Eerste werknemer aannemen? Dit moet je weten
Waar je aan moet denken als je personeel in dienst neemt
Inhoud:
- Je eerste personeel aannemen
- Eerste werknemer aannemen in 6 stappen
- 1. Sluit een arbeidsovereenkomst af
- 2. Bereken de totale kosten van je eerste werknemer in dienst nemen
- 3. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst
- 4. Zorg voor een correcte personeels- en loonadministratie
- 5. Pas je verzekeringen aan en sluit nieuwe verzekeringen af
- 6. Identificatieplicht en overige verplichtingen
- Wat betaal je je eerste werknemer?
- Klaar om je eerste werknemer aan te nemen?
Je bedrijf groeit en het is tijd om een volgende stap te zetten: je gaat voor het eerst een werknemer aannemen. Dit is een mooie mijlpaal, maar ook best spannend. Want wat moet je eigenlijk regelen als je je eerste personeelslid aanneemt? Van arbeidscontracten tot loonadministratie en verzekeringen – bereid je stap voor stap voor op het in dienst nemen van je eerste werknemer.
Je eerste personeel aannemen
Je hebt officieel personeel zodra iemand voor jouw bedrijf werkt en voldoet aan de volgende voorwaarden:
De werknemer werkt minimaal drie opeenvolgende maanden voor je bedrijf;
Hij of zij werkt wekelijks of minstens twintig uur per maand tegen betaling;
Er is sprake van een gezagsverhouding;
Je bent verplicht loon te betalen;
De werknemer moet arbeid verrichten.
Is dit allemaal van toepassing? Dan ben je officieel werkgever.
Eerste werknemer aannemen in 6 stappen
Welke stappen moet je precies zetten bij het aannemen van een werknemer? Volg dit stappenplan:
1. Sluit een arbeidsovereenkomst af
Een arbeidsovereenkomst is de basis van de werkrelatie. Hoewel een mondelinge overeenkomst juridisch geldig is, wordt sterk aangeraden de afspraken op papier te zetten. Hiermee voorkom je misverstanden. In de arbeidsovereenkomst kunnen of moeten de volgende zaken worden opgenomen:
Gegevens van zowel werknemer als werkgever
Werkplek(ken)
Functieomschrijving en verantwoordelijkheden
Datum van indiensttreding
Aard van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd)
Vakantiedagen en eventuele pensioenregeling
Loon en uitbetalingstermijnen
Werktijden per dag of week
Opzegtermijn en eventuele proeftijd
Rechten bij ziekte of arbeidsongeschiktheid
Concurrentie- of relatiebeding bij specifieke functies
2. Bereken de totale kosten van je eerste werknemer in dienst nemen
Het aannemen van personeel brengt meer kosten met zich mee dan alleen het bruto maandloon. Denk aan:
Vakantiegeld (meestal 8% van het brutoloon)
Eventuele 13e maand of eindejaarsuitkering
Pensioenpremies (meestal gedeeld met de werknemer)
Bijdragen aan sociale verzekeringen
De totale loonkosten liggen gemiddeld 30% hoger dan het brutoloon dat je werknemer op zijn of haar rekening ontvangt. Hoe bereken je het netto uurloon en maandloon van je werknemers? Lees meer over de berekening van bruto naar netto.
Ook de bestaande CAO in je bedrijfstak is belangrijk voor het berekenen van de kosten. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Meer lees je in het artikel: onder welke cao valt mijn onderneming?
Tip: Om de loonkosten te beheersen, kun je ook overwegen om een ziekteverzuimverzekering af te sluiten. Deze verzekering beschermt je tegen de kosten van een zieke werknemer.
3. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst
Bij het aannemen van je eerste personeelslid moet je je inschrijven bij de Belastingdienst als werkgever. Dit houdt in dat je verantwoordelijk bent voor het afdragen van loonheffingen, waaronder:
Loonbelasting/premie volksverzekeringen
Premie Zorgverzekeringswet (Zvw)
Premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)
De Belastingdienst stuurt je na inschrijving een handboek loonheffingen waarin alles staat wat je moet weten over het juist afdragen van deze heffingen.
4. Zorg voor een correcte personeels- en loonadministratie
Zodra je werknemers in dienst neemt, moet je een overzichtelijke administratie bijhouden: de personeelsadministratie. Een belangrijk onderdeel daarvan is de loonadministratie. Denk hierbij aan:
De loonstaat: een overzicht van het bruto- en nettoloon, en de bijbehorende heffingen;
De loonstrook: een overzicht voor de werknemer van wat hij of zij verdient;
De jaaropgave: een overzicht van het totale loon en de afgedragen belastingen in een jaar.
Het kan slim zijn om deze administratie uit te besteden, zodat je zeker weet dat alles correct en volgens de laatste regels verloopt.
5. Pas je verzekeringen aan en sluit nieuwe verzekeringen af
Als werkgever moet je niet alleen je aansprakelijkheidsverzekering uitbreiden, maar ook andere verzekeringen overwegen. Verzekeringen die handig of verplicht zijn als je personeel in dienst neemt, zijn:
Ziekteverzuimverzekering
WAO-gatverzekering
Collectieve ongevallenverzekering
Pensioenverzekering
Daarnaast kun je onder bepaalde voorwaarden eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA of Ziektewet. Dit kan je kosten besparen, maar brengt ook extra verantwoordelijkheid met zich mee.
6. Identificatieplicht en overige verplichtingen
Voordat je eerste werknemer aan de slag kan, moet je zijn of haar identiteit controleren aan de hand van een geldig paspoort of rijbewijs. Daarnaast moet je jouw werknemer aanmelden bij diverse instanties en ervoor zorgen dat er binnen je bedrijf een preventiemedewerker aanwezig is. Bij minder dan tien personeelsleden mag je zelf als preventiemedewerker optreden.
Wat betaal je je eerste werknemer?
Het bepalen van het juiste salaris kan lastig zijn. Je wilt je werknemer voldoende betalen om tevredenheid en motivatie te garanderen, maar je wilt ook niet te veel betalen. Het is belangrijk om hierbij de branche, ervaring en functie in overweging te nemen. Je kunt meer lezen in ons artikel over een marktconform salaris.
Klaar om je eerste werknemer aan te nemen?
Het aannemen van je eerste werknemer is een grote stap, maar als je de juiste voorbereidingen treft, kan het jouw bedrijf helpen om verder te groeien.
