Hoe voer ik een goed beoordelingsgesprek?
In 10 stappen je werknemer beoordelen
Een keer per jaar zit je met je medewerker om de tafel voor een beoordelingsgesprek. Voor beide partijen een zinvol moment. Hoe benut je zo’n beoordelingsgesprek optimaal? Bekijk 10 tips en 3 valkuilen.
Wat is een beoordelingsgesprek?
Tijdens het beoordelingsgesprek geef je letterlijk een oordeel over het functioneren van je medewerker in het afgelopen jaar. Je legt uit op welke punten hij of zij beoordeeld is, wat het oordeel is en wat de eventuele consequenties zijn. Bijvoorbeeld wel of geen contractverlenging, promotie, bonus of salarisverhoging.
Het beoordelingsgesprek wordt vaak aan het einde van het jaar gehouden, meestal in december. Het wordt daarom ook wel het eindejaarsgesprek genoemd. Je beoordeelt je medewerker over dat bijna afgelopen werkjaar. Het beoordelingsgesprek volgt op het functioneringsgesprek, dat meestal halverwege het jaar wordt gevoerd.
Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Anders dan bij het functioneringsgesprek is er tijdens een beoordelingsgesprek vooral eenrichtingsverkeer. Jij bent als leidinggevende het meeste aan het woord. Je medewerker mag wel reageren, maar zijn mening heeft geen invloed meer op de beoordeling en de eventuele consequenties.
Tijdens een functioneringsgesprek heeft je medewerker meer in te brengen. Dan is het vooral een open gesprek over het functioneren van je medewerker. Je stelt tijdens dit gesprek gerichte vragen om erachter te komen wat je medewerker vindt van zijn functie en de onderlinge samenwerking. Samen stel je actiepunten op om het functioneren van je medewerker te verbeteren.
Drie jaargesprekken
Naast het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek is er ook nog een planningsgesprek. Deze drie jaargesprekken vormen samen de traditionele HR gesprekscyclus:
Datum: Begin van het jaar.
Doel: Verwachtingen en doelen bepalen voor het nieuwe jaar.
Vorm: Tweerichtingsverkeer.
Datum: Halverwege het jaar.
Doel: Het functioneren van je medewerker verbeteren.
Vorm: Tweerichtingsverkeer.
Beoordelingsgesprek:
Datum: Einde van het jaar.
Doel: Beoordeling bekendmaken.
Vorm: Eenrichtingsverkeer.
Sommige bedrijven kiezen ervoor om het beoordelingsgesprek te combineren met het planningsgesprek. Je blikt dan rondom de jaarwisseling terug op het afgelopen jaar en maakt gelijk afspraken voor het nieuwe jaar. Zorg wel dat je genoeg tijd neemt voor beide onderdelen.
Waarom is het beoordelingsgesprek belangrijk?
Een beoordelingsgesprek voeren heeft veel voordelen voor jou en je medewerker. Je stimuleert iemand zich te blijven ontwikkelen. De beoordeling kan je werknemer motiveren beter zijn best te doen en nieuwe vaardigheden te leren. Daarnaast laat je als werkgever zien dat je aandacht hebt voor je medewerkers en het werk dat ze doen. Door op vaste momenten in het jaar een gesprek te voeren kun je gericht werken aan een betere werkrelatie. Het dwingt je ook na te denken over het functioneren van je medewerker en te zoeken naar oplossingen die hem en je bedrijf vooruit kunnen helpen.
De meeste werknemers willen graag horen hoe ze het doen. Ze willen waardering, maar willen ook weten op welke vlakken ze zich kunnen verbeteren. Dat gebeurt dus tijdens het beoordelingsgesprek. Voor sommigen is het ook een spannend moment. Het kan namelijk prettige of minder prettige consequenties hebben. Iemand met een contract voor bepaalde tijd krijgt te horen of hij mag blijven of moet vertrekken. Vaste medewerkers hopen misschien op salarisverhoging.
Tip: Je kunt ook een bonus geven of een prestatiebeloning. Dit kan financieel voordelen hebben. Bekijk dan de actuele regels in verband met belasting over bonus berekenen.
Bijsturen en motiveren tijdens beoordelingsgesprek
Voor jou als ondernemer is het beoordelingsgesprek het moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je complimenten geven en medewerkers die onder de maat blijven, stuur je bij. Let daarbij wel op dat je niet met verrassingen komt, zeker niet met onaangename. Als je ontevreden bent over een medewerker, en zelfs van plan bent om niet met hem door te gaan, mag dit niet onverwachts ter tafel komen. Je hebt dat dan al vaker laten blijken.
10 tips voor een geslaagd beoordelingsgesprek
Hoe zorg je ervoor dat het beoordelingsgesprek goed verloopt en het juiste effect heeft? Gebruik deze 10 tips:
Kondig het gesprek ruim van tevoren aan. Bereid je net als je werknemer goed voor.
Vul van tevoren een beoordelingsformulier in, al dan niet als concept.
