Besparen op personeelskosten

Voor werknemers die niet op een steenworp afstand van werk wonen, kun je reiskostenvergoeding uitkeren. Met een gemiddelde woon-werkafstand van 22,7 kilometer (2023) in Nederland is de kans dus groot dat je hiermee te maken krijgt. Waar hebben je werknemers eigenlijk recht op en welke andere zaken zijn van belang?

Is reiskostenvergoeding verplicht?

Reiskosten vergoeden is niet wettelijk verplicht, maar de meeste werkgevers doen het wel. Het is namelijk een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde, soms ook opgenomen in de cao.  Veel werknemers hechten er waarde aan. Vandaar dat reiskostenvergoeding meestal een vast onderdeel van het arbeidsvoorwaardengesprek is.

Kies je ervoor om geen reiskostenvergoeding aan je personeel te betalen? Dan kan dit leiden tot frustratie en onvrede. Bovendien loop je het risico dat concurrenten wél reiskosten vergoeden. Het niet betalen van reiskosten kan hiermee negatief werken in het proces van personeel aan je bedrijf binden. 

Whitepaper: Arbeidscontracten

Download

GRATIS

Reiskostenvergoeding Belastingdienst: is het aftrekbaar?

Een andere reden om reiskostenvergoeding te betalen aan je werknemers is dat deze reiskosten aftrekbaar zijn. Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: het levert je een belastingvoordeel op.

Maximale onbelaste reiskostenvergoeding 2024

Er bestaat geen wettelijke reiskostenvergoeding. Wel is er een maximale reiskostenvergoeding vastgesteld die je belastingvrij mag betalen aan je werknemers die met eigen vervoer komen. Voor reizen met het openbaar vervoer geldt de maximale onbelaste vergoeding per kilometer niet. Je mag in dat geval ook de werkelijk gemaakte kosten onbelast vergoeden. Hierover lees je verderop in het artikel meer.

In 2023 steeg de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 naar € 0,21 cent per kilometer. Ook in 2024 is de onbelaste reiskostenvergoeding weer gestegen, nu van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer. De verhogingen zijn ingegeven door de  fors gestegen brandstofprijzen.

Overzicht reiskostenvergoeding 2022, 2023 en 2024

Belangrijk: voor reizen met openbaar vervoer geldt de maximale onbelaste vergoeding per kilometer niet. Je mag in dat geval ook de werkelijk gemaakte kosten onbelast vergoeden. Hierover lees je verderop in het artikel meer.

Onbelaste reiskostenvergoeding vs maximale reiskostenvergoeding

Het onbelaste deel is iets anders dan de maximale reiskostenvergoeding. Hoeveel reiskostenvergoeding je per kilometer vergoedt, bepaal je zelf. Dit kan meer of minder zijn dan het onbelaste deel. 

Vergoed je meer dan 23 cent per kilometer in 2024? Dan betaalt je werknemer wel belasting over het deel boven de 23 cent per km. Dit deel wordt namelijk gezien als loon. Hierover wordt in principe loonheffing ingehouden; het meerdere wordt belast als brutoloon. 

Vrije ruimte WKR benutten voor hogere reiskostenvergoeding

Als je het meerdere betaalt vanuit de vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR), gelden er andere regels. Dan betalen je werknemers geen belasting over de reiskostenvergoeding, ook niet als je bijvoorbeeld 28 cent per kilometer vergoedt. 

Reiskostenvergoeding: fiets, auto of lopend?

Het maakt voor het recht op reiskostenvergoeding niet uit hoe iemand naar zijn werk komt. Meestal is het vooral een tegemoetkoming voor mensen die met de auto komen, maar ook werknemers die met een ander vervoermiddel komen profiteren van deze regeling.

Reiskostenvergoeding fiets, tram, brommer

Het maakt niet uit of je personeel met de auto, trein, bus, tram, fiets of zelfs lopend naar werk reist. Woon-werkverkeer, het reizen van huis naar werk en omgekeerd, komt altijd in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding die voor dat jaar is vastgesteld.

Vanaf hoeveel kilometer woon-werkverkeer vergoeding?

Er bestaat ook geen wettelijke afspraak over het het aantal kilometers dat als minimum telt om in aanmerking te komen voor reiskostenvergoeding. Dus of je werknemer nu 7 of 70 kilometer reist, je kunt er altijd voor kiezen reiskosten te vergoeden.

Sommige werkgevers hanteren wel een minimum en betalen pas reiskostenvergoeding vanaf een bepaald aantal kilometers. Zo’n minimum is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao. Er zijn diverse cao’s die een minimale afstand van 10 kilometer hanteren.

Reiskostenvergoeding: vast of variabel?

