Je hebt besloten een medewerker in dienst te nemen. Maar waar begin je eigenlijk? En met welke regels moet je rekening houden? Een stappenplan.

1. Personeel werven in Nederland en de EER

Je bent verplicht eerst personeel te werven in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Pas als je kunt aantonen dat je daar geen geschikt personeel kunt vinden, mag je ook werven in andere landen. De kennismigrantenregeling is sinds 1 april 2021 versoepeld voor startups.

Tip: een handige richtlijn die je kunt gebruiken tijdens werving & selectie van personeel is de NVP sollicitatiecode.

2. Identiteit controleren en vastleggen

Neem je iemand in dienst, dan moet je de identiteit van je arbeidskracht controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Een kopie ervan bewaar je in je administratie. Deze moet je tot vijf jaar nabeëindiging van de werkzaamheden, dienstbetrekking of arbeidsrelatie bewaren. Ook als je een werknemer via een intermediair inhuurt, moet je de identiteit van je nieuwe werknemer controleren en vastleggen. In deze laatste situatie moet je de kopieën tot zeven jaar na afloop van de werkzaamheden of inhuurperiode bewaren.

3. Werkvergunning aanvragen

Neem je iemand van buiten de EER/Zwitserland aan, dan moet je een tewerkstellingsvergunning (werkvergunning) aanvragen bij je UWV WERKbedrijf. Als je iemand inhuurt via intermediair of als je werk uitbesteedt, moet je er ook op letten dat je arbeidskrachten een werkvergunning hebben. Overigens is de intermediair of andere werkgever (waar je het werk aan uitbesteedt) verantwoordelijk voor de aanvraag van deze tewerkstellingsvergunning. Laat je iemand van buiten de EER/Zwitserland werken zonder vergunning, kun je een boete van 8.000 euro krijgen.

4. Huisvesting verzorgen voor buitenlandse werknemers

Voor medewerkers met een tewerkstellingsvergunning ben je verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Hierbij moet je voldoen aan de regels van je gemeente, bijvoorbeeld rondom hygiëne, veiligheid en kwaliteit.

5. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst

Als je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Je ontvangt dan de formulieren en een loonheffingsnummer om aan je verplichtingen voor de loonheffingen (loonbelasting en premie volksverzekeringen) te voldoen. Je legt een loonadministratie aan, bepaalt wat tot het loon hoort, wat de premies en belastingen zijn en draagt deze vervolgens op tijd af.

6. Sofinummer opvragen

Neem het burgerservicenummer (BSN) van je nieuwe werknemer op in je personeelsadministratie. Als je buitenlandse werknemers in dienst neemt die geen burgerservicenummer hebben, dan heb je van hen een sofinummer nodig. Dit moeten ze persoonlijk, op afspraak, ophalen bij de Belastingdienst. Je kunt een afspraak bij de Belastingdienst maken voor meerdere werknemers tegelijk.

7. Arbeidscontract afsluiten

Je sluit een arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd af. In het contract staan de afspraken die je met je werknemer over zijn werk maakt. Ook leg je er onder meer het salaris van de werknemer in vast, de opzegtermijn, de werk- en rusttijden, de lengte van de proeftijd en de cao. Je kunt het arbeidscontract mondeling of schriftelijk afsluiten. Wel moet je het schriftelijk of elektronisch aan je werknemer verstrekken.

8. Minimaal het minimumloon en vakantiebijslag betalen

Iedere werknemer in Nederland heeft recht op tenminste het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers. Let op de bedragen van het minimumloon, die ieder half jaar (in januari en in juli) worden aangepast.

9. Zorgen voor goede arbeidsomstandigheden

Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor al je personeel. Denk daarbij aan werkplek en apparatuur, lichamelijke en psychische belasting en stoffen, straling en besmetting. Voorschriften van de overheid over dit onderwerp, zijn opgenomen in de Arbowet. De arbeidsinspectie of je brancheorganisatie kan je informeren over de voorschriften.

10. Risicoinventarisatie en -evaluatie opstellen

Zodra je personeel in dienst neemt, ben je verplicht een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je de risico's voor je personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt en/of van plan bent te gaan nemen.

11. Sociale verzekeringspremies afdragen

Als je werknemer alleen in Nederland werkt, moet je in Nederland sociale verzekeringspremies voor hem afdragen tegen inkomensverlies door bijvoorbeeld werkloosheid, ouderdom, ziekte of arbeidsongeschiktheid. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kun je er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden.

Let op: Dit stappenplan is een richtlijn. Mogelijk heb je extra/andere verplichtingen of geldt voor jou een andere volgorde. Wil je bijvoorbeeld personeel inhuren via een tussenpersoon of wil je werk uitbesteden aan derden, dan is een ander stappenplan op jou van toepassing.