Creëer een prettige sfeer. Je medewerker hikt misschien aan tegen deze ‘judgement-day’. Zorg dat hij zich op zijn gemak voelt. Neem de tijd, kies een rustige plek. Breek het ijs met een luchtig onderwerp of een grapje. Begin met een paar informele vragen. Maar draai er niet te lang omheen.
Let op hoe jullie gaan zitten. Ga niet recht tegenover elkaar zitten, maar bijvoorbeeld op een hoek.
Om te kunnen beoordelen of bepaalde doelen zijn bereikt, heb je als het goed is aan het begin van het jaar SMART-geformuleerde afspraken gemaakt tijdens het planningsgesprek. Die resultaten zijn nu zichtbaar en vragen om een oordeel. Zijn de doelen gehaald of niet? Gebruik ook de eerdere verslagen van het plannings- en functioneringsgesprek.
Als je vooraf géén persoonlijke doelen hebt vastgesteld, geef dan aan in hoeverre je medewerker de eisen van zijn of haar functie heeft vervuld, zowel in kwaliteit als in kwantiteit. Je kunt hiervoor het functieprofiel gebruiken.
Bespreek de ‘mindere’ prestaties. Als je medewerker zich bewust wordt van zijn zwaktes, kan hij er namelijk aan werken. Doe dat wel op een opbouwende manier.
Betrek ook de mening van anderen - de zogenaamde 'informanten' - zoals klanten of collega’s, bij je beoordeling. Daarmee kom je tot een gewogen oordeel.
Een negatieve beoordeling mag niet uit de lucht vallen, mogelijke verbeterpunten kwamen al eerder ter sprake in het functioneringsgesprek. Wacht sowieso niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek.
Ook al is dit een beoordelingsgesprek, luister ook naar de feedback van je medewerker. Gebruik zijn kritiek om je rol als manager of als organisatie te verbeteren.
Wat zijn de valkuilen tijdens een beoordelingsgesprek?
Natuurlijk gaat het ook weleens mis. Zorg dat het beoordelingsgesprek geen veroordelingsgesprek wordt. Voorkom in ieder geval deze valkuilen:
Het recentheidseffect: Recente gebeurtenissen hebben soms een te grote invloed op de beoordeling. Denk niet alleen aan wat er vorige week is gebeurd. Het helpt als je tijdens het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren. Dan kun je beter een oordeel geven over het hele jaar.
Het 10%-90% effect: 90% van de gesprekstijd gaat over 10% van de taken waarin de werknemer slecht functioneert. Besteed dus ook genoeg aandacht aan de positieve aspecten. Dat stimuleert en laat zien dat je een eerlijk oordeel geeft.
Het halo en horn-effect: Een positief aspect in het functioneren heeft zoveel impact dat de meer negatieve aspecten onderbelicht blijven. Durf ook de mindere punten te benoemen. Het omgekeerde (horn-effect) komt ook voor. Zorg voor een juiste balans. Iedereen wordt gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën. Het scheelt als je je daarvan bewust bent.
Verslag beoordelingsgesprek bewaren
De beoordeling van je medewerker moet je goed vastleggen. Dit doe je met een beoordelingsformulier. Daarop geef je aan op welke punten je medewerker beoordeeld is en wat het oordeel is. Ook de conclusie en gevolgen van het gesprek schrijf je op. Bijvoorbeeld: 3% loonsverhoging wegens goed presteren.
Zorg dat je medewerker het formulier of gespreksverslag ondertekent: als akkoord of voor gezien. Jij bewaart het formulier in het personeelsdossier. Dit is belangrijk voor latere gesprekken en een eventueel ontslagdossier bij disfunctioneren. Bewaar de gespreksverslagen dus goed. Er is geen wettelijke bewaartermijn voor beoordelingsformulieren. Hanteer dus een redelijke termijn van bijvoorbeeld 5 jaar als iemand in dienst is en maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.
Tip: Lees meer over het personeelsdossier en de AVG.
Veelgestelde vragen
Wanneer kun je loonsverhoging geven?
Dat is afhankelijk van de situatie: soms zegt de cao hier iets over, bijvoorbeeld op 1 januari of 1 juli. Je kunt ook jaarlijkse beoordelingsgesprekken inplannen, waarna je loonsverhoging geeft. Natuurlijk kun je bij inflatie ook loonsverhoging geven.
Hoe geef je salarisverhoging?
Laat loonsverhoging geven niet aan het toeval over. Stel een beleid op over loonsverhoging waarin je uitwerkt wat redenen zijn voor loonsverhoging, zoals vanwege een goede beoordeling, uitzonderlijke prestaties of promotie. Daarnaast moet je je natuurlijk aan het wettelijk minimumloon houden en verplichtingen uit de cao.
Wat is het verschil tussen een 13e maand en een eindejaarsuitkering?
Een eindejaarsuitkering is een percentage van het jaarloon; een 13e maand is één bruto maandloon.
Wat is een personeelshandboek?
Een personeelshandboek is een document voor je personeel waarin algemene afspraken en regels staan voor je personeel.
