Je loonadministratie zelf doen: eisen, mogelijkheden en stappenplan
Steeds meer ondernemers doen hun loonadministratie zelf. Zeker voor ondernemers die niet met een cao te maken hebben, is zelf de salarisadministratie doen het overwegen waard. En je kunt het ook prima zelf doen, als je maar weet wat je moet doen. Met wat fiscale en boekhoudkundige kennis houd je in 3 stappen je loonadministratie in eigen beheer.
Loonadministratie zelf doen: waar moet je op letten?
Zodra je een bv hebt of gaat starten met eigen medewerkers, krijg je te maken met salarisadministratie. Een salarisadministratie bestaat in ieder geval uit:
Loonstaten
Loonstroken
Jaaropgaves
Daarnaast kunnen hier per onderneming de nodige dingen aan toegevoegd worden. Zo ziet de salarisadministratie van een BV met dga-salaris er anders uit dan die van een bedrijf dat werkt met een prikklok om uren bij te houden. Wel geldt altijd de wettelijke bewaarplicht en bewaartermijn van 7 jaar.
Eisen van de Belastingdienst
Zodra de eerste werknemer in dienst treedt, moet je een loonstaat aanleggen. Per werknemer houd je verder de persoons- en loongegevens bij. Dit zijn het loonbedrag, de loonbelasting, premies, reiskostenvergoeding, NAW-gegevens en burgerservicenummer. Ook zet je hier de toepassing van de loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding (IKV) neer. Met de identificatieplicht voor een werknemer kun je persoonlijke gegevens checken die je van de Belastingdienst moet bewaren. Zo weet je zeker dat alles klopt.
Lees meer over wat je moet opnemen in het personeelsdossier
Stappenplan: zelf je salarisadministratie doen
Als je elke maand ongeveer dezelfde salarissen overmaakt aan je personeel, dan kun je het verlonen makkelijk zelf regelen. In sommige gevallen kun je door automatisch te verlonen naast geld ook tijd besparen. Hoe werkt het? Met deze 3 stappen doe je zelf de salarisadministratie.
Stap 1: zet je eerste stappen als werkgever
Je wilt een goede werkgever zijn: een die op tijd betaald, voldoet aan de wet en geen fouten maakt. Start daarom eerst met je stappen als werkgever. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer toegestuurd dat je nodig hebt voor de loonadministratie. Ook heb je een beschikking nodig. Deze krijg je elk jaar in december van de Belastingdienst. Hierop staat welk premiepercentage Whk (gedifferentieerde premie werkhervattingskas) op jou van toepassing is en in welke bedrijfssector je valt.
Geef bij de Belastingdienst aan dat je zelf de loonadministratie gaat doen. Dat kan belangrijk zijn voor de informatie die je krijgt toegestuurd. Denk aan informatie over algemene administratieve verplichtingen, bijzondere administratieve verplichtingen, gegevens van de inkomstenverhouding of informatie over de bewaarplaats, bewaartermijn en controle.
Stap 2: zet je salarisadministratie op
Salarisadministratie moet nauwkeurig gebeuren. Door een persoon verantwoordelijk te maken, is het duidelijk wie wat doet en voorkom je dubbel werk en fouten.
Bepaal nu hoe je de loonadministratie gaat bijhouden. Je hebt grofweg twee opties:
(Digitaal) kasboek en/of document: je legt de administratie aan in een spreadsheet, op papier of een combinatie van beiden. De goedkoopste oplossing, maar ook de oplossing die het meeste tijd kost en het gevoeligst is voor fouten. Je hebt hier veel kennis voor nodig van boekhouding en moet heel nauwkeurig kunnen werken.
(Online) software voor salarisadministratie. Je gebruikt een pakket dat alleen op je eigen computer(s) staat of in de cloud. Hierin heb je gratis en bepaalde opties. De berekeningen zijn dan geautomatiseerd, waardoor je ‘alleen’ maar de juiste gegevens hoeft in te voeren. Voordelen zijn dat nieuwe wetten en regels in updates worden verwerkt en een goede beveiliging van gegevens.
