Wanneer vraag je een Verklaring Omtrent het Gedrag aan?

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is soms nodig voor een ondernemer of werknemer. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij er wordt gewerkt met vertrouwelijke gegevens, geld, kwetsbare personen, of bij een aanbesteding. Wat is een VOG precies en hoe vraag je hem aan?

Een VOG wordt afgegeven door de dienst Justis van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Hiermee wordt aangegeven dat het gedrag geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, oftewel, dat deze persoon nooit is veroordeeld voor een strafbaar feit op dit gebied. Er zijn verschillende manieren om een VOG aan te vragen, namelijk via de gemeente of online en bij Justis.

VOG aanvragen bij de gemeente

In de gemeente waar je woont kun je een Verklaring Omtrent het Gedrag aanvragen door het inleveren van een ingevuld formulier. Als werkgever vul je het formulier in en zorg je voor de ondertekening. Hierop wordt ook aangegeven waarop getoetst moet worden. De werknemer moet zich bij het indienen van het ingevulde formulier legitimeren. 

VOG online aanvragen

Het initiatief hiervoor ligt bij de werkgever. Er wordt een digitaal formulier voor de werknemer klaargezet. De controle hierop gaat via codes die via de email worden gestuurd. Het versturen doet de werknemer door het inloggen met DigiD. Pas op met partijen die online adverteren dat ze het aanvraagproces kunnen versnellen. De websites geven de indruk dat je een reguliere aanvraag doet, maar later blijkt dat ze hier hoge kosten voor in rekening brengen.

VOG aanvragen bij Justis

De VOG kun je ook rechtstreeks aanvragen bij Justis, maar dat wordt vooral gebruikt voor werknemers die niet zijn ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP). Het gaat bijvoorbeeld om werknemers die in Nederland gaan werken, maar in het buitenland wonen. Het aanvragen gaat via een aanvraagformulier. Na het invullen kun je deze sturen naar de dienst Justis.

Wat is een VOG RP?

Dit is een Verklaring Omtrent het Gedrag gericht op rechtspersonen. Met een dergelijke verklaring kun je opvragen of een rechtspersoon integer en betrouwbaar is. Deze kun je aanvragen als je bijvoorbeeld een samenwerking aangaat met een zakenpartner. De VOG RP kun je aanvragen voor.een:

?         BV

?         Stichting

?         NV

?         Vereniging

Over de VOG RP

Soms heeft je bedrijf een VOG RP nodig. Bijvoorbeeld voor het aangaan van een zakelijke overeenkomst, contract, aanbesteding, of het aansluiten bij een branchevereniging. Je moet dan een vertegenwoordiger aanwijzen die de aanvraag indient bij de dienst Justis. Dit kan een bestuurder, vennoot of beheerder zijn, die is bevoegd op grond van de statuten of een verleende machtiging.

Na de aanvraag kijkt de Dienst Justis of je bedrijf geen strafbare feiten heeft verricht. Het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) onderzoekt ook of alle werknemers op sleutelposities, dus de bestuurders, maten, vennoten of beheerders, in aanraking zijn geweest met justitie.

VOG voor zzp'er

Ook als zzp'er moet je soms aan opdrachtgevers een VOG NP kunnen overleggen. Bij het invullen van het formulier mogen de aanvrager en de organisatie die de VOG verlangt niet hetzelfde zijn. Als je in een maatschap zit, kun je de maatschap als aanvragende organisatie invullen. Zo niet, dan kan een van je opdrachtgevers het formulier invullen. Vraag ze het doel van de aanvraag zo algemeen mogelijk te omschrijven, zodat je de VOG ook voor andere opdrachtgevers kunt gebruiken.

Hoe komt een arbeidsovereenkomst tot stand?

Je hebt pas officieel personeel in dienst als degene die voor je bedrijf werkt voldoet aan een aantal eisen. Iemand is personeel als:

• hij/zij drie opeenvolgende maanden voor het bedrijf heeft gewerkt;

• hij/zij iedere week of tenminste twintig uur per maand tegen betaling werkt;

• er een gezagsverhouding is;

• er loon moet worden betaald;

• er een verplichting is om arbeid te verrichten.

Als dat allemaal het geval is, kun je aan de slag met de volgende zaken.

