HR-cyclus succesvol opzetten in 7 stappen
Alles over het belang van de HR-cyclus
Goed zorgen voor je personeel zorgen én talent ontwikkelen? Dat doe je met het effectief inzetten van de HR-cyclus. Die start al op het moment dat je op zoek gaat naar personeel. De cirkel is rond als iemand uit dienst treedt.
Wat is een HR-cyclus en waarom is het belangrijk?
De term HR (human resources) is vast geen onbekende. Binnen dit domein verwijst de HR-cyclus (ook bekend als HRM Cyclus) naar alle processen en activiteiten die je uitvoert om je personeelsbeheer te verbeteren. Zet je de HR-cyclus effectief in? Dan levert dat meer betrokkenheid van je werknemers op én zullen de prestaties verbeteren.
Daarnaast zorg je ook meteen voor juridische compliance: met een goed geïmplementeerde HR-cyclus is de kans groot dat je voldoet aan wettelijke eisen en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht, prestatiebeheer en re-integratie.
Fasen HR-cyclus
Een HR-cyclus bestaat uit 3 verschillende fasen: instroom, doorstroom en uitstroom van je werknemers. Hoewel er meer dan één model van de HR-cyclus bestaat en de exacte invulling voor iedere organisatie uniek is, omvat het over het algemeen 3 fasen met bijbehorende elementen:
Fase 1: instroom
Instroom beschrijft alles wat te maken heeft met de indiensttreding van nieuwe (of re-integratie van bestaande) medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan:
Opstellen van functieprofielen
Werving en selectie
Sollicitatieprocedure
Onderhandeling en arbeidsvoorwaarden
Indiensttreding
Onboarding
Re-integratie na langdurige ziekte
Fase 2: doorstroom
Instroomfase afgerond? Dan volgt de doorstroomfase. In deze fase werk je samen met je werknemer aan ontwikkeling. De doorstroomfase van de HR-cyclus bevat de volgende elementen:
Regelmatig beoordelen van prestaties
Salarisbeleid en beloningsstructuren
Opleiding en talent ontwikkelen
Ziekteverzuim en dossieropbouw
Medewerkerstevredenheidsonderzoek
Fase 3: uitstroom
Ook alles rondom uitdiensttreding is van belang in de hr-cyclus. Denk hierbij aan:
Exitstrategie (en exitgesprekken)
Uitdiensttreding procedure (offboarding)
Ontslagbegeleiding (Outplacement)
Pensioen
HR gesprekscyclus
Als rode draad door alle drie de fasen van de hr-cyclus lopen gesprekken met je werknemers. Deze voer je regelmatig en zijn essentieel. Denk bijvoorbeeld aan:
Het planningsgesprek: aan het begin van het jaar. Je spreekt samen met je medewerker af wat er het komende jaar moet gebeuren en wat daarvoor nodig is.
Het functioneringsgesprek: halverwege het jaar. Hierbij wordt besproken hoe alles verloopt, wat beter kan, wat daarvoor nodig is en of er ondersteuning noodzakelijk is.
Het beoordelingsgesprek: aan het einde van het jaar. Een terugblik op het afgelopen jaar, waarbij je de prestaties van je werknemer beoordeelt.
Het loopbaangesprek: om de drie tot vijf jaar. Kern van dit gesprek is hoe je medewerker verdere loopbaanontwikkeling binnen je organisatie voor ogen heeft. Je kunt hierbij gebruik maken van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP).
Stappenplan: in 7 stappen een HR-cyclus opzetten
Nu je bekend bent met de verschillende fasen, kun je zelf aan de slag met het opzetten van de HR-cyclus. We helpen je op weg met een stappenplan:
Stap 1: Strategische planning
Eigenlijk start een effectieve HR-cyclus al vóór de instroomfase. Namelijk met het opzetten van de strategische planning. Deze planning start met het identificeren van strategische doelen en prioriteiten van je organisatie. Vervolgens ga je kijken hoe HR kan bijdragen aan het behalen van je doelen.
Stap 2: Werving en selectie
Als de strategische planning helder is, kun je verder met werving en selectie (instroom). Je stelt functiebeschrijvingen op, zet vacatures uit en voert sollicitatiegesprekken. Vervolgens selecteer je geschikte kandidaten die passen bij de behoefte van je organisatie en de gestelde doelen.
Stap 3: Prestatiemanagement
Eenmaal in dienst bevinden werknemers zich in de doorstroomfase. Prestatiemanagement is hier een belangrijk onderdeel van. Stel duidelijke prestatiedoelen vast, voer regelmatig gesprekken, geef constructieve feedback en bied ontwikkelingsmogelijkheden om prestaties verder te verbeteren.
Stap 4: Beloning en compensatie
Ook belangrijk in de doorstroomfase is het onderdeel beloning en compensatie. Ontwikkel beloningsstructuren en bekijk regelmatig of het tijd is voor salarisverhogingen of andere vormen van compensatie. Dit draagt bij aan de motivatie van je werknemers.
Stap 5: Bied ruimte aan ontwikkeling talent
Talent moet je benutten. Probeer potentieel talent daarom te identificeren. Biedt trainingen en ontwikkelingsprogramma’s aan om bepaalde vaardigheden en capaciteiten van je werknemers te ontwikkelen.
Stap 6: Betrokkenheid en welzijn werknemers
Betrokken werknemers zijn vaak gemotiveerder. Probeer daarom een positieve werkomgeving te creëren, neem eventuele zorgen of problemen op de werkvloer serieus en ondersteun het welzijn van je medewerkers. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hierbij zeker helpen.
Stap 7: Exit en offboarding
De laatste stap bevindt zich in de uitstroomfase. Zorg voor een effectieve, zorgvuldige afhandeling wanneer een werknemer uit dienst treedt. Besteed aandacht aan het exitgesprek, het beëindigen van de arbeidsovereenkomst en het overdragen van taken en verantwoordelijkheden.
Voordelen van een HR-cyclus
Zet je de HR-cyclus effectief in? Dan pluk je op verschillende manieren de vruchten:
Meer structuur in je hr-processen
Verbeterde prestaties werknemers
Gemotiveerde en betrokken werknemers
Benutten en ontwikkeling van talent
Betere communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers
Nadelen van een HR-cyclus
Niets is zwart/wit, ook niet als het gaat om het inzetten van een HR-cyclus. Er kunnen dus ook nadelen zijn. De voordelen wegen hier in de meeste gevallen wel tegenop, zeker wanneer je de HRM-cyclus effectief inzet en je je medewerkers actief meeneemt in alle processen. Dan is het natuurlijk wel handig om je bewust te zijn van mogelijke nadelen en valkuilen:
Gebrek aan flexibiliteit
Wanneer je de cyclus te strak vormgeeft, kan het beperkend werken in situaties waarin je flexibiliteit zoekt en snel wilt schakelen.
Weerstand en demotivatie
Niet alle werknemers zitten te wachten op regelmatig terugkerende prestatiegesprekken. Zeker niet als ze het gevoel hebben dat het proces oneerlijk is. Dit kan een averechts effect hebben en leiden tot demotivatie en verminderde betrokkenheid.
Subjectieve beoordelingen
Probeer prestatiebeoordelingen zo veel mogelijk objectief te houden aan de hand van meetbare doelen. Als beoordelingen te veel afhangen van jouw perceptie en interpretatie als beoordelaar, kan er ruimte ontstaan voor vooroordelen, inconsistenties en onvrede.
Administratieve last van een HR-cyclus
Werken met een HR-cyclus brengt hoe dan ook extra administratieve taken met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van formulieren, verzamelen van gegevens en het bijhouden van documentatie. Al met al best een tijdrovende klus die de werklast van je HR-medewerkers verhoogt.
Om je daarbij te ondersteunen, heeft MKB Servicedesk in samenwerking met experts van VDT Advocaten een online HR-documentenportaal ontwikkeld. Hierin vind je meer dan 100 actuele en rechtsgeldige documenten die jou helpen bij je personeelsbeleid.