Vragen ter overweging bij het kiezen van salarisadministratie software
Is het pakket compleet? Kun je een loonstaat, loonstrook en jaaropgave genereren?
Hoe gebruiksvriendelijk is de software?
Kun je de software on- en offline gebruiken?
Worden updates automatisch doorgevoerd of moet je dat handmatig doen?
Hoe kun je de helpdesk bereiken en waarmee kunnen ze je helpen?
Kun je een training volgen om handig te worden met het systeem?
Kun je de software koppelen aan andere systemen in je bedrijf? Denk aan uren-, verlof- en verzuimregistratie?
Ken je andere ondernemers die zelf hun salarisadministratie doen? Welke software gebruiken zij en waarom?
Pakket gekozen? Dan moet je je personeel erin zetten. Je hebt in ieder geval de NAW-gegevens nodig, maar ook het BSN- en IBANnummer. Houd er ook rekening mee dat elke medewerker ook een model opgaaf van de Belastingdienst moet invullen, zodat je weet of je loonheffing moet toepassen of niet.
Werk je met stagiairs, dan moet je de sociale premies aanpassen. Vaak hoef je daarvoor enkel het type dienstverband aan te passen wanneer je de stagiair toevoegt aan je salarisadministratie. Ook is aan te raden om het type dienstverband, tijdelijk of vast, te koppelen aan elke medewerker. De betere softwaresystemen wijzen je namelijk een maand voor de einddatum op het aflopen van het contract.
Stap je over van het ene salarispakket naar het andere? Download dan een bestand met al je bedrijfsgegevens uit je huidige salarisadministratiepakket en upload deze direct in de nieuwe software.
Stap 3: betaal elke maand salaris uit
Je kunt in de software de loonrun laten automatiseren, vaak per 4 weken of per maand. Dat betekent dat je in de salarissoftware aangeeft op welke dag van de maand je salaris wilt uitbetalen en op welke dag je automatisch de loonaangifte doet. Dit stel je één keer in en vervolgens loopt dit proces automatisch. Daarna maakt de software elke maand op dezelfde datum de salarisstroken aan. Ook staat er een SEPA-bestand voor je klaar dat automatisch door je bank ingelezen kan worden om de salarissen over te maken.
Reiskosten vergoeden, een nieuwe medewerker toevoegen of een salarisverhoging verwerken moet je wel handmatig doen. Daar zul je je dus even in moeten verdiepen.
Tegenwoordig zijn er verschillende partijen, waarbij je zelf je loonadministratie kunt regelen. Via Loket.nl bijvoorbeeld regel je de salarisadministratie flexibel zelf. Het invoeren van de uren en vergoedingen van medewerkers kun je zelf doen, maar bijvoorbeeld een nieuwe medewerker invoeren in de applicatie kun je uitbesteden. Zo bepaal je zelf welke samenwerking jij prettig vindt.
Zelf salarisstrook maken
Werk je zonder softwarepakket, dan moet je zelf een loonstrook maken. Hierop kan je werknemer zien wat hij in een bepaalde periode heeft verdiend. Vanuit de wet heb je eisen over de inhoud en over het moment van verstrekken.
Wanneer geef je een loonstrook? Je moet je werknemer een loonstrook geven bij de eerste loonbetaling. Daarna ben je verplicht een loonstrook te geven als de loonbetaling anders is de vorige loonbetaling.
Wat ze je op een loonstrook? Verplichte gegevens
Wil je aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, dan moet je volgende gegevens op de salarisstrook zetten:
Naam van je bedrijf
Naam van de werknemer
Brutoloon in geld
Opbouw van het loon: bijvoorbeeld basisloon, prestatiebeloning, provisie, toeslagen, premies, etc.
Inhoudingen op het loon: bijvoorbeeld inhouding pensioenpremie, loonbelasting, inkomensafhankelijke bijdrage ZvW, loonbeslag, etc.
