Bedrijven zoals bv's, nv's en coöperaties moeten elk jaar een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel deponeren (inleveren). Wat is een jaarrekening precies en wat moet je in de jaarrekening zetten? In dit artikel lees je hoe je een jaarrekening kunt maken in 5 stappen.

Wat is een jaarrekening

Een jaarrekening is een jaaroverzicht van de financiële situatie van een onderneming van een bepaald boekjaar. Met de jaarrekening geef je meer informatie over bijvoorbeeld de financiële ontwikkeling, kredietwaardigheid en financiële positie van je bedrijf.

Jaarrekening deponeren bij KVK

In veel gevallen is het verplicht een jaarrekening te deponeren bij KVK. De jaarrekening maakt bij grotere bedrijven deel uit van het jaarverslag, waarin de jaarstukken van de onderneming bekendgemaakt worden. Goed om te weten: de balans is niet hetzelfde als de jaarrekening. Meer over de verschillen tussen een jaarrekening en een balans lees je hier.

Welke bedrijven deponeren de jaarrekening?

Of je een jaarrekening moet deponeren bij KVK is afhankelijk van verschillende factoren, onder andere van de rechtsvorm van je bedrijf. Onder andere de volgende bedrijven en organisaties moeten een jaarrekening deponeren:

• Besloten vennootschap (bv)

• Naamloze vennootschap (nv)

• Coöperatie

• Onderlinge waarborgmaatschappij

• Sommige verenigingen en stichtingen (met ondernemingen die 2 jaar achter elkaar jaarlijks minimaal € 6 miljoen hebben omgezet)

• Sommige cv’s en vof’s (als alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn)

Geen jaarrekening deponeren als eenmanszaak

Zzp’ers hoeven geen jaarrekening bij KVK te deponeren. Als eenmanszaak moet je aan het eind van het jaar wel een balans opstellen met een winst- en verliesrekening. Dat is dan meteen een jaarrekening, voor eigen administratie. Deze gegevens gebruik je bij je aangifte inkomstenbelasting.

Waaruit bestaat een jaarrekening?

Een jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen: 

• een balans

• een winst- en verliesrekening

• een toelichting op beide

Welke financiële gegevens je als bedrijf openbaar moet maken, is afhankelijk van onder andere de bedrijfsgrootte. Afhankelijk van je netto-omzet, je activa en het aantal werknemers binnen je onderneming valt je bedrijf binnen een categorie met bepaalde verplichtingen. Er zijn 4 categorieën:

• Micro

• Klein

• Middelgroot

• Groot

Bekijk hieronder in welke categorie jouw bedrijf valt:

Verplichte onderdelen jaarrekening

Bron: KVK

Hoe deponeer je de jaarrekening?

Micro- en kleine ondernemingen kunnen hun jaarrekening digitaal deponeren via de online service ‘Zelf Deponeren Jaarrekening’ van KVK. Dit biedt voordelen zoals directe bevestiging per e-mail en onmiddellijke zichtbaarheid in het Handelsregister.

Grote bedrijven moeten vanaf 2025 elektronisch de jaarrekening deponeren

Voor bedrijven die vallen binnen de bedrijfsklasse ‘Groot’ geldt dat ze vanaf 1 januari 2025 verplicht elektronisch moeten deponeren via SBR (Standard Business Reporting) bij het Handelsregister van KVK. Bedrijven die vallen onder micro, klein en middel mogen ook nog digitaal (online) de jaarrekening deponeren. Ter info:

Wanneer de jaarrekening deponeren?

De jaarrekening moet binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar gedeponeerd zijn. Dan denk je misschien dat je volop tijd hebt, maar dat ligt toch een beetje anders. Voor een besloten vennootschap zit het bijvoorbeeld zo:

• Het bestuur stelt binnen vijf maanden na het sluiten van het boekjaar een jaarrekening op en presenteert deze aan de aandeelhouders

• De aandeelhouders mogen het bestuur maximaal vijf maanden uitstel geven (als er bijzondere omstandigheden zijn)

• Vervolgens heeft het bestuur twee maanden voor het vaststellen van de jaarrekening

• Na het vaststellen moet de jaarrekening binnen acht dagen bij KVK ingeleverd zijn

• Voor beursgenoteerde bedrijven gelden strengere termijnen: zij moeten hun jaarrekening doorgaans binnen vier maanden na het einde van het boekjaar publiceren.

Kun je zelf de jaarrekening deponeren?

De meeste bedrijven schakelen een boekhouder of account in, aangezien een jaarrekening opstellen vrij complex is. Wil je toch zelf de jaarrekening maken? Dan is het belangrijk dat je een goedgekeurde en complete versie indient. Gebruikelijk is om eerst een concept jaarrekening te deponeren, maar vergeet niet dat alleen de definitieve versie telt; en die moet op tijd binnen zijn. Anders kun je een boete ontvangen voor het niet deponeren van de jaarrekening. En dat kan flink in de papieren lopen.

Tip: ga je zelf aan de slag met een jaarrekening? Alles over hoe je dat stap voor stap doet en waar je allemaal rekening mee moet houden vind je bij onze kennispartner e-Boekhouden.nl.

