Hoe voer ik een goed beoordelingsgesprek?
In 10 stappen je werknemer beoordelen
Een keer per jaar zit je met je medewerker om de tafel voor een beoordelingsgesprek. Hoe benut je zo’n gesprek optimaal? Bekijk 10 tips en 3 valkuilen om een beoordelingsgesprek te voeren.
Wat is een beoordelingsgesprek?
Tijdens het beoordelingsgesprek geef je letterlijk een oordeel over het functioneren van je medewerker in het afgelopen jaar. Je legt uit op welke punten de medewerker beoordeeld is, wat het oordeel is en wat de eventuele consequenties zijn. Bijvoorbeeld wel of geen contractverlenging, promotie, bonus of salarisverhoging.
Het beoordelingsgesprek wordt vaak aan het einde van het jaar gehouden, meestal in december. Het wordt daarom ook wel het eindejaarsgesprek genoemd.
Waarom is het beoordelingsgesprek belangrijk?
Een beoordelingsgesprek voeren heeft voordelen voor jou en je medewerker:
De beoordeling kan je werknemer motiveren beter zijn best te doen en nieuwe vaardigheden te leren.
Het laat zien dat je als werkgever aandacht hebt voor je medewerkers en het werk dat ze doen. Door op vaste momenten in het jaar een gesprek te voeren kun je gericht werken aan een betere werkrelatie.
Het dwingt je na te denken over het functioneren van je medewerker en te zoeken naar oplossingen die hem en je bedrijf vooruit kunnen helpen.
De meeste werknemers willen graag horen hoe ze het doen. Ze willen waardering, maar willen ook weten op welke vlakken ze zich kunnen verbeteren. Dat gebeurt dus tijdens het beoordelingsgesprek.
Hoe bereid je een beoordelingsgesprek voor?
Effectieve beoordelingsgesprekken beginnen met een goede voorbereiding:
Kondig het gesprek ruim van tevoren aan. Bereid je net als je werknemer goed voor.
Vul van tevoren een beoordelingsformulier in, al dan niet als concept. Zet afgesproken doelen en resultaten op een rij. Meestal heb je die met je medewerker afgesproken in zijn contract of tijdens een vorig eindejaars- of functioneringsgesprek.
Zijn de doelen gehaald? Hoe komt dat? Houd rekening met de context. Misschien is een project vastgelopen of was er geen tijd of budget voor de opleiding die iemand zou volgen.
Geef aan welke zaken het zwaarst wegen. Wat is nu echt belangrijk voor het functioneren van de medewerker in jouw organisatie?
Maak de beoordeling concreet. Geef per doel aan of het gehaald is en hoe: onvoldoende, matig, voldoende, goed of uitstekend?
Als je vooraf geen persoonlijke doelen hebt vastgesteld, geef dan aan in hoeverre je medewerker de eisen van de functie voldoet, zowel in kwaliteit als in kwantiteit. Je kunt hiervoor het functieprofiel gebruiken.
Kijk vooruit. Waar kan de medewerker nog aan werken? Hoe? Wat zijn doelen voor de komende periode? Doe een voorzet. Vraag de medewerker naar zijn visie en stel uiteindelijk samen een nieuwe lijst op.
Hoe voer je een beoordelingsgesprek?
Voor jou als ondernemer is het beoordelingsgesprek het moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je complimenten geven en medewerkers die onder de maat blijven, stuur je bij. Hoe doe je dat?
Creëer een prettige sfeer. Je medewerker hikt misschien aan tegen deze ‘judgement-day’. Zorg dat hij zich op zijn gemak voelt. Neem de tijd, kies een rustige plek. Breek het ijs met een luchtig onderwerp of een grapje, maar laat je medewerker niet te lang in spanning.
Let op hoe jullie gaan zitten. Niet recht tegenover elkaar, maar bijvoorbeeld op een hoek.
Bespreek of de doelen gehaald zijn en hoe. Gebruik daarbij eerdere verslagen van het plannings- en functioneringsgesprek.
