Rittenregistratie voor bedrijven: zo werkt het
Je kilometeradministratie volgens de eisen van de Belastingdienst
Inhoud:
- Rittenregistratie, waarom is het verplicht?
- Rittenregistratie, voor wie is het bedoeld?
- Zakelijke kilometers bijhouden door je werknemers
- Rittenregistratie voor het bepalen van bijtelling privégebruik
- Eenvoudige rittenregistratie bestelauto
- Eisen rittenregistratie Belastingdienst
- Hoe kan ik een rittenregistratie bijhouden?
In een rittenregistratie houd je bij wanneer en hoeveel kilometers je met een bedrijfsauto hebt gereden. Wanneer moet je een kilometerregistratie bijhouden en hoe doe je dat en welke eisen zijn er?
Rittenregistratie, waarom is het verplicht?
Je moet een rittenregistratie bijhouden van je zakelijke kilometers en privékilometers. Dit is verplicht om te bewijzen dat je een auto of bestelwagen van de zaak voornamelijk gebruikt voor zakelijke ritten. Een zakelijke auto privé rijden wordt door de Belastingdienst gezien als loon in natura. Via de loonheffing moet je daar belasting over betalen, de zogeheten fiscale bijtelling.
Lees meer over autobelastingen en bijtelling
Aan die bijtelling kun je alleen ontkomen als je per kalenderjaar aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé rijdt. Een sluitende rittenregistratie of kilometerregistratie kan daarbij als overtuigend bewijs gelden voor de Belastingdienst. Het is aan te raden om ook extra bewijzen te bewaren, zoals agenda-afspraken, parkeergegevens en tankbonnen.
Rittenregistratie, voor wie is het bedoeld?
Degene die in de auto rijdt moet de rittenregistratie bijhouden. Bijvoorbeeld jijzelf of een werknemer van jouw bedrijf. Je bedrijf controleert de ingevoerde rittenregistratie en neemt dit op in de administratie.
Rittenregistratie voor zzp’ers
Ook als je zzp’er bent en je auto vrijwel volledig gebruikt voor zakelijk rijden, moet je met een sluitende kilometerregistratie kunnen aantonen dat je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Als je wel meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt, zul je bijtelling moeten betalen.
Grote bedrijven moeten zakelijke kilometers verplicht rapporteren
Voor bedrijven met honderd of meer medewerkers is het sinds 1 juli 2024 zelfs verplicht om gegevens over zakelijke en woon-werk kilometers te registreren en jaarlijks te rapporteren aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Deze rapportage moet uiterlijk op 30 juni van het volgende jaar worden ingediend. Dus voor het eerst op 30 juni 2025.
Voorheen was een sluitende rittenadministratie afdoende en kon je gecontroleerd worden door de Belastingdienst. Dat is nu dus anders: met meer dan honderd werknemers in dienst ga je zelf jaarlijks een rapportage aanleveren.
Zakelijke kilometers bijhouden door je werknemers
Je zakelijke kilometers bijhouden is dus van groot belang. Dat geldt voor jou, maar ook voor werknemers die gebruikmaken van een bedrijfsauto. Het is daarom verstandig duidelijke afspraken te maken met je werknemers. Je kunt een zogeheten ‘verbod op privégebruik auto’ schriftelijk vastleggen. Zorg dat je werknemer hiervoor tekent.
Bij een overtreding kun je wijzen op gemaakte afspraken. Bij herhaaldelijke overtreding moet je zelfs een boete opleggen. De Belastingdienst geeft hiervoor als richtlijn: € 300 per overtreding en 1 euro per privékilometer.
Verzuimboete rittenregistratie
Als je rittenregistratie niet aan de eisen voldoet en je ook geen bijtelling betaalt, kun je een forse verzuimboete krijgen. De Belastingdienst doet steekproefsgewijs controles op de kilometeradministratie van ondernemers. De boete kan oplopen tot ruim € 5000. Meestal zul je een percentage van dit maximale boetebedrag moeten betalen. Maar natuurlijk wil je dit liever voorkomen.
Controleer de rittenregistratie van werknemers
Als werkgever moet je ook zelf controleren of je werknemers de rittenregistratie goed bijhouden. Je controleert dit vier keer per jaar. Je checkt dan de rittenregistratie van een willekeurige week. Bij de controle vergelijk je de ritregistratie bijvoorbeeld met agenda’s en werkroosters. Als je informatie van derden krijgt, zoals boetes of schademeldingen, vergelijk je de informatie met de ingevoerde ritgegevens.
Rittenregistratie voor het bepalen van bijtelling privégebruik
De Belastingdienst vraagt om een nauwkeurige kilometerregistratie. Je moet in ieder geval kunnen bewijzen dat er met een bedrijfsauto niet meer dan 500 kilometer privé is gereden. Als je dat niet kan, moet je bijtelling betalen. De bijtelling voor privégebruik van de auto bereken je per dag.
