Kennissessie: de reis van je werknemer

De klant is koning. Ondernemers beloven trouw aan hun klanten en willen zorgen voor een optimale belevenis als het gaat om hun producten of diensten. Maar hoe zorg je daar als ondernemer voor? Door juist jouw medewerkers in hun kracht te zetten. Een goede employee journey geeft je die mogelijkheid. In dit artikel lees je wat een employee journey precies inhoudt, welke verschillende fases van employee journey er zijn en hoe je deze in kaart brengt.

Wat is een employee journey?

Alle interacties die een medewerker met de organisatie heeft, behoren tot de employee journey. Met een employee journey help je je medewerker door verschillende fases van hun dienstverband. Dit begint bij het aannemen en eindigt bij de uitstroom van personeel. Door de werknemersreis in kaart te brengen, bind en behoud je goed personeel. Daarnaast verhoog je de productiviteit en betrokkenheid. Zij zijn de ambassadeurs van jouw bedrijf en de drijvende kracht om de klant op één te zetten. Het opstellen van zo’n plan noemen we ook wel employee journey mapping.

Het belang van een employee journey

Een employee journey geeft inzicht in de ervaringen van je medewerkers tijdens het plannen en uitrollen van (nieuwe) taken. Hierdoor krijg je beter zicht op wat nodig is om medewerkers te begeleiden en op te leiden. Op die manier geef je medewerkers de ruimte zich te ontwikkelen, wat resulteert in meer tevredenheid en een sterkere bedrijfscultuur. En dat heeft weer een positief effect op zowel verloop als verzuim.

Fases van de werknemersreis

Een employee journey bestaat uit de interacties die je medewerkers hebben met de organisatie. Die contactmomenten noemen we ook wel touchpoints. Deze touchpoints zijn onder te verdelen in verschillende fases:

• Oriëntatie en sollicitatie: Dit is het eerste contactmoment van een toekomstige medewerker met je organisatie. Deze vindt plaats tijdens het wervings- en selectieproces. Denk dus na over hoe je je als organisatie wilt presenteren.

• Loonvoorstel: Na de selectieprocedure volgen contractonderhandelingen. Belangrijk hierbij is om rekening te houden met een marktconform salaris en aantrekkelijke secundaire voorwaarden. Geef nieuwe medewerkers het gevoel van waardering.

• Preboarding: Voordat medewerkers officieel starten met hun werkzaamheden, krijg je de mogelijkheid om ze kennis te laten maken met de organisatie. Eerste indrukken zijn belangrijk. Zorg dat een medewerker zich welkom voelt bij de organisatie.

• Onboarding: Een goed ingericht onboardingstraject zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers gelijk doelgericht kunnen starten. Zippia onderzocht in 2023 de kracht van een goede onboarding. Daaruit blijkt dat het de productiviteit met 70% bevordert en het behoud van medewerkers verhoogt met 82%. Win-win dus!

• Ontwikkeling: Uit onderzoek van het NCOI blijkt dat 8 op de 10 mensen zich graag blijft ontwikkelen. [JK8] Als organisatie wil je dit dus ook stimuleren. Een duidelijk plan, bijvoorbeeld in de vorm van een opleidingsbudget en het aanbieden van trainingen, helpt tevredenheid onder medewerkers hoog te houden.

• Uitstroom: Medewerkers zullen uiteindelijk het bedrijf verlaten. Onthoud dat zij ambassadeurs van de organisatie blijven. Als zij een vertrek ervaren als onprettig, zullen zij dit ook delen met anderen. Zorg dus voor een fijn afscheid.

Een employee journey in kaart brengen

Bij een employee journey stel je de belangrijkste contactmomenten met (potentiële) medewerkers op. Gebruik de belofte die je maakt aan je medewerkers als leidraad. Communiceer deze dus bij elke interactie. Om een goede employee journey te creëren onderneem je de volgende stappen:

• Verdeel medewerkers in persona's

• Bepaal per persona de stappen die ze doorlopen

• Omschrijf hun doelen

• Bepaal de touchpoints binnen de organisatie

• Bepaal wat de organisatie doet tijdens deze momenten

• Identificeer mogelijke obstakels om hun doelen te behalen

• Beschrijf wat de persona helpt om hun doelen te behalen

• Stel actiepunten op aan de hand van de verkregen informatie

Persona's definiëren

Niet alle medewerkers doorlopen dezelfde reis. Breng daarom in kaart welke medewerkers tot welke groep behoren.

1. Verdeel je medewerkers in groepen

Groepeer je personeelsbestand. Kijk bijvoorbeeld naar leeftijdsgroepen, teams en functietitels. Welke medewerkers delen dezelfde werknemersreis?

2. Maak een persona per groep

Maak een persona op basis van het profiel van het type medewerker. Vervolgens bepaal je de interacties die zij hebben met de organisatie. Schakel hiervoor ook collega’s in. Zij hebben een goed beeld bij hun interacties. Zo creëer je per groep een employee journey mapping. Beschrijf de persona als volgt:

• Geef hem of haar een herkenbare naam

• Omschrijf karakteristieken zoals leeftijd en functietitel

• Geef de persona een quote die zijn of haar essentie weergeeft

• Beschrijf doelen en motivaties

• Bepaal de touchpoints van de persona binnen de organisatie

• Bepaal gedrag en emoties: hoe communiceert dit type medewerker, wat zijn mogelijke frustraties?

3. Vraag om feedback

Ervaringen van medewerkers zijn je belangrijkste bron van informatie. Onderzoek deze dus. Richt je daarbij op de fase waarin zij zich bevinden. Zo krijg je de meest waardevolle informatie en kan je schaven waar nodig. Vraag bijvoorbeeld of zij gevolgde trainingen nuttig vonden en wat daar eventueel nog ontbrak aan informatie. Bepaal vervolgens welke stappen nodig zijn om dit type medewerker effectief te helpen in hun employee journey.

Optimalisatie van de employee journey mapping

Je organisatie is constant in beweging. Check daarom regelmatig of de mappings van de werknemersreis aanpassingen nodig hebben.

Analyseer ervaringen van medewerkers

Nadat je de employee journey in kaart hebt gebracht, bepaal je hoe je de ervaringen van verschillende persona’s gaat meten. Analyseer die bevindingen en optimaliseer je waar nodig de mapping per groep.

Betrek je personeel bij het verzamelen van ervaringen

Jouw personeel heeft het beste zicht op verschuivingen binnen werknemersreizen. HR kan die inschatting het beste maken tijdens het wervings- en selectieproces. Managers hebben goed zicht op wat er speelt binnen de organisatie. Door hun te betrekken, komt feedback van medewerkers sneller op de juiste plaats terecht. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je de juiste persona bij de juiste manager plaatst. Zo creëer je een goede basis voor een effectieve employee journey.

Leer alle ins en outs van de employee journey via onze kennissessie

Benieuwd hoe je een effectieve employee journey voor jouw organisatie creëert? Tijdens onze kennissessie nemen we je mee bij het opstellen van een effectieve employee journey. Van het uitzetten van vacatures tot het exitgesprek van uit dienst tredende medewerkers. Reserveer hier jouw plek.