verlonen: 8 tips

• Gebruik de WKR om onbelast extra zaken te vergoeden aan je werknemers.

• Krijg subsidie voor re-integratiekosten van een werknemer met de Whk

• Zet vakantiereserveringen maandelijks opzij

• Kies de juiste software voor je salarisadministratie

• Tijd voor tijd in plaats van overuren uitbetalen

• Loonaangifte automatiseren

• Minder loon door netto vergoeding

• Blijf op de hoogte van wet- en regelgeving

Tip 1: gebruik de WKR om extra zaken te vergoeden aan je werknemers.

WKR staat voor werkkostenregeling. Deze regeling bepaalt hoeveel vergoedingen en verstrekkingen je onbelast aan je werknemers mag geven. Deze regeling werkt met een vrije ruimte. Dit is het maximale bedrag dat je onbelast aan werknemers mag vergoeden of verstrekken. De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2025 is de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over alles wat daarboven zit. Vergoed je meer dan 2% via de werkkostenregeling, dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% belasting over het resterende bedrag.

Voorbeelden van extra’s die vallen onder de WKR:

• Kerstpakket

• Personeelsfeest

• Reiskostenvergoeding

• Telefoonkostenvergoeding

• Vergoedingen voor thuiswerken

Meer weten: Zo vergoed je maximaal onbelast: over vrijstellingen en de werkkostenregeling.

Tip 2: subsidie voor re-integratiekosten met de Whk

Met de Werkhervattingskas (Whk) helpt de overheid werkgevers bij de re-integratie van arbeidsongeschikte werknemers. Je betaalt als werkgever twee premiecomponenten voor de Whk. De WGA-premie, bedoeld als financiering voor de WGA-uitkering en een ZW-flex-premie voor de financiering van de ziektewetuitkering voor flexwerkers. Vanuit de Whk krijg je als werkgever subsidie voor de kosten die je maakt voor de re-integratie van arbeidsongeschikte werknemers. Dit kan de kosten voor cursussen, trainingen en aanpassingen van de werkplek deels of volledig vergoeden.

Tip 3: zet je vakantiereserveringen maandelijks opzij

Via je salarisadministratie ontvang je maandelijks een werkgeversjournaal. Daar staat onder andere een post ‘reserveringen vakantietoeslag’ vermeld. Zorg dat je dit bedrag elke maand opzij zet op je bankrekening. Zo voorkom je in mei problemen met je cashflow. Je mag dit ook maandelijks uitbetalen aan je mensen in plaats van één keer per jaar. Het voordeel is dat je een realistischer beeld hebt van je werkgeverslasten per maand en dat je in mei niet opeens een gat in je liquide middelen slaat. Het nadeel is dat je niets meer achter de hand hebt om eventuele kosten die je medewerker maakt te verhalen. Natuurlijk ga je daar niet vanuit, maar in conflictsituaties of ontslag op staande voet kan het handig zijn om het vakantiegeld nog te moeten uitkeren.

Tip 4: kies de juiste software voor je salarisadministratie

Salarissoftware kan je enorm veel tijd en geld besparen. Als je de juiste software kiest. Wil je alles zelf doen, wil je een deel zelf doen of moet een salarisadministrateur je alles uit handen nemen?  Werkgevers zonder cao zijn minder gebonden aan regelgeving, waardoor het bijhouden van een salarisadministratie vaak redelijk simpel is. Zeker als je lonen elke maand exact hetzelfde zijn - je hoeft bijvoorbeeld geen variabele reiskosten te vergoeden - kun je het uitbetalen van de salarissen gemakkelijk automatiseren. Zo bespaar je tijd en geld, omdat je niet meer afhankelijk bent van een tussenpersoon. Ook via Loket.nl kun je flexibel zelf je salarisadministratie regelen.

Tip 5: tijd voor tijd in plaats van overuren uitbetalen

Wanneer medewerkers meer uren maken dan in hun contract staat, kun je overuren uitbetalen. Maar let op. Je betaalt niet alleen de gemaakte uren, maar moet daar bovenop ook nog 8% vakantietoeslag betalen. Het is voor jou goedkoper om te kiezen voor tijd voor tijd. De uren die iemand extra heeft gemaakt, kan hij dan op een ander moment als verlof opnemen. Let wel op bij medewerkers die het minimumloon verdienen. Als deze medewerker overuren maakt en hier tijd voor tijd voor krijgt, dan verdient hij in de week waarin werd overgewerkt minder dan het minimumloon. 

Meer informatie over personeelskosten? Personeelskosten: wat zijn het en hoe houd je er grip op

Tip 6: automatiseer je loonaangifte 

Je moet zelf bijhouden wanneer je de loonaangifte indient bij de Belastingdienst. Maar je moet het wel op tijd doen. Wat je deadline is, hangt af van de aangifteperiode en de manier van indienen. Belangrijk is wel dat je de deadline haalt, want de Belastingdienst kan boetes en naheffingen opleggen als je te laat bent. En dat kun je voorkomen door je loonaangifte te automatiseren. Maar je kunt met je salarissoftware vaak een automatische loonaangifte instellen, zodat je altijd op tijd bent . 

Tip 7: minder loonkosten betalen door netto vergoeding

Naast het brutoloon kunnen werknemers ook netto vergoedingen ontvangen. Dit zijn vergoedingen die onbelast zijn of waarvoor je alleen een lage vergoeding moet betalen. Denk aan een fiets, een laptop of kledingvergoeding. Over zo’n netto vergoeding betaal je minder loonheffing. Ook kan het een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde zijn voor medewerkers en levert het medewerkers vaak ook fiscaal voordeel op.

Tip 8: blijf op de hoogte van wet- en regelgeving van verlonen

De regels voor salarisadministratie veranderen regelmatig. Zonde als die wijzigingen in verlonen leiden tot fouten die je geld kosten. Door te werken met gespecialiseerde software ben je verzekerd van correcte loonstroken en naleving van de wet- en regelgeving. Dit kan je op termijn veel geld besparen. 

Lees: N

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.