Bij het bepalen van de hoogte van de bijtelling maak je onderscheid tussen de volgende situaties:
De werknemer neemt na werktijd een bedrijfsauto mee.
De werknemer werkt niet, maar heeft wel een bedrijfsauto meegenomen. In het weekend bijvoorbeeld.
De werknemer neemt geen bedrijfsauto mee.
Bij de eerste twee situaties maakt je werknemer waarschijnlijk privékilometers en zul je bijtelling in rekening moeten brengen. Verder speelt de waarde van de auto een belangrijke rol voor de berekening van de bijtelling en natuurlijk het huidige bijtellingspercentage. De opgetelde bijtelling per dag reken je iedere maand tot het loon van je werknemer. Daarover betaal je loonbelasting. Lees meer over de exacte berekening per situatie in de handreiking privégebruik auto van de Belastingdienst.
Is bijtelling wel van toepassing? Lees dan alles over: Bijtellingsregels in 2025
Eenvoudige rittenregistratie bestelauto
Als je voor je bedrijf vaak gebruikmaakt van een bestelauto (veel ritten per dag naar verschillende klanten), dan hoef je niet alle bovenstaande gegevens aan te leveren per rit. Je moet wel bewijzen dat je niet meer dan 500 privékilometers rijdt, maar je mag daarbij gebruikmaken van een vereenvoudigde rittenregistratie. De Belastingdienst vraagt bij een eventuele controle om de zakelijke adressen in je administratie. Daarnaast is privégebruik van de bestelauto tijdens werk- en lunchtijd niet toegestaan.
Formulier rittenregistratie bestelauto
Als je werknemer gebruikmaakt van een bestelauto van je bedrijf, dan moet je schriftelijk met hem afspreken dat je een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, dat privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en dat je bedrijf alle zakelijke adressen bewaart.
Zorg dus voor een overeenkomst die wordt ondertekend door jou en je werknemer. Je kunt hiervoor gebruikmaken van een formulier: voorbeeldafspraak over vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto's. In dit document vind je ook twee voorbeelden van een eenvoudige rittenregistratie (model A en model B).
Eisen rittenregistratie Belastingdienst
Een sluitende rittenregistratie bevat de volgende informatie:
Het merk van de auto
Het type auto
Het kenteken van de auto (zie kentekenbewijs)
De periode waarin de auto is gebruikt
De ritgegevens
Gegevens ritregistratie
De volgende ritgegevens moeten per rit geregistreerd worden:
De datum
Begin- en eindstand van de kilometerteller
Vertrek- en aankomstadres (Let op: als je vanaf je werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, dan zijn dat twee ritten)
De route (wanneer het geen gebruikelijke route was)
Of het een privé- of een zakelijke rit was
De zakelijke kilometers (incl. woon-werkverkeer)
De privé-omrijkilometers, wanneer tijdens een reis zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.
Hoe kan ik een rittenregistratie bijhouden?
Je kunt een rittenregistratie op verschillende manieren bijhouden. Bijvoorbeeld met een rittenregistratie formulier of een kilometerregistratieboekje. Dit mag schriftelijk of digitaal. Denk bijvoorbeeld aan een rittenregistratie in Excel. Speciale software, bijvoorbeeld een app op je smartphone is tegenwoordig gebruikelijker (en gebruiksvriendelijker). Het bijhouden van een goede kilometerregistratie vraagt wel om de nodige toewijding en precisie van jou en je werknemers.
Rittenregistratie app voor een uitgebreide rittenregistratie
Ben je wel verplicht een complete rittenregistratie bij te houden? Dan kun je de ritten ook automatisch bijhouden met een ritregistratiesysteem. Het gaat dan bijvoorbeeld om een rittenregistratie kastje met GPS-techniek dat de locatie van de auto via de satelliet bepaalt en details als startpunt, route en eindpunt vastlegt.
Tegenwoordig kan dat gewoon via je smartphone. Er zijn tal van verschillende apps voor rittenregistratie. Kijk goed naar de mogelijkheden en kosten per gebruiker. Zorg in ieder geval dat je de juiste gegevens op een rij hebt voor de Belastingdienst.
Keurmerk Rit Registratie Systemen: RRS
Gebruik bij voorkeur een ritregistratiesysteem met het keurmerk RRS (RitRegistratieSystemen). Dan is de kans op fouten kleiner en zul je niet snel een extra controle van de Belastingdienst krijgen. De Belastingdienst gaat er in dat geval vanuit dat de rittenregistratie sluitend is. Het keurmerk RRS is (nog) niet verplicht, maar systemen met dit keurmerk sluiten in ieder geval aan bij de huidige eisen van de Belastingdienst.
