Auto van de zaak
Wat zijn de opties?
Wil jij je medewerkers graag een auto van de zaak geven? Voor veel medewerkers betekent dit een mooie blijk van waardering. Wil je de auto van de zaak zelf rijden? Dan biedt een bedrijfsauto een aantal interessante financiële voordelen. Wat zijn de opties en welke afspraken moet je met je medewerker maken?
Wanneer is een auto van de zaak interessant?
Gaan je medewerkers regelmatig bij klanten of andere zakenrelaties op bezoek? En vind je het belangrijk dat ze hier goed voor de dag komen? Dan is het vaak een goed idee om je medewerkers een auto van de zaak te bieden. Deze secundaire arbeidsvoorwaarde wordt nog steeds gezien als een teken van waardering, geen overbodige luxe in een tijd van krapte op de arbeidsmarkt.
Wil je als ondernemer zelf een auto van de zaak rijden? Het grote voordeel is dat je alle kosten van de auto kunt inboeken als zakelijke kosten. Wel krijg je te maken met bijtelling, hierover lees je verderop in dit artikel meer.
Hoe geef ik mijn werknemer een auto van de zaak?
Er zijn verschillende opties om je medewerker een auto van de zaak te geven:
Je werknemer gebruikt een auto die eigendom is van het bedrijf
Je leaset een auto voor een individuele werknemer
Je hebt auto’s voor het bedrijf geleaset, waar verschillende werknemers gebruik van kunnen maken, zogeheten poule-auto’s.
De werknemer koopt, huurt of leaset een auto, waarbij jij de totale kosten vergoedt.
Voor al deze opties geldt: als de medewerker de auto ook privé gebruikt, krijg je te maken met bijtelling. De enige twee situaties waarbij geen bijtelling wordt gerekend, is wanneer je de werknemer reiskostenvergoeding geeft in plaats van een auto voor hem faciliteert, of wanneer de werknemer niet meer dan 500 km per jaar privé rijdt en dit met een sluitende rittenregistratie kan verantwoorden.
Kosten auto van de zaak
Als je een auto op naam van de zaak koopt, wordt het aankoopbedrag opgeteld bij je ondernemingsvermogen. Het wordt namelijk gezien als een bedrijfsmiddel. Je mag het aankoopbedrag bedrag aftrekken van de belasting, net als de afschrijving van de auto, en kosten voor verzekeringen, brandstof, parkeren en onderhoud. Ook mag je de btw over de verkoopprijs terugvragen. Let op: je moet privéverbruik verrekenen, hierover meer onder het kopje ‘bijtelling en ritregistratie’.
Wanneer je een auto van de zaak least, gelden iets andere regels. Bij financial lease wordt je auto ook tot het ondernemingsvermogen gerekend, maar bij operational lease niet. De btw bij financial lease betaal je zelf aan en verreken je het volgende kwartaal. Bij operational lease krijg je de btw over de leasetermijnen terug.
Hoe werkt de bijtelling?
Een auto van de zaak is er in de eerste plaats om zakelijk mee te rijden. Toch is het waarschijnlijk dat je medewerker (of jij als werkgever) ook privékilometers zal rijden. Als het privégebruik meer dan 500 kilometer per jaar is, moet er bijtelling worden betaald. De hoogte van de bijtelling is afhankelijk van de catalogusprijs en van de CO2-uitstoot van de auto.
Je kunt er ook voor kiezen om in het contract met je medewerker vast te leggen dat er helemaal niet privé mag worden gereden. In dat geval hoeft er geen bijtelling worden betaald, en is een rittenadministratie niet nodig. Je medewerkers kunnen ook zelf een ‘Verklaring geen privégebruik’ aanvragen. Dit geeft hetzelfde resultaat. Wil je de werknemer een eigen bijdrage laten betalen? Dat kun je bijvoorbeeld verplichten als de werknemer de auto privé wil gebruiken of als de door hem gewenste auto buiten jouw budget valt. De bijtelling wordt verlaagd met deze eigen bijdrage.
Goed om te weten: woon-werkverkeer valt voor de bijtelling niet onder privégebruik. Bij de omzetbelasting (dat geldt dus alleen voor jou als ondernemer) is dit wel het geval. Hiervoor moet je als werkgever een sluitende rittenregistratie laten bijhouden, anders kun je een fikse naheffing krijgen.
| Soort auto | Bijtelling |
|---|---|
| Op benzine of diesel | 22% |
| Op waterstof aangedreven door geïntegreerde zonnecellen met een vermogen van minstens 1 kilowattpiek, en zonder lood in de accu. | 16% |
| Overige auto’s zonder CO2-uitstoot | 16% tot een drempelwaarde van 30.000, daarboven 22% |
Voorbeeld: je koopt een elektrische auto zonder uitstoot van € 50.000. Dan is de bijtelling 16% procent voor de eerste € 30.000 en 22 procent voor de overige € 20.000. De bijtelling wordt dus:
(30.000 x 0,16) + (20.000 x 0,22) = € 9200
9200/ 12 = € 766,67 wordt bij het maandelijkse loon opgeteld, tenzij je een eigen bijdrage afspreekt. Over dit bedrag moet ook loonheffing worden betaald.
Wie mag er in de auto rijden?
Het is verstandig om afspraken te maken over het gebruik van de auto van de zaak.
Is de auto bijvoorbeeld gekoppeld aan een functie of aan een persoon? Voorkom discussie als de werknemer een andere functie krijgt, bijvoorbeeld een functie met werkzaamheden waarvoor hij de auto minder vaak of niet meer nodig heeft. Wie mag er - naast de werknemer - nog meer in de auto rijden? Bijvoorbeeld collega’s, een partner of thuiswonende kinderen van minimaal 23 jaar. Je kunt ook afspreken dat collega’s van de auto gebruik moeten kunnen maken.
Wat gebeurt er met auto (of het leasecontract) als de werknemer ontslag neemt, wordt ontslagen of ziek wordt? Als de werknemer de auto ook privé gebruikt, is het niet redelijk om te verlangen dat hij direct een nieuwe auto heeft. Je kunt bijvoorbeeld de opzegtermijn van zijn contract aanhouden voor het laten regelen van een nieuwe auto.
Wat als mijn medewerker schade maakt?
Een ongeluk zit in een klein hoekje. Wat gebeurt er als je werknemer onverhoopt schade maakt? Als de schade onder werktijd gebeurt, ben jij als werkgever sowieso aansprakelijk en mag je geen eigen risico doorberekenen. Is de schade in privétijd? Daar kun je afspraken over maken, bijvoorbeeld een bedrag dat per schade oploopt. Een doorberekend eigen risico mag maximaal een hoogte hebben van het bedrag dat de verzekeraar normaal aan eigen risico zou vragen. Meestal is dit tussen de € 150 en € 300.
Op onze pagina ondernemers en mobiliteit vind je relevante onderwerpen over zaken als autolease, bijtellingsregels, autobelastingen en nog veel meer.
