Een jaarrekening maken: zo pak je het aan!
In 5 stappen een jaarrekening maken
Bedrijven zoals bv's, nv's en coöperaties moeten elk jaar een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel inleveren. Wat is een jaarrekening precies en wat moet je in de jaarrekening zetten? In dit artikel lees je hoe je een jaarrekening kunt maken.
Jaarrekening betekenis
Een jaarrekening is een jaaroverzicht van de financiële situatie van een onderneming van een bepaald boekjaar. Met de jaarrekening geef je meer informatie over bijvoorbeeld de financiële ontwikkeling, kredietwaardigheid en financiële positie van je bedrijf.
In veel gevallen is het verplicht een jaarrekening te deponeren bij de KVK. De jaarrekening maakt bij grotere bedrijven onderdeel uit van het jaarverslag, waarin de jaarstukken van de onderneming bekendgemaakt worden.
Goed om te weten: de balans is niet hetzelfde als de jaarrekening. Meer over de verschillen tussen een jaarrekening en een balans lees je hier.
Wie deponeren de jaarrekening?
Of je een jaarrekening moet deponeren bij de KVK is afhankelijk van verschillende factoren, onder andere van de rechtsvorm van je bedrijf. Onder andere de volgende bedrijven en organisaties moeten een jaarrekening deponeren:
Coöperatie
Onderlinge waarborgmaatschappij
Sommige verenigingen en stichtingen (met ondernemingen die 2 jaar achter elkaar jaarlijks minimaal € 6 miljoen hebben omgezet)
Sommige cv’s en vof’s (als alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn)
Jaarrekening eenmanszaak
Zzp’ers hoeven geen jaarrekening bij de KVK te deponeren. Als eenmanszaak moet je aan het eind van het jaar wel een balans opstellen met een winst- en verliesrekening. Dat is dan meteen een jaarrekening, voor eigen administratie. Deze gegevens gebruik je bij je aangifte inkomstenbelasting.
Waaruit bestaat een jaarrekening?
Een jaarrekening bestaat uit de volgende onderdelen:
een balans
een toelichting op beide
Welke financiële gegevens je als bedrijf openbaar moet maken, is afhankelijk van onder andere de bedrijfsgrootte. Afhankelijk van je netto-omzet, je activa en het aantal werknemers binnen je onderneming valt je bedrijf binnen een categorie met bepaalde verplichtingen. Er zijn 4 categorieën:
Micro
Klein
Middelgroot
Groot
Bekijk hieronder in welke categorie jouw bedrijf valt:
| Waarde activa | Omzet (netto) | Werknemers | |
|---|---|---|---|
| Micro | < € 350.000 | < € 700.000 | < 10 |
| Klein | € 350.000 - € 6.000.000 | € 700.000 - € 12.000.000 | 10 - 50 |
| Middelgroot | € 6.000.000 - € 20.000.000 | € 12.000.000 - € 40.000.000 | 50 - 250 |
| Groot | > € 20.000.000 | > € 40.000.000 | > 250 |
Verplichte onderdelen jaarrekening
| Onderdeel | Micro | Klein | Middelgroot | Groot |
|---|---|---|---|---|
| Beperkte balans | X | |||
| Verkorte balans en toelichting | X | |||
| Vereenvoudigde balans | X | |||
| Vereenvoudigde winst- en verliesrekening | X | |||
| Bestuursverslag | X | X | ||
| Uitgebreide toelichting | X | X | ||
| Accountantsverklaring | X | X | ||
| Aantal winstbewijzen | X | X | ||
| Statutaire regeling en uitleg winstbestemming/verliesverwerking | X | X | ||
| Uitgebreide balans | X | |||
| Uitgebreide winst- en verliesrekening | X | |||
| Bijzondere rechten (inzake zeggenschap) | X | |||
| Nevenvestigingen, namen en landen | X |
Bron: KVK
Hoe deponeer je de jaarrekening?
De bedrijfscategorieëen Micro, Klein en Middelgroot mogen alleen digitaal deponeren via Standard Business Reporting, de nationale standaard voor elektronische uitwisseling van bedrijfsrapportages, zoals de jaarrekening.
Micro en Klein kunnen kunnen zelf digitaal deponeren via SBR omdat zij minder uitgebreide verplichtingen hebben. Middelgroot en Groot kunnen het beste gebruikmaken van speciale software om de jaarrekening te maken.
Voor de bedrijfsklasse Groot geldt dat ze vanaf 1 januari 2025 vrijwillig (maar rechtsgeldig) elektronisch mogen deponeren. Tot die tijd is het op papier.
Wanneer de jaarrekening deponeren?
De jaarrekening moet binnen 12 maanden na het einde van het boekjaar gedeponeerd. Dan denk je misschien dat je volop tijd hebt, maar dat ligt toch een beetje anders. Voor een besloten vennootschap zit het bijvoorbeeld zo:
Het bestuur stelt binnen 5 maanden na het sluiten van het boekjaar een jaarrekening op en presenteert deze aan de aandeelhouders
De aandeelhouders mogen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel geven (als er bijzondere omstandigheden zijn)
Vervolgens heeft het bestuur 2 maanden voor het vaststellen van de jaarrekening
Na het vaststellen moet de jaarrekening binnen 8 dagen bij de KVK ingeleverd zijn
Fiscale jaarrekening en commerciële jaarrekening
Er zijn twee soorten jaarrekeningen:
de fiscale jaarrekening
de commerciële jaarrekening
De fiscale jaarrekening moet aan de normen van de Belastingdienst voldoen en is bedoeld om de fiscale winst van je onderneming te berekenen. Deze fiscale winst wordt gebruikt als basis voor de heffing van vennootschapsbelasting.
