Hoe houd ik een functioneringsgesprek?
Het jaargesprek goed voorbereiden
Het geheim van een succesvolle onderneming zit hem vooral in goed gemotiveerd personeel. Houd daarom geregeld een functioneringsgesprek. Wanneer en hoe houd je dit gesprek? Gebruik een handige checklist voor het functioneringsgesprek.
Wat is een functioneringsgesprek?
Het functioneringsgesprek gaat over het functioneren van je medewerker. De basis voor dit gesprek is het functieprofiel en het competentieprofiel van je medewerker. Aan de hand daarvan weet je wat er van je werknemer wordt verwacht in zijn huidige functie. Ook de eerder gemaakte afspraken over persoonlijke doelen zijn belangrijk tijdens het gesprek. Samen evalueer je of je werknemer op de goede weg is en hoe hij daarbij verder geholpen kan worden. Je werknemer kan tijdens dit gesprek ook zijn visie geven op de samenwerking met jou en andere collega’s.
Doel van het functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek - ook wel een voortgangsgesprek genoemd - is gericht op verbetering. Je maakt afspraken hoe de kwaliteit van het werk, de werkverhoudingen en de werkomstandigheden omhoog kan. Ook al ben je tevreden, er zijn altijd verbeter- of ontwikkelpunten te bedenken. Door regelmatig een functioneringsgesprek te houden kun je blijven werken aan het optimaliseren van de samenwerking. Ook al lijkt het soms een verplicht nummer, het consequent houden van functioneringsgesprekken kan de werkrelatie met je werknemers en de kwaliteit van de samenwerking enorm verbeteren.
Jaargesprek
Het functioneringsgesprek wordt ook wel een jaargesprek genoemd. Het vindt meestal één keer per jaar plaats. De meeste bedrijven kiezen ervoor dit halverwege het jaar te doen, in juni of juli. Als werkgever ben je vrij om te bepalen wanneer en hoe vaak je een gesprek voert over het functioneren. Je kunt het bijvoorbeeld ook elk kwartaal doen. Zeker bij nieuwe werknemers is het handig om in de eerste jaren vaker feedback te geven over hun voortgang en te vragen of er nog extra ondersteuning nodig is.
Functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Een functioneringsgesprek is iets anders dan een beoordelingsgesprek. In het functioneringsgesprek is er tweerichtingsverkeer. Jij en je werknemer geven allebei een mening over het werk en de werksituatie. Vooraf bepaal je samen de agenda en de inhoud van dit gesprek. Het functioneringsgesprek is een belangrijk onderdeel van de jaarlijkse HR gesprekscyclus.
Later volgt pas het beoordelingsgesprek. Dit gesprek vindt meestal aan het einde van het jaar plaats. In het beoordelingsgesprek is er vooral eenrichtingsverkeer. Jij gaat namelijk vertellen hoe jouw werknemer beoordeeld is. Je geeft een terugblik op het afgelopen jaar en neemt de beoordeling door. Je kunt daarbij gebruikmaken van een beoordelingsformulier. Bij een positieve beoordeling kun je mogelijk een bonus of een loonsverhoging geven.
HR gesprekscyclus
Alle gesprekken van de jaarlijkse HR gesprekscyclus op een rij:
Planningsgesprek: aan het begin van het jaar spreek je samen met je medewerker af wat de doelen en verwachtingen zijn in het nieuwe jaar.
Functioneringsgesprek: halverwege het jaar bespreek je samen hoe alles verloopt, wat er beter kan en wat daarvoor nodig is.
Beoordelingsgesprek: aan het einde van het jaar blik je terug en geef je de beoordeling.
Naast deze drie jaarlijkse gesprekken kun je ook een loopbaangesprek voeren met je werknemer. Dit gebeurt vaak om de drie tot vijf jaar. Tijdens dit gesprek bespreek je de loopbaanontwikkeling van je werknemer en wat de mogelijkheden zijn om door te groeien binnen jouw bedrijf. Voor dit gesprek en de verdere ontwikkeling van je medewerker kun je een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) opstellen.
Vragen tijdens functioneringsgesprek
Voor een goed verloop van het functioneringsgesprek is het van belang dat het gesprek op tijd wordt aangekondigd. Nodig je werknemer minimaal vier weken van tevoren uit voor het gesprek. Kies voor een rustige ruimte en schakel telefoons even uit. Zorg dat je werknemer het gevoel krijgt dat hij belangrijk is voor jou en je bedrijf. Dat is al een belangrijk winstpunt.