Uren dat een werknemer werkt op basis van het arbeidscontract
Het loontijdvak: de periode waarover je loon betaalt
Als je vakantiegeld betaalt: de periode waarover je dat betaald
Het wettelijke minimumloon dat voor deze werknemer geldt, ook als je meer betaalt.
Niet verplicht, wel handig:
het nummer inkomstenverhouding van deze inkomstenverhouding
SV-loon (loon voor werknemersverzekeringen)
het loon voor de Zvw
verrekende arbeidskorting
het aantal verloonde uren
het belastbare loon
Of je loonheffingskorting wel/niet hebt toegepast
werknemersverzekeringen waarvoor je werknemer is verzekerd
Let op: Je mag niet zomaar een digitale loonstrook geven. Hier moet je werknemer uitdrukkelijk toestemming voor hebben gegeven.
Salarisadministratie zelf doen, uitbesteden of half-half?
Heb je een kleine onderneming met weinig kennis de loonadministratie? Dan kiezen veel ondernemers voor uitbesteden. Je kunt je hierdoor (met je team) focussen op de kerntaken van je onderneming en hoeft je niet druk te maken om geldzaken.
Heb je een redelijk klein bedrijf met veel werknemers en een gemakkelijke loonadministratie? Dan kun je kiezen om deze administratie zelf te voeren. Je betaalt namelijk vaak per salarisstrook en met veel medewerkers kan dit bedrag behoorlijk oplopen.
Heb je een grote onderneming? Dan is het logisch dat je een salarisadministrateur in dienst neemt. Toch kun je vaak je salarisadministratie ook gemakkelijk zelf doen, zoals met de gebruiksvriendelijke app van Loket.nl
Voordelen van zelf je loonadministratie doen
Je beheert de gegevens zelf. Even snel iets aanpassen? Dat kun je direct doen, want je bent niet afhankelijk van een administratiekantoor.
Werk je met een pakket? Dan betaal je vaak eenmalig een bedrag voor de software en daarna jaarlijks voor de licentie - in plaats van per loonstrook of handeling. Hierdoor ben je bij een groter aantal werknemers en/of handelingen die je doet vaak goedkoper uit.
Je hebt zelf altijd inzicht in de gegevens, waardoor je meer overzicht hebt.
Je bouwt boekhoudkundige en fiscale kennis op die je ook op andere gebieden in het ondernemen van pas kan komen.
Voordelen van loonadministratie uitbesteden
Het kost minder tijd. Werk je met een administratiekantoor? Dan hoef je vaak alleen de urenstaten en personeelsmutaties door te geven.
Je hoeft zelf geen boekhoudkundige of fiscale kennis te hebben. Je hoeft je geen zorgen te maken over veranderende regeltjes en kunt dit deel van je administratie loslaten.
De kosten vallen veel ondernemers mee. Je betaalt meestal een vast bedrag per loonstrook. Het loont om verschillende offertes op te vragen.
Je kunt je tijd besteden aan dingen die geld opleveren, omdat je geen nieuwe kennis hoeft op te doen of een nieuw systeem hoeft te leren kennen.
De derde optie: je doet een deel zelf en besteedt een deel uit
Er zijn partijen waarbij je zelf kunt kiezen welk deel van de salarisadministratie je wel en niet zelf wil doen. Zo kun je zelf de uren en lonen van je medewerkers invoeren, maar verzorgt de partij voor een correcte loonstrook, het op tijd versturen van de jaaropgaven en het invoeren van nieuwe medewerkers.
Tip: zorg dat er een professional meekijkt
Besluit je om (voorlopig) je salarisadministratie zelf te doen? Dan is het slim om regelmatig, bijvoorbeeld één keer per jaar, een professional mee te laten kijken. Bijvoorbeeld als de jaaropgaven eruit moeten of met de aangifte inkomstenbelasting. Hierdoor weet je niet alleen of je het goed doet, maar heb je ook een goed overzicht van je jaarcijfers. Ook kun je hier eventuele vragen neerleggen als je er zelf niet uitkomt.
