Payrolling: wat is het en wat zijn de voor- en nadelen?
Verschillen tussen payroll, personeel in dienst en uitzendkrachten
Inhoud:
- Wat is payrolling?
- Welke taken neemt een payrollaanbieder van mij over?
- Wat is het verschil tussen eigen personeel en payroll?
- Wat is het verschil tussen uitzenden en payroll?
- Wat is het verschil tussen detachering en payroll?
- Arbeidsvoorwaarden en tijdelijke contracten
- Voor wie is payrolling interessant?
- Payroll: wat blijf je zelf doen?
- Voordelen payrolling
- Nadelen payrolling
- Wat kost payrolling?
Als je kiest voor payrolling, heb je wel personeel maar ben je juridisch gezien geen werkgever. In dit artikel lees je wat payrolling is, wat de verschillen zijn met uitzendkrachten en vast personeel en wanneer het interessant is.
Wat is payrolling?
Payrolling is een manier om personeel in dienst te nemen zonder zelf werkgever te worden. De werknemer komt bij het payrollbedrijf op de loonlijst, maar wordt ingezet in jouw bedrijf. Het payrollbedrijf neemt de juridische en administratieve taken van het werkgeverschap over, zodat jij je daar geen zorgen over hoeft te maken.
De overname van alle juridische en administratieve taken is meteen het grootste verschil met het uitbesteden van je salarisadministratie. In dat geval blijf jij namelijk wel gewoon werkgever.
Welke taken neemt een payrollaanbieder van mij over?
Het payrollbedrijf is juridisch gezien werkgever. Hierdoor neemt het payrollbedrijf niet alleen de arbeidsrechtelijke risico’s over, maar ook een groot deel van de personeelsadministratie. Dit betekent dat de payroller de arbeidsovereenkomsten opstelt, salarisbetalingen verzorgt, de afdracht van belastingen en premies regelt en ook de verzekeringen bij arbeidsongeschiktheid.
Maar ook administratieve taken, zoals het verwerken van verlof, ziekteverzuim of andere personeelsmutaties. Ook zorgen zij voor de verwerking van cao- en wetswijzigingen. Sommige payrollbedrijven ondersteunen je ook bij het personeelsbeleid. Ze helpen je functioneringsgesprekken te voeren en personeelsplannen te ontwikkelen.
Wat is het verschil tussen eigen personeel en payroll?
Een medewerker via payroll werkt bij jou op de zaak, maar jij bent niet de juridische werkgever van deze medewerker. Het payrollbedrijf doet de administratie en zorgt dat de contracten juridisch kloppen. Dit doet het bedrijf tegen een vergoeding op basis van het uurloon van de werknemer, met daarbovenop een bepaalde factor.
Anders dan bij personeel in vaste dienst, verzorg jij dus niet zelf de administratie. Ook loop je geen risico als een medewerker ziek wordt. Het payrollbedrijf moet de medewerker doorbetalen bij verzuim. Maar jij moet wel zelf vervanging zoeken als een payrollmedewerker ziek of op vakantie is.
Hoewel de medewerker officieel in dienst is bij het payrollbedrijf, ben jij op de werkvloer de 'werkgever'. Jij zoekt en selecteert ook zelf de medewerker. De payrollmedewerker werkt alleen voor jou, niet voor andere bedrijven. Payrollmedewerkers hebben dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechten als werknemers die bij jou in dienst zijn.
Wat is het verschil tussen uitzenden en payroll?
Een uitzendkracht is eigenlijk een medewerker van het uitzendbureau die tijdelijk bij jou aan de slag is. Het bureau is de formele werkgever van de uitzendkracht. Het uitzendbureau regelt de administratie en loopt risico bij ziekte en verzuim. Een verschil met payroll is dat niet jij, maar het uitzendbureau de medewerkers werft en selecteert. Het bureau kan de uitzendkracht ook bij andere bedrijven laten werken, terwijl een payrollmedewerker exclusief voor jou werkt. Is een uitzendkracht ziek? Dan zorgt het uitzendbureau voor vervanging. Bij payroll moet jij zelf vervanging regelen.
Wat is het verschil tussen detachering en payroll?
Het belangrijkste verschil tussen payrolling en detacheren is dat bij payrolling de arbeidsduur van de werknemer kan variëren. Bij detachering is de arbeidsduur meestal voor een bepaalde periode vastgelegd.
Stel dat je een webshop hebt en een nieuwe webdesigner wil inzetten. Je hebt zelf al een webdesigner gevonden, maar weet nog niet hoelang je hem nodig hebt. Dan kun je kiezen voor payrolling. Als je de webdesigner op een bepaald moment niet meer nodig hebt, kun je de samenwerking met het payrollbedrijf beëindigen.
Organiseer je een evenement en heb je voor een korte periode een aantal extra mensen nodig? Dan kun je kiezen voor detachering. Het detacheringsbureau stelt dan een team van medewerkers samen dat alleen voor de duur van het event bij jou werkt.
