Arbeidscontracten

In Nederland moeten we altijd en overal een geldig identiteitsbewijs op zak hebben. Als werkgever ben je ook wettelijk verplicht de identiteit van je medewerkers te controleren voor ze aan de slag gaan. Wat moet je precies doen?

Identificatieplicht

Voor werkgevers bestaat de identificatieplicht uit drie onderdelen:

1. Een verificatieplicht,

2. Een bewaarplicht,

3. Een zorgplicht.

Verificatieplicht

Volgens de Wet op de Identificatieplicht (WID) moet je voor de eerste werkdag van een nieuwe werknemer 'identificeren'. Dit houdt in dan dat een werknemer een geldig identiteitsbewijs laat zien. Onder identiteitsbewijzen worden gerekend:

• Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK)

• Paspoort of Europese identiteitskaart van een van de EER-landen

• Paspoort van een land buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen 

• Paspoort van een niet EER-land mét verblijfsvergunning

• Vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort

• Diplomatiek of dienstpaspoort

• Verblijfsdocument van de Vreemdelingendienst I t/m IV

• W-document voor asielzoekers

Als werkgever moet je de documenten verifiëren en een kopie van het origineel bewaren bij de loonadministratie.

Let op: een rijbewijs en verklaring van de belastingdienst met sofi-nummer/burgerservicenummer vermelden geen nationaliteit en zijn dus géén geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet je letten op:

• de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat?

• kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?

• handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;

• nationaliteit;

• geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

• is werken in Nederland toegestaan? Binnen alle lidstaten van de EU geldt vrij verkeer van werknemers, zoals: België, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittannië, Ierland, IJsland, Italië, Liechtenstein, Luxemburg, Malta, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Spanje Zweden en Zwitserland.

Bewaarplicht

De bewaarplicht houdt in dat je zelf een kopie maakt van het identiteitsbewijs van alle werknemers die je in dienst neemt en deze in jouw administratie bewaart.

1. Eerst controleer je het identiteitsbewijs en maak je zelf een duidelijke kopie waaruit de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken.

2. Vervolgens ben je verplicht deze kopie in je administratie op te nemen, zodat je bij controles de gevraagde inlichtingen kan verstrekken.

3. Daarnaast ben je verplicht om deze kopie tot minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werkzaamheden zijn beëindigd in de bedrijfsadministratie te bewaren. Dus stel dat de dienstbetrekking op 1 juli 2020 is geëindigd, dan moet je de kopieën van het identiteitsbewijs in ieder geval tot en met 31 december 2025 bewaren. Je hoeft in dit geval niet bij te houden wanneer iemands paspoort verloopt.

4. Je hoeft alleen bij de indiensttreding van een personeelslid een kopie te vragen. Je bent niet verplicht een nieuwe kopie in je administratie op te nemen als het identiteitsbewijs van de werknemer is verlopen.

Zorgplicht

Dit betekent dat je ervoor moet zorgen dat alle mensen die voor je werken, dus zowel eigen mensen als inleenkrachten, op het werk altijd een geldig identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Een Nederlands rijbewijs is in dit geval wel een geldig identiteitsbewijs.

• Wijs alle mensen in jouw bedrijf erop dat ze tijdens werktijd altijd een geldig origineel identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Uitsluitend voor de identificatie op de werkplek is ook een Nederlands of Europees rijbewijs geldig.

• Als er een controle plaatsvindt, moet je jouw medewerkers in staat stellen hieraan mee te werken. Je moet dus toestemming geven om tijdelijk de werkplek te verlaten om bijvoorbeeld elders in het bedrijf het identiteitsbewijs te pakken. Daarbij moet je de mogelijkheid geven om het identiteitsbewijs veilig te bewaren, bijvoorbeeld in een kluisjes.

Wat gebeurt er tijdens een controle?

Als de Arbeidsinspectie, Vreemdelingenpolitie, Uitvoering Werknemersverzekering (UWV) of de Belastingdienst een controle houdt op de werkplek, moet je jouw administratie kunnen laten zien. Als werkgever ben je verplicht hieraan mee te werken. Jouw werknemers moeten zich kunnen identificeren met een origineel identiteitsbewijs. In deze situatie mogen zij ook het Nederlandse of Europese rijbewijs gebruiken.Als tijdens de controles blijkt dat er sprake is van onregelmatigheden (bijvoorbeeld dat je administratie niet in orde is), dan ben je mogelijk in overtreding. Op basis van de aard van de overtreding kan een boeterapport of een proces-verbaal opgemaakt worden. Daarnaast kunnen jouw werknemers meegenomen worden naar het politiebureau om hun identiteit te achterhalen. Eventuele inkomstenderving kun je dan niet verhalen.