Bespreek de ‘mindere’ prestaties. Als je medewerker zich bewust wordt van zijn zwaktes, kan hij er namelijk aan werken. Doe dat wel op een opbouwende manier. Wat zijn de mogelijkheden om de prestaties te verbeteren?
Vergeet niet te bespreken op welke punten je medewerkers goed of uitstekend presteren. Laat weten dat je dit waardeert, daarmee zorg je voor meer motivatie en betrokkenheid.
Betrek ook de mening van anderen - de zogenaamde 'informanten' - zoals klanten of collega’s, bij je beoordeling. Daarmee kom je tot een gewogen oordeel.
Een negatieve beoordeling mag niet uit de lucht vallen, mogelijke verbeterpunten kwamen al eerder ter sprake in het functioneringsgesprek. Wacht sowieso niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek.
Ook al is dit een beoordelingsgesprek, luister ook naar de feedback van je medewerker. Gebruik zijn kritiek om je rol als manager of als organisatie te verbeteren.
Let op: kom niet onaangekondigd met een onaangename verrassing, zoals ontslag. Als je ontevreden bent over een medewerker, mag dit niet plotseling ter tafel komen. Je hebt dat dan al vaker laten blijken.
Beoordelingsgesprekken kunnen spannend zijn
Voor sommige medewerkers is het beoordelingsgesprek ook een spannend moment. Het kan namelijk prettige of minder prettige consequenties hebben. Iemand met een contract voor bepaalde tijd krijgt te horen of hij mag blijven of moet vertrekken. Vaste medewerkers hopen misschien op salarisverhoging.
Ook voor werkgevers of managers zijn dit soort gesprekken soms uitdagend. Er bestaan allerlei trainingen om beter te worden in beoordelings- en functioneringsgesprekken. Bij onze kennispartner IMK Opleidingen kun je bijvoorbeeld leren gestructureerde en effectieve gesprekken te voeren.
Tip: Je kunt ook een bonus geven of een prestatiebeloning. Dit kan financiële voordelen hebben. Bekijk dan de actuele regels in verband met belasting over bonus berekenen.
Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Anders dan bij het functioneringsgesprek is er tijdens een beoordelingsgesprek vooral eenrichtingsverkeer. Jij bent als leidinggevende het meeste aan het woord. Je medewerker mag wel reageren, maar zijn mening heeft geen invloed meer op de beoordeling en de eventuele consequenties.
Tijdens een functioneringsgesprek heeft je medewerker meer in te brengen. Dan is het vooral een open gesprek over het functioneren van je medewerker. Je stelt tijdens dit gesprek gerichte vragen om erachter te komen wat je medewerker vindt van zijn functie en de onderlinge samenwerking. Samen stel je actiepunten op om het functioneren van je medewerker te verbeteren.
Wat zijn de valkuilen tijdens een beoordelingsgesprek?
Natuurlijk gaat het ook weleens mis. Zorg dat het beoordelingsgesprek geen veroordelingsgesprek wordt. Voorkom in ieder geval deze valkuilen:
Het recentheidseffect: Recente gebeurtenissen hebben soms een te grote invloed op de beoordeling. Denk niet alleen aan wat er vorige week is gebeurd. Het helpt als je tijdens het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren. Dan kun je beter een oordeel geven over het hele jaar.
Het 10%-90% effect: 90% van de gesprekstijd gaat over 10% van de taken waarin de werknemer slecht functioneert. Besteed dus ook genoeg aandacht aan de positieve aspecten. Dat stimuleert en laat zien dat je een eerlijk oordeel geeft.
Het halo en horn-effect: Een positief aspect in het functioneren heeft zoveel impact dat de meer negatieve aspecten onderbelicht blijven. Durf ook de mindere punten te benoemen. Het omgekeerde (horn-effect) komt ook voor. Zorg voor een juiste balans. Iedereen wordt gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën. Het scheelt als je je daarvan bewust bent.