Je kunt kiezen voor een vaste en een variabele vergoeding. Een vaste vergoeding betaal je als iemand altijd vanaf hetzelfde adres komt en hetzelfde aantal dagen werkt. Een variabele vergoeding betaal je wanneer iemand van en naar verschillende locaties en/of verschillende dagen werkt.

Vaste reiskostenvergoeding berekening 

Je mag een vaste reiskostenvergoeding betalen als een werknemer minimaal 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Een locatie telt als vaste werkplek als je werknemer deze meer dan 40 keer per kalenderjaar bezoekt. Je mag dan kiezen voor een vaste vergoeding, berekend over 214 dagen, de 128/214 dagenregeling. Die 128 dagen gelden voor iemand die 5 dagen per week naar werk reist. Werkt iemand parttime? Dan bereken je de vergoeding naar rato. 

Voor een vaste vergoeding bepaal je de woon-werkafstand. De meest gebruikelijke weg is hierin voor de Belastingdienst leidend, waardoor niet altijd de kortste weg het uitgangspunt is. Een route binnendoor is korter, maar duurt vaak veel langer. Het is dan gebruikelijker om de snelweg te pakken voor minder reistijd. Die route hou je dan voor het berekenen van de vergoeding.

Maandelijkse vaste reiskostenvergoeding

Deze werknemer reist 4 dagen per week met een privé-auto naar kantoor. Een enkele reis is 30 kilometer, heen en weer 60 kilometer. Je moet de 128/214 dagenregeling dus naar rato toepassen. Zowel in het berekenen van de vergoeding als in het berekenen van het aantal dagen dat iemand naar werk moet reizen om recht te hebben op de vergoeding. 

• 4 dagen = 80% van een fulltime dienstverband

• 80% van 128 dagen = 0,8 x 128 = 103 dagen moet iemand naar werk reizen om in aanmerking te komen. 

• 80% van 214 dagen = 0,8 x 214 = 171,2 dagen waarover je reiskosten betaald. 

• Vaste reiskostenvergoeding per maand: 0,8 *171 *€0,23 • 60 kilometer / 12 = €196,88

Variabele reiskostenvergoeding berekening

Reist je werknemer van en naar verschillende locaties en/ of op verschillende dagen? Dan kun je een variabele reiskostenvergoeding aanbieden. Dit geldt ook als je werknemer de ene keer met de auto en de andere keer met de brommer of openbaar vervoer reist. 

Om in aanmerking te komen voor een variabele reiskostenvergoeding moet je werknemer  een rittenadministratie bijhouden en een declaratieoverzicht aanleveren. Hierop moet in ieder geval de datum, postcode, huisnummer en plaats van het begin- en eindpunt van de reis staan. Voor een variabele reiskostenvergoeding houd je dus het werkelijk afgelegde aantal kilometers bij.

Afwisselend reiskostenvergoeding fiets, auto, openbaar vervoer

Het maakt dus niet uit of een werknemer de ene dag op de fiets en de andere dag met het openbaar vervoer of de auto reist. In alle gevallen mag je tot 23 cent per kilometer onbelast vergoeden. Hiervoor moet je werknemer wel een goede administratie (declaratieoverzicht) bijhouden. 

Opgeven reiskostenvergoeding belastingdienst

Reist je werknemer met het openbaar vervoer naar werk? Dan komt diegene in aanmerking voor reisaftrek. Onder bepaalde voorwaarden mag je werknemer een vast bedrag aftrekken van het bruto inkomen. De vergoeding die je betaalt voor reiskosten met het openbaar vervoer, moet je werknemer eerst van dit vaste bedrag aftrekken. Hoeveel dit vaste bedrag bedraagt, staat in de tabel ‘reisaftrek openbaar vervoer’. 

Is het tijd voor aangifte inkomstenbelasting en regelt je werknemer dit zelf? Maak diegene dan attent op dit belastingvoordeel.

Reiskostenvergoeding voor reizen met openbaar vervoer

Voor reizen met openbaar vervoer geldt nog een andere regel: je mag in dit geval kiezen tussen het belastingvrij vergoeden van: 

• werkelijk gemaakte reiskosten

• aantal gemaakte kilometers tot maximaal 23 cent per kilometer

Dat betekent dat je een hogere vergoeding onbelast kunt betalen. Het gaat niet ten koste van je vrije ruimte in de WKR en je werknemer hoeft over het hele bedrag geen belasting te betalen. 

Alternatieven reiskostenvergoeding woon-werk

Twijfel je over wel of geen reiskostenvergoeding aan je werknemers betalen, maar wil je ze op een andere manier financieel tegemoetkomen? Overweeg dan een of meerdere alternatieven, zoals: 

• Auto van de zaak 

• OV-trajectkaart 

• Vergoeding(en) vanuit Werkkostenregeling (WKR)

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.