Checklist functioneringsgesprek
Een goede voorbereiding is nodig. Vraag je werknemer zich ook goed voor te bereiden en vraag vooraf om eventuele gesprekspunten die hij heeft. Vergeet in ieder geval niet de belangrijkste vragen te stellen. Gebruik bijvoorbeeld een formulier of checklist functioneringsgesprek. Daarop komen in elk geval de volgende onderwerpen en vragen aan de orde:
Taken: Wat zijn de (belangrijkste) taken van je medewerker? Hoe heeft hij deze uitgevoerd? Wat zijn de resultaten?
Functioneren: Wat vindt je medewerker zelf van zijn functioneren? Wat ging er goed, wat ging er minder goed?
Samenwerking: Hoe verloopt de samenwerking met collega’s? Hoe verloopt de samenwerking met de leidinggevende(n)? Wat kan er beter?
Werkomstandigheden: Hoe zijn de werkomstandigheden? Hoe ervaart hij de werkdruk? Welke verbeteringen zijn wenselijk of noodzakelijk om goed te kunnen werken?
Ontwikkeling: Wat zijn de wensen en mogelijkheden voor de toekomst? Hoe wil je medewerker zich verder ontwikkelen? Is er behoefte aan cursussen, scholing of begeleiding?
Acties: Welke acties onderneem jij en welke acties krijgt je medewerker?
Probeer de actie- en verbeterpunten zo concreet mogelijk te maken en leg vast wie ze gaat uitvoeren en wanneer (deadline). Neem tijdens je voorbereiding op een volgend functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek de actiepunten erbij en kijk wat er gedaan is. De uitkomsten kun je mogelijk ook gebruiken voor je beoordeling later in het jaar.
Strategie functioneringsgesprek
Hoe voer je een goed functioneringsgesprek? Belangrijkste vuistregel is dat je daadwerkelijk luistert. Laat je medewerker als eerste aan het woord. Laat hem ongestoord zijn mening geven over hoe het gaat en hoe hij denkt beter te kunnen presteren. Stimuleer hem door verder door te vragen en geregeld samen te vatten. Met de zogenaamde LSD-methode (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) kom je veel te weten.
Natuurlijk geef je vervolgens jouw mening, jij bent tenslotte de leidinggevende. Van belang is dat je vertelt wat je ziet en ervaart. Probeer daarbij vooroordelen te vermijden of bespreek ze. Het gesprek vereist misschien enige lef. Want, natuurlijk bespreek je wat er allemaal goed gaat, maar je wilt ook meegeven welke problemen je signaleert. Onthoud altijd het doel van het gesprek: het functioneren van je werknemer verbeteren.
Do’s en don’ts tijdens het functioneringsgesprek
Probeer zo min mogelijk te interpreteren. Als er steeds dingen fout gaan vraag je naar het waarom in plaats van te beschuldigen.
Stel open vragen zoals: Hoe komt dat? Wat vind je van…? Kun je wat meer vertellen over…?
Let op je non-verbale communicatie. Maak oogcontact, knik begrijpend en maak handgebaren. Zo vertelt je medewerker makkelijker zijn verhaal.
Laat de medewerker zo veel mogelijk uitpraten, ook als hij jouw functioneren bekritiseert. Leg rustig uit waarom je bepaalde zaken zo aanpakt. Maar probeer ook vooral te leren. Dit soort feedback is heel waardevol voor jou als leidinggevende.
Verslag functioneringsgesprek
De resultaten en gemaakte afspraken worden verwerkt in een verslag. Als jullie het beide eens zijn met de inhoud, wordt het verslag ondertekend. Is je werknemer het niet eens met het verslag, geef hem dan de ruimte om zijn toelichting toe te voegen en te tekenen: als voor gezien. Jij bewaart het verslag in het personeelsdossier en je medewerker krijgt zelf een kopie.
Het is belangrijk de verslagen van functioneringsgesprekken goed te bewaren. Je hebt ze nodig voor vervolggesprekken. En mocht na meerdere gesprekken blijken dat je werknemer niet goed functioneert, dan heb je de verslagen ook nodig voor een eventueel ontslagdossier. Vooral bij een ontslag wegens disfunctioneren is dat cruciaal. Hier ga je natuurlijk niet vanuit. Probeer eerst het functioneren en de samenwerking te verbeteren.
Tip: Maak tijdens het functioneringsgesprek meteen een afspraak voor het eerstvolgende beoordelingsgesprek.