Verslag beoordelingsgesprek bewaren
De beoordeling van je medewerker moet je goed vastleggen. Dit doe je met een beoordelingsformulier. Daarop geef je aan op welke punten je medewerker beoordeeld is en wat het oordeel is. Ook de conclusie en gevolgen van het gesprek schrijf je op. Bijvoorbeeld: 3% loonsverhoging wegens goed presteren.
Zorg dat je medewerker het formulier of gespreksverslag ondertekent: als akkoord of voor gezien. Jij bewaart het formulier in het personeelsdossier. Dit is belangrijk voor latere gesprekken en een eventueel ontslagdossier bij disfunctioneren. Bewaar de gespreksverslagen dus goed. Er is geen wettelijke bewaartermijn voor beoordelingsformulieren. Hanteer dus een redelijke termijn van bijvoorbeeld 5 jaar als iemand in dienst is en maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.
Tip: Lees meer over het personeelsdossier en de AVG.
Traditionele HR-cyclus: drie jaargesprekken
Naast het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek is er ook nog een planningsgesprek. Deze drie jaargesprekken vormen samen de traditionele HR-gesprekscyclus. Planningsgesprek:
Datum: Begin van het jaar.
Doel: Verwachtingen en doelen bepalen voor het nieuwe jaar.
Vorm: Tweerichtingsverkeer.
Datum: Halverwege het jaar.
Doel: Het functioneren van je medewerker verbeteren.
Vorm: Tweerichtingsverkeer.
Beoordelingsgesprek:
Datum: Einde van het jaar, daarom heet het ook wel eindejaarsgesprek.
Doel: Beoordeling bekendmaken.
Vorm: Eenrichtingsverkeer.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om het beoordelingsgesprek te combineren met het planningsgesprek. Je blikt dan rondom de jaarwisseling terug op het afgelopen jaar en maakt gelijk afspraken voor het nieuwe jaar. Zorg wel dat je genoeg tijd neemt voor beide onderdelen.
Moderne HR-cyclus: doorlopend in gesprek
Steeds meer organisaties stappen af van de bovenstaande HR-cyclus en kiezen voor een modernere aanpak. Meerdere onderzoeken wijzen namelijk uit dat medewerkers en managers niet meer tevreden zijn met de resultaten. In 2015 gaf 95% van de managers in Nederland aan ontevreden te zijn met een jaarlijkse HR-cyclus (CEB).
In een moderne HR-cyclus is meer aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en feedback van medewerkers. De drie traditionele gesprekken (het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek) voeg je samen en voer je niet één keer, maar vier keer per jaar. In die gesprekken gaat het niet alleen over doelen en prestaties, maar ook over ontwikkeling, nieuwe projecten en ambities van de medewerker. Daarnaast zijn manager en werknemer continu in dialoog met regelmatige een-op-eengesprekken.
Veelgestelde vragen
Wanneer kun je loonsverhoging geven?
Dat is afhankelijk van de situatie: soms zegt de cao hier iets over, bijvoorbeeld op 1 januari of 1 juli. Je kunt ook jaarlijkse beoordelingsgesprekken inplannen, waarna je loonsverhoging geeft. Natuurlijk kun je bij inflatie ook loonsverhoging geven.
Hoe geef je salarisverhoging?
Laat loonsverhoging geven niet aan het toeval over. Stel een beleid op over loonsverhoging waarin je uitwerkt wat redenen zijn voor loonsverhoging, zoals vanwege een goede beoordeling, uitzonderlijke prestaties of promotie. Daarnaast moet je je natuurlijk aan het wettelijk minimumloon houden en verplichtingen uit de cao.
Wat is het verschil tussen een 13e maand en een eindejaarsuitkering?
Een eindejaarsuitkering is een percentage van het jaarloon; een 13e maand is één bruto maandloon.
Wat is een personeelshandboek?
Een personeelshandboek is een document voor je personeel waarin algemene afspraken en regels staan voor je personeel.