Arbeidsovereenkomst

Allereerst moet je tot een overeenkomst komen met je (toekomstige) personeelslid: een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling gebeuren, maar het is verstandiger om dit schriftelijk vast te leggen: dan zijn de afspraken helder. In de arbeidsovereenkomst kunnen of moeten de volgende zaken aan bod komen:

• Naam (voorletters, tussenvoegsel, achternaam), geboortedatum, adres en woonplaats van de werknemer en naam, adres, woonplaats werkgever

• Plaats(en) waar wordt gewerkt

• Functie van de werknemer en de taak

• Tijdstip van indiensttreding

• Duur van de arbeidsovereenkomst (als deze voor een bepaalde tijd is gesloten)

• Vakantie-aanspraken

• Loon en de termijn van uitbetaling

• Gebruikelijke arbeidsduur (per week of per dag)

• Deelname aan een pensioenregeling (indien van toepassing)

• Of de CAO van toepassing is (en welke)

• Eventuele proeftijd

• Opzegtermijn (of de berekening daarvan)

• Arbeidsongeschiktheid en ziekte

• Eventueel regresrecht

• Identificatieplicht

• Concurrentie-/ of relatiebeding (alleen bij hogere of specifieke functies)

Kosten

Naast het maandelijkse bruto loon van jouw personeel, kun je te maken krijgen met bijkomende kosten voor vakantiegeld, dertiende maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten. De bestaande CAO in je bedrijfstak is daar zeer belangrijk bij. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Meer lees je in het artikel onder welke cao valt mijn onderneming.

Loonkosten

De loonkosten voor jou zijn ongeveer 30 procent hoger dan het brutoloon dat je werknemer ontvangt. Je betaalt immers ook een deel van de verzekeringen en andere bijkomende kosten. Naast het pensioen is dit het vakantiegeld (meestal 8 procent van het brutoloon) en de dertiende maand. Hierover worden loonbelasting en premies geheven, die je als werkgever moet afdragen.

Pensioen

Voor iedere werknemer gelden sociale verzekeringen wat betreft de pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Meestal deel je de premie hiervan met de werknemer. Vaak wordt dit al in de CAO of in de bedrijfstak pensioenfonds geregeld. Je bent verplicht dit aan de werknemer te melden.

Loonheffingen en aanmelden bij belastingdienst

Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de belastingdienst. Loonheffingen is een verzamelnaam voor:

• Loonbelasting / premie volksverzekeringen

• De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)

• De premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)

Meer informatie hierover vind je in het handboek loonheffingen. Deze ontvang je van de Belastingdienst als je je als werkgever aanmeldt. Deze aanmelding kan telefonisch of online.

Administratie

Behalve de al gemelde contracten en belastingverplichtingen komt er ook een stuk extra administratie bij kijken: de personeelsadministratie. De loonadministratie is daar een voorbeeld van. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen. Je moet dan denken aan formulieren als de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Dit zijn allemaal formulieren die van belang zijn om het loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Het kan handig zijn om dit uit te besteden, omdat de regels hiervoor jaarlijks veranderen.

Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten

Je moet niet alleen nieuwe dingen regelen, ook bestaande regelingen moet je aanpassen als je werkgever wordt. Het beste voorbeeld is de eigen aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf. Nu ben alleen jij verzekerd, door het aan te passen is ook de aansprakelijkheid van de werknemer verzekerd, aan klanten of aan derden. Ook de bedrijfsschadeverzekering moet worden aangepast. De vaste lasten stijgen immers en dat moet hierin meegenomen worden. Tevens kun je kijken of er nieuwe verzekeringen nu rendabel voor je zijn. Verzekeringen die afgesloten moeten of kunnen worden bij de komst van personeel zijn:

• ziekteverzuimverzekering,

• de WAO- gat verzekering,

• een collectieve ongevallenverzekering,

• pensioenverzekering.

Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet. Wil je direct eigenrisicodrager worden, dan moet je dit aanvragen voordat je een werknemer in dienst neemt. 

Andere verplichtingen

Voordat de werknemer begint, moet je de identiteit van de nieuwe werknemer vaststellen. Dit kun je doen door middel van een paspoort of rijbewijs. Ook moet je de nieuwe medewerker bij diverse instanties aanmelden. In je bedrijf moet namelijk een preventiemedewerker aanwezig zijn. Je mag ook zelf als preventiemedewerker optreden bij minder dan tien personeelsleden.

Wat het precieze salaris moet zijn van je medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Je wil je werknemer uiteraard niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt.