Salarisadministratie Service: sneller en foutloos zelf aan de slag

Zodra je medewerkers aanneemt, krijg je te maken met het personeelsdossier: de inhoud, wettelijke verplichtingen, regels rondom privacy en het bijhouden ervan. Daarom hebben we alle belangrijke informatie over het personeelsdossier voor je op een rij gezet.

Wat is een personeelsdossier?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Het personeelsdossier is hier een onderdeel van. In dit dossier staan niet alleen de persoonlijke gegevens van medewerkers, maar houd je ook bij hoe medewerkers functioneren, welke afspraken je samen hebt gemaakt en ook de verzuimregistratie zie je hier vaak terug. 

Is een personeelsdossier bijhouden verplicht?

Personeelsadministratie is verplicht voor elk bedrijf met personeel. Hierin zijn twee onderdelen belangrijk: het veilig bewaren van de persoonlijke en fiscale gegevens van medewerkers en gegevens rondom het functioneren. 

Daarnaast is het ook voor jezelf fijn om een dossier bij te houden:

• Het fungeert als naslagwerk voor de salarisadministratie en voor je werknemer. Handig als je iemand promotie wilt geven of juist ontslag wilt aanvragen. 

• Je voorkomt discussies. In het personeelsdossier leg je alle gemaakte afspraken vast. Dit voorkomt verwarring over afspraken en maakt dat je altijd kunt teruggrijpen op een document. 

• Je beperkt het risico op een naheffing van de Belastingdienst of een loonsanctie vanuit het UWV. Wist je dat je een verzuimboete kunt krijgen als je niet voldoet aan de identificatieplicht voor personeel? 

Inhoud van het personeelsdossier

In het dossier mag je wettelijk gezien alleen dingen zetten die je als werkgever nodig hebt om de arbeidsovereenkomst goed uit te voeren. Hiervan zijn een aantal zaken verplicht en een aantal dingen niet - maar wel handig. 

Verplichte inhoud personeelsdossier:

• NAW-gegevens, geboortedatum, ID-nummer, functie(s)

• Kopie van een paspoort of identiteitsbewijs

• De getekende arbeidsovereenkomst met de arbeidsvoorwaarden en eventuele andere bijlagen 

• Informatie over functioneren en ontwikkeling

Niet verplicht - wel handig

• Verzuimregistratie

• Salarisgegevens

• Informatie over promoties, bonussen en demoties

• Gegevens rondom klachten en waarschuwingen

• Verslagen van gesprekken, zoals die van beoordelings-, functionerings- en verbeteringsgesprekken en waarschuwingen

• Gemaakte afspraken

• Functiebeschrijving van de functie(s)

Dit mag niet in het personeelsdossier staan

In het dossier mag je alleen dingen bewaren die noodzakelijk zijn om het arbeidscontract goed te kunnen uitvoeren. Daar horen de volgende zaken niet thuis:

• Seksuele geaardheid

• Geloofsovertuiging

• Ras

• Politieke voorkeur

• Lidmaatschap vakvereniging

• Strafrechtelijke gegevens

• Medische gegevens over de aard en oorzaak van ziekte of aandoening. Verzuimregistratie - hoe vaak en hoe lang iemand ziek is - mag wel. 

Privacy en het personeelsdossier (AVG)

Zodra je een personeelsdossier aanmaakt, verwerk je personeelsgegevens. Je hebt dan te maken met de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de UAVG (Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming). Er zijn daarom een aantal voorwaarden voor het aanleggen van een personeelsdossier.

• Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de juistheid en de nauwkeurigheid van de gegevens

• Je mag niet meer gegevens vastleggen dan nodig is en de gegevens moeten relevant zijn

• Je moet je medewerkers informeren welke gegevens je verzamelt, met welk doel en op basis van welke rechtsgrond

• Je bent verplicht om de persoonsgegevens passend te beveiligen tegen verlies en diefstal

• Je mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk

• Je moet je medewerkers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien. Zij mogen eventueel informatie rectificeren, beperken of verwijderen

• Je bent verplicht om elke medewerker apart te wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van hun gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang

• je moet werknemers de mogelijkheid bieden om hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen

Personeelsdossier opbouwen in 6 stappen

Er is geen wet die zegt hoe jij je dossier moet opbouwen. Het mag op papier, het mag digitaal. De keuze is aan jou, zolang je voldoet aan de bovengenoemde privacy-voorwaarden. Veel ondernemers kiezen voor digitaal, omdat je daar koppelingen hebt met bijvoorbeeld verzuim-, verlof- en salarisadministratie. Het actueel en kloppend houden van je personeelsadministratie is daarmee een stuk makkelijker. 

Stap 1: Informeer medewerkers over het personeels­dossier

Voordat je gegevens ontvangt moet je mensen informeren over het personeelsdossier.. Welke gegevens gebruik je en waarvoor gebruik je die? Dit moet je doen vòòr je de gegevens daadwerkelijk ontvangt. Ook moet je informatie geven over je eigen identiteit en of je de persoonsgegevens ook aan andere organisaties verstrekt, bijvoorbeeld de arbodienst of een accountantskantoor.

Stap 2: verzamel de gegevens

Verzamel de gegevens die je nodig hebt. Maak als eerst een stamkaart aan. Dit is het (digitale) voorblad van het dossier waarop de belangrijkste gegevens van een werknemer staan. Denk aan functie, naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, adres, woonplaats, telefoonnummer, rekeningnummer en datum indiensttreding. Hierachter kun je de rest van de gegevens kwijt.

Heb je meer dan één werknemer? Dan kun je ook een collectief personeelsdossier aanleggen. Hierin staan algemene gegevens van je medewerkers, zoals ziek- en herstelmeldingen. 

Stap 3: verzorg de beveiliging 

Je hebt in dit dossier te maken met privacygevoelige gegevens. Je bent verplicht passende maatregelen te nemen om de privacy van je medewerkers te beschermen. Denk hierbij aan bescherming tegen cybercriminaliteit, maar ook aan het aantal mensen dat inzage heeft in het dossier. Dit wil je beperken, bijvoorbeeld tot de direct leidinggevende of de afdeling HR of Personeelszaken. 

Stap 4: werk het personeelsdossier regelmatig bij

Je bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van het personeelsdossier. Werk deze dus regelmatig bij. Altijd als er iets wijzigt, zoals een functieprofiel, NAW-gegevens, pensioengegevens; maar ook andere zaken naar aanleiding van een functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek of als de medewerker een bepaalde cursus of scholing afrondt. 

Dit is ook belangrijk als je sterk wilt staat in het geval je iemand moet ontslaan. Je moet in dat geval volgens de Wet werk en Zekerheid (WwZ) een ontslagdossier kunnen overleggen. Hiervan vormt een goed bijgehouden personeelsdossier de basis, zoals gegevens over het functioneren van een werknemer. Maar de rechter beoordeelt ook of je hebt voldaan aan de scholingsplicht uit de WwZ. Belangrijk dus om deze informatie goed bij te houden en vast te leggen. 

Stap 5: geef de mogelijkheid tot inzage en correctie

Medewerkers mogen vragen om de gegevens die je verzameld hebt in te zien. Hiervoor hoeven ze geen reden te geven. Ze kunnen om een correctie vragen als hun persoonsgegevens feitelijk niet juist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier gebruikt worden die in strijd is met de wet. 

De correctie is niet bedoeld om professionele indrukken, meningen of conclusies waarmee iemand het niet eens is te wijzigen. Wel mag je medewerker verwachten dat je er een schriftelijke mening bijzet als hij/zij aangeeft het ergens niet mee eens te zijn. Dit kan bijvoorbeeld als mensen het niet eens zijn over het verslag van een functionerings- of beoordelingsgesprek. 

Stap 6: verwijder wat je niet meer nodig hebt

Kijk regelmatig of alle gegevens nog correct en relevant zijn. Houd hierbij rekening met de wettelijke bewaartermijnen. 

Voorbeeld inhoudsopgave van een personeelsdossier

Persoonlijke gegevens (Stamkaart)

• NAW-gegevens

• Kopie van een geldig identiteitsbewijs

• Burgerservicenummer (BSN)

• Sollicitatiebrief en het cv van de medewerker

• Opgaaf gegevens voor de loonheffing

• Kopieën van diploma's

• Getuigschriften

• Verklaring Omtrent het Gedrag (indien van toepassing)

• Eventueel werkvergunning en/of verblijfsvergunning

Contracten & arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst

• Handtekening kennisgeving personeelshandboek

• Eventuele wijzigingen arbeidsovereenkomst

• Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)

• Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)

• Overzicht verlof

• Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)

• Documentatie over verstrekte eigendommen bedrijf en een getekende gebruikersovereenkomst

Functioneren & ontwikkeling

• Functieprofiel

• Verslagen van beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken

• Afspraken over loopbaan: actieplan, persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en targets

• Gevolgde cursussen en opleidingen

• Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera

Ziekteverzuim

• Verzuimfrequentie

Diversen

• Aantekeningen van leidinggevende

• Correspondentie met en over de medewerker

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.