Fiscale jaarrekening en commerciële jaarrekening

Er zijn twee soorten jaarrekeningen:

• de fiscale jaarrekening

• de commerciële jaarrekening

Fiscale jaarrekening is bedoeld om de fiscale winst van je onderneming te berekenen

De fiscale jaarrekening moet aan de normen van de Belastingdienst voldoen en is bedoeld om de fiscale winst van je onderneming te berekenen. Deze fiscale winst wordt gebruikt als basis voor de heffing van vennootschapsbelasting. Een fiscale jaarrekening is verplicht (behalve voor zzp’ers).

Commerciële jaarrekening schetst beeld vanuit bedrijfseconomisch oogpunt

De commerciële of bedrijfseconomische jaarrekening geeft een beter beeld van de situatie van een onderneming. Deze jaarrekening houdt geen rekening met fiscale normen, maar het geeft de werkelijke situatie weer. Het geeft een beeld van de vermogenssituatie van de onderneming en van de resultaten, vanuit bedrijfseconomisch oogpunt. Deze jaarrekening wordt vaak gebruikt bij (her)financiering of verkoop van de onderneming.

De commerciële jaarrekening is niet verplicht en wordt alleen opgesteld als er behoefte aan is, bijvoorbeeld wanneer externe stakeholders erom vragen.

Boekwaarde vs. marktwaarde

De verschillen tussen deze twee jaarrekeningen ontstaan onder andere door iets wat stille reserve wordt genoemd. In de commerciële jaarrekening wordt soms een andere grondslag gebruikt voor het waarderen van bezittingen: de boekwaarde vs. de marktwaarde.

Een voorbeeld hiervan is een bedrijfspand dat voor € 100.000 op de balans staat weergegeven (aanschafwaarde minus afschrijvingen), terwijl het een economische waarde (marktwaarde) van € 300.000 vertegenwoordigt. De stille reserve bedraagt € 200.000. Deze meerwaarde is overigens bij verkoop belast bij de fiscus.

Jaarrekening maken in 5 stappen

Een onderneming zal in veel gevallen een boekhouder, accountant of boekhoudprogramma gebruiken om een jaarrekening op te stellen. Maar je kunt zelf ook een hoop doen om een fiscale jaarrekening te maken. Volg deze stappen:

Stap 1. Maak een balans

Een belangrijk onderdeel van de jaarrekening is de balans. De balans geeft een overzicht van de financiële situatie van je onderneming. Het overzicht bestaat uit de schulden en bezittingen van je onderneming, meestal aan het eind van een boekjaar. Het boekjaar loopt meestal parallel aan een kalenderjaar en de datum van de balans is dan ook meestal 31 december.

Meer informatie over het maken van een balans. Of: Lees meer over hoe je een goede balans opstelt via onze kennispartner e-Boekhouden.nl.

Stap 2. Maak een winst- en verliesrekening

Een winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening) geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Dit overzicht eindigt met de over die periode behaalde winst of verlies.

Meer informatie over het opstellen van de winst- en verliesrekening

Tip: Of bezoek onze kennispartner e-Boekhouden.nl. Daar vind je uitgebreide informatie over hoe je een winst- en verliesrekening opstelt.

Stap 3. Schrijf een toelichting

Hoe groot de omvang van de toelichting is, hangt af van de grootte van de onderneming (zie bovenstaande tabel). Bij een kleine rechtspersoon bestaat de toelichting uit een korte verwijzing naar hoe de balans tot stand is gebracht en het aantal werkzame personen. Bij een grotere onderneming is de toelichting ook uitgebreider, zelfs de betalingen aan de directie kunnen hierop vermeld staan.

Stap 4. Accountantsverklaring

Soms wordt een jaarrekening vergezeld door een accountantsverklaring. De accountant controleert de jaarrekening en schrijft daarover een onafhankelijk rapport. In grote lijnen zijn er vier soorten accountantsverklaringen:

• Een goedkeurende accountantsverklaring

• Een afkeurende accountantsverklaring (wezenlijke bedenking)

• Een verklaring oordeelonthouding (wezenlijke onzekerheid)

• Een verklaring met beperking (materiële bedenking of onzekerheid)

Stap 5. Jaarrekening ondertekenen

De bestuurders moeten de jaarrekening allemaal ondertekenen. Dat geldt ook voor eventuele commissarissen. Natuurlijk moet daarbij ook de datum van vaststelling of goedkeuring vermeld worden.

Een jaarrekening opvragen

Je kunt bij KVK tegen betaling de jaarrekening van een onderneming opvragen. Het is handig de jaarcijfers van een bedrijf te hebben als je van plan bent een samenwerking aan te gaan met een zakenpartner. Dankzij de jaarrekening van het bedrijf krijg je een beter beeld van de kredietwaardigheid en financiële positie van het bedrijf. Zo houd je het debiteurenrisico onder controle.

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Als ondernemer ontkom je er niet aan om je boekhouding bij te houden. Dit klinkt misschien als een ingewikkelde en saaie klus. Maar met ons boekhoudprogramma is boekhouden en factureren een fluitje van een cent.

Lees meer artikelen over online boekhouden op deze pagina.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.