De commerciële of bedrijfseconomische jaarrekening geeft een beter beeld van de situatie van een onderneming. Deze jaarrekening houdt geen rekening met fiscale normen, maar het geeft de werkelijke situatie weer. Het geeft een beeld van de vermogenssituatie van de onderneming en van de resultaten, vanuit bedrijfseconomisch oogpunt. Deze jaarrekening wordt vaak gebruikt bij (her)financiering of verkoop van de onderneming.
De verschillen tussen deze twee jaarrekeningen ontstaan onder andere door iets wat stille reserve wordt genoemd. In de commerciële jaarrekening wordt soms een andere grondslag gebruikt voor het waarderen van bezittingen: de boekwaarde vs. de marktwaarde.
Een voorbeeld hiervan is een bedrijfspand dat voor € 100.000 op de balans staat weergegeven (aanschafwaarde minus afschrijvingen), terwijl het een economische waarde (marktwaarde) van € 300.000 vertegenwoordigt. De stille reserve bedraagt € 200.000. Deze meerwaarde is overigens bij verkoop belast bij de fiscus.
Jaarrekening maken in 5 stappen
Een onderneming zal in veel gevallen een boekhouder, accountant of boekhoudprogramma gebruiken om een jaarrekening op te stellen. Maar je kunt zelf ook een hoop doen om een fiscale jaarrekening te maken. Volg deze stappen:
Stap 1. Maak een balans
Een belangrijk onderdeel van de jaarrekening is de balans. De balans geeft een overzicht van de financiële situatie van je onderneming. Het overzicht bestaat uit de schulden en bezittingen van je onderneming, meestal aan het eind van een boekjaar. Het boekjaar loopt meestal parallel aan een kalenderjaar en de datum van de balans is dan ook meestal 31 december.
Meer informatie over het maken van een balans
Stap 2. Maak een winst- en verliesrekening
Een winst- en verliesrekening (ook wel resultatenrekening) geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven in een bepaalde periode. Dit overzicht eindigt met de over die periode behaalde winst of verlies.
Meer informatie over het opstellen van de winst- en verliesrekening
Stap 3. Schrijf een toelichting
Hoe groot de omvang van de toelichting is, hangt af van de grootte van de onderneming (zie bovenstaande tabel). Bij een kleine rechtspersoon bestaat de toelichting uit een korte verwijzing naar hoe de balans tot stand is gebracht en het aantal werkzame personen. Bij een grotere onderneming is de toelichting ook uitgebreider, zelfs de betalingen aan de directie kunnen hierop vermeld staan.
Stap 4. Accountantsverklaring
Soms wordt een jaarrekening vergezeld door een accountantsverklaring. De accountant controleert de jaarrekening en schrijft daarover een onafhankelijk rapport. In grote lijnen zijn er vier soorten accountantsverklaringen:
Een goedkeurende accountantsverklaring
Een afkeurende accountantsverklaring (wezenlijke bedenking)
Een verklaring oordeelonthouding (wezenlijke onzekerheid)
Een verklaring met beperking (materiële bedenking of onzekerheid)
Stap 5. Jaarrekening ondertekenen
De bestuurders moet de jaarrekening allemaal ondertekenen. Dat geldt ook voor eventuele commissarissen. Natuurlijk moet daarbij ook de datum van vaststelling of goedkeuring vermeld worden.
Een jaarrekening opvragen
Je kunt bij de KVK tegen betaling de jaarrekening van een onderneming opvragen. Het is handig de jaarcijfers van een bedrijf te hebben als je van plan bent een samenwerking aan te gaan met een zakenpartner. Dankzij de jaarrekening van het bedrijf krijg je een beter beeld van de kredietwaardigheid en financiële positie van het bedrijf. Zo houd je het debiteurenrisico onder controle.
Veelgestelde vragen
Wat is een jaarrekening?
Een jaarrekening is een overzicht van de financiële situatie van een onderneming van het afgelopen boekjaar. Je geeft hierin meer informatie over de financiële ontwikkeling, kredietwaardigheid en financiële positie van het bedrijf.
Wat zijn de onderdelen van een jaarrekening?
Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting. Afhankelijk van de bedrijfsklasse waarin je bedrijf valt, moeten deze onderdelen uitvoerig worden beschreven, vergezeld van meerdere toelichtingen.
Is een jaarrekening verplicht?
Dat is onder andere afhankelijk van de rechtsvorm van een onderneming. Voor organisaties als bv’s, nv’s en coöperaties is een jaarrekening deponeren verplicht.
Moeten zzp’ers ook een jaarrekening maken?
Een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening in te leveren bij de Kamer van Koophandel. Een eenmanszaak heeft wel een jaarrekening nodig om belastingaangifte te kunnen doen.
Wie moet de jaarrekening opstellen?
De meeste ondernemingen zullen ervoor kiezen hun jaarrekening te laten opstellen door hun boekhouder of accountant. Maar dat is niet verplicht. Je mag ook zelf de jaarrekening van je onderneming opstellen.
