11 tips om de samenwerking in je team te verbeteren

Wil je van jouw team een goed geoliede machine maken? Wij hebben 11 tips voor je - die óók relevant zijn als jullie hybride werken.

Het belang van een goede samenwerking in een team

Samenwerken in een team: voor de een is het gesneden koek, een ander heeft er meer moeite mee. Toch zul je medewerkers in jouw team moeten motiveren om samen te werken. Want uit onderzoek van Harvard blijkt dat de hoeveelheid tijd die medewerkers kwijt zijn aan samenwerken in de afgelopen twintig jaar met 50% is toegenomen. En medewerkers werken vaker samen met leden van andere teams. Hoe zorg je ervoor dat jouw team het goed doet? Wij geven je tips.

Tip 1: Vertrouw elkaar

Makkelijker gezegd dan gedaan, dat is waar. Maar toch beginnen we bij de basis van een goed functionerend team en die is: vertrouwen. Volgens Patrick Lencioni, een soort goeroe op samenwerkingsgebied die bij veel grote bedrijven heeft gewerkt, is vertrouwen het allerbelangrijkst. Als teamleden elkaar vertrouwen, stellen ze zich kwetsbaar op en geven hun fouten toe – waardoor iedereen ervan kan leren en er geen angst is voor conflict.

Vertrouwen kweek je bijvoorbeeld door als leidinggevende het goede voorbeeld te geven: vraag je teamleden regelmatig om feedback, raak niet geïrriteerd als je het niet eens bent met hun feedback maar doe er ook iets mee.

Lees meer over het stimuleren van een leercultuur en groeimindset.

Tip 2: Zorg voor een psychologisch veilige omgeving

Studies van onder meer Harvard-hoogleraar Amy Edmondson, die de term psychologische veiligheid muntte, tonen helder aan dat psychologisch veilige teams beter presteren. Vooral teams met kenniswerkers profiteren hiervan. Hoe je zorgt voor psychologische veiligheid? Spreek elkaar aan op het werk dat je doet. Als leidinggevende, maar ook onderling.

Geef als teamleider aan dat het belangrijk is dat iedereen zich mag uiten en benadruk dat je het perspectief van al je teamleden graag wilt horen om verder te komen. Luister en vraag door, druk je eigen mening niet door.

Tip 3: Durf kritisch te zijn

Merk je dat een teamlid niet fijn reageert op een collega? Rolt hij bijvoorbeeld met zijn ogen als een ander iets zegt? Zeg er dan wat van. Ook als je ziet dat iemand zijn werk niet goed doet, moet je er iets van zeggen. Dan weten de andere teamleden dat dit gezien wordt. Ze doen dan niet alleen beter hun best, maar weten ook dat het werk dat ze wél goed doen wordt opgemerkt. Dat mag je natuurlijk ook altijd benadrukken: een compliment is altijd fijn.

Tip 4: Maak het werkproces overzichtelijk

Ieder teamlid is gebaat bij duidelijkheid. Weet je precies wat je moet doen en wanneer het af moet, dan is het immers makkelijker om je taak daadwerkelijk succesvol te vervullen. Een goede manier om processen overzichtelijk te maken is de agile-werkmethode. Hierbij deel je werkprojecten op in korte periodes van twee weken – zogenaamde ‘sprints’ - die stuk voor stuk tot een concreet resultaat leiden. Daardoor weet het team heel snel of het op de goede weg zit. Dat stimuleert het gevoel dat er vooruitgang wordt geboekt, waardoor de energie en de creativiteit toenemen.

De agile-methode blijkt vooral goed geschikt voor grote projecten waarbij de randvoorwaarden nog vaag en veranderlijk zijn – dat zijn vaak de projecten waarin een team kan vastlopen. Het is ook handig voor zelfsturende teams.

Tip 5: Moedig oplossingsgerichte communicatie aan

Bij probleemgerichte communicatie heeft het team het over de oorzaak van een probleem. Belangrijk, maar de teamleden verzanden dan algauw in een lange discussie. Wanneer je voor een oplossingsgerichte aanpak kiest, nemen de teamleden de oorzaken van het probleem gewoon aan. De focus van het team is dan de oplossing. Welk doel streven we na, op welke manier werken we daar naartoe en wat is ervoor nodig om het te bereiken? Daarbij is het essentieel dat iedereen het eens is over de gekozen oplossing zelf. Over de argumenten voor die oplossing hoef je het dan niet eens te worden.

Tip 6: Communiceren kun je (je teamleden) leren

Communicatie is superbelangrijk voor een goede samenwerking binnen je team. Stel dus heldere communicatieregels op. Spreek af in welke gevallen je belt (bij urgente zaken), wanneer je mailt (bij minder urgente zaken) en in welke situatie je een Teams-berichtje stuurt (bij snelle maar geen urgente vragen of kleine taakjes bijvoorbeeld). Spreek in deze regels ook af hoe je samen vergadert: als je dat online doet, steek dan bijvoorbeeld je hand op als je de beurt wilt. Zo voorkom je dat iedereen door elkaar gaat praten.

Tip 7: Regel wie wanneer waar werkt

Na corona is het misschien een beetje een open deur, maar zeker niet minder waar: wie thuiswerkt en niet regelmatig incheckt, wordt al snel over het hoofd gezien. En voor de thuiswerker geldt juist dat hij niet ziet waar zijn collega’s mee bezig zijn. Hoogleraar Judith Olson van de Universiteit van Californië doet al dertig jaar onderzoek naar werken op afstand en kan het dus weten: als je hybride werkt met je team, zorg dan wel dat iedereen op dezelfde dagen thuis is en op dezelfde dagen op kantoor.

Tip 8: Debrief je team

Of je nou virtueel vergadert of live, het loont de moeite om naderhand een paar minuten te reserveren om je team te ‘debriefen’. Oftewel: vat samen wat er uit de vergadering is gekomen en welke actiepunten nu door wie opgepakt gaan worden. Zulke gespreksmomenten helpen je teamleden te verwerken wat er zojuist gezegd is. Dan begrijpen ze beter wat ze moeten doen, blijkt uit onderzoek van Harvard Business School.

Tip 9: Beantwoord je e-mail snel

Werkt je team veel thuis? Of jijzelf? Zorg er dan voor dat je e-mails waarin je wordt gevraagd iets te doen snel beantwoordt. Laat weten wanneer je de gevraagde taak af hebt. Zo weet iedereen dat zijn mail is gelezen en opgepakt – goed voor het onderlinge vertrouwen.

Tip 10: Accepteer conflicttsituaties

Alle tips opgevolgd, maar ontstaat er toch een conflict? Geen zorgen. In elk groepsproces komen conflicten voor. Dat is niet per se slecht; conflicten kunnen een team ook sterker maken. Medewerkers kunnen zo van elkaar leren en tot betere gezamenlijke beslissingen komen. Zolang het team maar met elkaar in gesprek blijft. Het is belangrijk dat ze problemen willen oplossen om vervolgens samen verder te kunnen.

Tip 11: Vergeet dat verplichte teamuitje

Lekker met elkaar een hele dag banjeren door het bos goed voor de teambuilding? Vergeet het maar. Uit recent onderzoek van de universiteit van Sydney blijkt dat zulke verplichte heidagen juist eerder tot wroeging leiden. Veel werknemers hebben een hekel aan opgelegde activiteiten die niets met werk te maken. Bewaar de escaperoom dus maar voor het familieweekend. Of zorg er in ieder geval voor dat het uitje niet verplicht is en niet te veel tijd opslokt.

Auteur

Fleur Willemsen

Fleur Willemsen is redacteur bij MKB Servicedesk.