Arbeidsvoorwaarden en tijdelijke contracten
Een medewerker die werkt via payroll, heeft dezelfde arbeidsvoorwaarden als een medewerker die bij jou in loondienst is. Geldt er een cao voor jouw branche? Dan is die ook van toepassing op payrollmedewerkers. Uitzendkrachten hebben andere voorwaarden, zij vallen namelijk onder de cao voor uitzendkrachten.
Een ander belangrijk verschil tussen payroll en uitzenden is het aantal tijdelijke contracten dat je mag geven. Bij payrolling geldt de ketenregeling. Die houdt in dat je een werknemer maar maximaal drie contracten mag aanbieden in drie jaar tijd. Een uitzendkracht mag je langer flexibele contracten geven, namelijk vier jaar.
Voor wie is payrolling interessant?
Payrolling kan interessant zijn voor vrijwel ieder bedrijf met personeel. Met name door de verhoogde flexibiliteit, het gemak, het beperkte risico en het financiële voordeel dat je kunt behalen door efficiënter in te kopen. Het maakt daarbij niet uit of het om een kortlopend project of een langetermijnproject gaat.
Payroll: wat blijf je zelf doen?
Jij blijft opdrachtgever en blijft de belangrijke zaken zelf bepalen. Denk aan het aannemen van nieuwe werknemers, de hoogte van het salaris, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken en andere zaken die voor de interne gang van zaken en voor medewerkers van belang zijn. Er verandert dus niets op de werkvloer. Sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) moet je payrollmedewerkers ook dezelfde arbeidsvoorwaarden geven als je vaste personeel.
Voordelen payrolling
Je weet vooraf wat je personeelskosten zullen zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden in je berekeningen;
Je betaalt een vast tarief en ontvangt periodiek één factuur. Zo heb je een zeer nauwkeurige inzage in je totale salaris- en personeelskosten;
Je krijgt geen facturen en/of aangiften meer van instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, diverse pensioen- en aanverwante verzekeringen, de arbodienst, de verzuimverzekering en accountants (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie. Die facturen gaan naar het payrollbedrijf;
Jouw financiële administratie wordt kleiner en inzichtelijker;
Voor jouw medewerkers verandert er feitelijk weinig, behalve dat zij kunnen terugvallen op een professionele dienstverlener op het gebied van personeel en organisatie;
Je bent flexibel. Heb je een payrollwerknemer niet meer nodig? Dan zit je hier niet aan vast. Je huurt een payrollmedewerker vaak voor een bepaalde tijd in, bijvoorbeeld bij een tijdelijk project, ter vervanging bij ziekte of bij seizoensdrukte;
Je hebt geen werkgeversrisico. Ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid of een ontslagvergoeding? Deze risico’s draagt het payrollbedrijf.
Nadelen payrolling
Je blijft aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. In principe betaalt het payrollbedrijf deze bedragen. Controleer wel of dit daadwerkelijk gebeurt, want de Belastingdienst stelt jou aansprakelijk als het niet gebeurt. Je vindt het loonheffingennummer en de specificatie op het loonstrookje van je werknemer.
Payrolling is duurder dan iemand zelf in dienst nemen. Je betaalt voor de diensten van de payroller. Payroll is wel goedkoper dan een uitzendkracht inhuren, omdat je geen externe wervingskosten hebt.
De band met je vaste personeel kan veranderen door de overstap naar payrolling. Je loopt het risico dat ze door deze manier van betalen meer afstand tot jou en je bedrijf voelen en zelfs minder waardering ervaren. Voor je flexibele personeel zal dit nadeel minder gelden.
Wat kost payrolling?
De kosten van payrolling zijn in Nederland afhankelijk van een aantal factoren, zoals:
Het brutoloon van de medewerker. Hoe hoger het loon, hoe meer je betaalt voor payrolling;
De cao die van toepassing is, omdat daar de hoogte van de werkgeverslasten is vastgelegd;
Het aantal uren dat een medewerker werkt. Hoe meer uren, hoe hoger de kosten van payrolling;
De diensten van het payrollbedrijf. Hoe meer diensten een payrollbedrijf biedt, hoe meer ze uit handen kunnen nemen. Maar daar betaal je wel voor.
Meestal zijn de kosten voor payrolling te berekenen door het brutoloon van de medewerkers te vermenigvuldigen met een omrekenfactor. In Nederland ligt die omrekenfactor vaak tussen de 1,70 en 2,00 (2024). In dit artikel van onze kennispartner Maqqie lees je hoe je de offertes voor payroll kunt vergelijken.
Vergelijk offertes
Omrekenfactoren kunnen verschillen per payrollbedrijf. Het is daarom verstandig om bij verschillende bedrijven de prijzen op te vragen, voor je een keuze maakt. Bij onze kennispartner Maqqie kun je bijvoorbeeld eenvoudig digitaal een offerte opvragen.
