Vertrouwenspersoon aanstellen in je bedrijf
6 veelgestelde vragen en antwoorden
Als werkgever ben je verplicht om een veilige werkomgeving te bieden aan je personeel. Fysiek, maar ook mentaal. Een vertrouwenspersoon aanstellen in je bedrijf is een manier om hier invulling aan te geven. Maar wat doet zo’n persoon? Is het wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon te hebben? En kies je voor een interne of externe vertrouwenspersoon?
Wat doet een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor. Het is iemand waarbij je medewerkers hun verhaal kwijt kunnen als ze te maken hebben met ongewenst gedrag op het werk. Een vertrouwenspersoon is onpartijdig en kan meedenken over oplossingen. Ook kan hij of zij medewerkers doorverwijzen naar een professional of helpen met het indienen van een klacht. Dit alles is vertrouwelijk, in verband met beroepsgeheim.
Taken vertrouwenspersoon
Dit zijn voorbeelden van de taken van een vertrouwenspersoon:
Luisterend oor bieden aan medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag.
Medewerkers adviseren over situaties rondom ongewenst gedrag.
Nazorg verlenen aan medewerker die te maken heeft gehad met ongewenst gedrag.
Medewerkers helpen en begeleiden met het indienen van een klacht en de behandeling daarvan.
Iemand die een klacht heeft ingediend opvangen, begeleiden, adviseren en waar nodig doorverwijzen.
De organisatie informeren en voorlichten over het voorkomen van ongewenste situaties.
Klachten en meldingen anoniem registreren.
Jaarlijks rapporteren aan de werkgever.
Waarom is het belangrijk om een vertrouwenspersoon te hebben?
Jaarlijks krijgen meer dan een miljoen mensen in Nederland te maken met (seksuele intimidatie), discriminatie of agressie. Dat kan dus ook in jouw bedrijf voorkomen. Het kan lastig zijn voor een slachtoffer om over problemen te praten. Met een vertrouwenspersoon zorg je voor een laagdrempelige manier om ongewenst gedrag te bespreken. Dit draagt bij aan een veilige werkomgeving.
Wanneer zet je een vertrouwenspersoon in?
Een vertrouwenspersoon is een middel om een veilige werkomgeving te bieden aan je personeel. Veel medewerkers weten niet waar ze terecht kunnen als ze zich niet veilig of prettig voelen op hun werk. Bijvoorbeeld als er sprake is van agressie, pesten, discriminatie of (seksuele) intimidatie op de werkvloer. Maar het kan ook gaan om humor die als kwetsend wordt ervaren, of bepaald taalgebruik.
Nu helpt het als je bedrijf duidelijke omgangsregels heeft. Dit maakt het makkelijker om elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag. Maar dan nog kunnen er ongewenste situaties ontstaan. Tussen medewerkers onderling, medewerkers en hun leidinggevende of tussen medewerkers en jou als werkgever. Dan is het fijn om een vertrouwenspersoon te hebben.
Is een vertrouwenspersoon wettelijk verplicht?
Een vertrouwenspersoon is nu nog niet verplicht. Maar er ligt een voorstel tot wijziging van de Arbeidsomstandighedenwet in verband met het wettelijk verplicht stellen van een vertrouwenspersoon. Hierover wordt waarschijnlijk begin 2023 uitspraak gedaan.
Je bent als werkgever vanuit de Arbowet wel verplicht om een veilige werkomgeving te bieden aan je medewerkers. Je moet een beleid hebben rondom deze vier thema’s:
Discriminatie - hier valt seksuele intimidatie ook onder
Agressie en geweld
Pesten
Werkdruk
Je vertrouwenspersoon kan terugvallen op dit beleid om zijn of haar werk goed te kunnen doen.
Interne of externe vertrouwenspersoon?
Als je een vertrouwenspersoon aanstelt in je bedrijf, kun je kiezen voor iemand die bij je organisatie werkt of iemand die extern is. Voor beide valt iets te zeggen. Een interne persoon kent de bedrijfscultuur en de werknemers goed. Dat is een voordeel.
Maar het is tegelijkertijd een voordeel dat een extern vertrouwenspersoon geen directe binding heeft met het bedrijf. Hij of zij zit niet vlak na een melding weer in vergadering met de melder of dader, en kan neutraler naar de situatie kan kijken. Ook is hij of zij vaak opgeleid voor de functie.
Je kunt ook een combinatie maken tussen een interne en externe vertrouwenspersoon. Dan heeft elke medewerker in elke situatie een geschikt aanspreekpunt.
Hoe zorg ik ervoor dat een vertrouwenspersoon ‘werkt’?
Zorg dat het binnen je bedrijf duidelijk is wat de gewenste omgangsvormen zijn. Dit maakt het makkelijker om elkaar aan te spreken. Ook geeft het de vertrouwenspersoon kaders voor gesprekken.
Stel een gedragscode en een klachtenregeling en -commissie op
Werk je met interne vertrouwenspersonen? Laat hen gerichte trainingen volgen. Zo zijn ze goed voorbereid en kunnen ze hun werk zo goed mogelijk doen.
Zorg dat medewerkers weten dat er een vertrouwenspersoon is en hoe ze deze kunnen bereiken. Vaak communiceren werkgevers dit alleen bij de aanstelling, maar in de praktijk blijkt dit niet voldoende. Zorg dus dat je regelmatig communiceert over de vertrouwenspersoon en dat informatie hierover makkelijk toegankelijk is, bijvoorbeeld in de kantine, het personeelshandboek of intranet.
