Personeel aannemen als eenmanszaak: hier moet je aan denken
Waar je rekening mee moet houden als je jouw eerste werknemer in dienst neemt
Inhoud:
- Hoeveel medewerkers mag een eenmanszaak hebben?
- Verplichtingen voor een eenmanszaak met personeel
- Hoe komt een arbeidsovereenkomst tot stand?
- Arbeidsovereenkomst vastleggen
- Wat kosten werknemers?
- Pensioen
- Loonheffingen en aanmelden bij Belastingdienst
- Administratie bijhouden
- Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten
- Klaar om een eerste werknemer aan te nemen?
Als je voor het eerst personeel aanneemt vanuit je eenmanszaak, komt daar best wat bij kijken. Je wordt namelijk een werkgever. In dit artikel lees je wat je moet doen om aan de regels te voldoen die horen bij werkgeverschap.
Hoeveel medewerkers mag een eenmanszaak hebben?
Hoewel de naam anders suggereert, kan een eenmanszaak zoveel medewerkers in dienst hebben als de ondernemer maar wil. 'Eenmanszaak' is namelijk de rechtsvorm die je hebt gekozen. Dat betekent wettelijk gezien dat:
Jij als ondernemer de enige verantwoordelijke voor het bedrijf bent;
Je privé aansprakelijk bent voor schulden van het bedrijf;
Je maximaal één eenmanszaak mag hebben;
Je bepaalde belastingvoordelen hebt die een bv niet heeft.
Omdat je privé aansprakelijk bent voor schulden, kiezen veel werkgevers op den duur voor een andere rechtsvorm. Ondernemen met personeel brengt namelijk meer risico's met zich mee. Denk aan bedrijfsongevallen, ziekte en arbeidsongeschiktheid en arbeidsconflicten. Met bijvoorbeeld een bv is je privévermogen veilig als er iets misgaat.
Verplichtingen voor een eenmanszaak met personeel
Iedere ondernemer die voor het eerst personeel aanneemt, wordt 'werkgever'. Daar horen verschillende verplichtingen bij:
Je moet je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt vervolgens een loonheffingsnummer. Dit nummer heb je nodig om de verplichte loonheffingen in te houden op het salaris van je werknemer;
Ook moet je aan de Kamer van Koophandel (KVK) doorgeven dat je personeel in dienst neemt. Je rechtsvorm blijft 'eenmanszaak', maar nu met personeel;
Je bent verplicht om je aan de Arbeidswet te houden. Zo moet je bijvoorbeeld het minimumloon betalen en heeft jouw werknemer recht op vakantiedagen en loondoorbetaling bij ziekte;
Je bent verplicht werkgeverslasten te betalen, zoals vakantiegeld en loonheffingen;
Verdiep je in goed werkgeverschap en de wet- en regelgeving en verzekeringen rondom personeel;
Als jouw branche een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) heeft, moet je alle arbeidsvoorwaarden uit de cao volgen. Op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid staat een overzicht van geldende cao's;
Je moet zorgen voor een juridisch onderbouwde arbeidsovereenkomst met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.
Hoe komt een arbeidsovereenkomst tot stand?
Als ondernemer kun je werken met eigen personeel of ingehuurde medewerkers, zoals zzp'ers of uitzendkrachten. Je bent verplicht iemand een arbeidsovereenkomst te geven als:
de medewerker volgens de wet 'in dienst' is bij jou. Jij kunt de werknemer opdrachten geven en de werkinhoud bepalen;
je de medewerker loon geeft voor het uitgevoerde werk. Je moet de medewerker minstens het minimumloon in geld uitbetalen;
als iemand 3 maanden lang elke week, of minimaal 20 uur per maand, voor jou werkt, dan moet je er sowieso vanuit gaan dat de medewerker een arbeidsovereenkomst heeft.
Als dit allemaal geldt, heb je een werkgever-werknemerrelatie met de medewerker. Daar horen bepaalde rechten, plichten en een arbeidsovereenkomst bij.
Arbeidsovereenkomst vastleggen
Als je een werknemer aanneemt, moet je tot een overeenkomst komen: een arbeidsovereenkomst. In theorie mag dit mondeling, maar het is verstandig om dit schriftelijk vast te leggen. In de arbeidsovereenkomst moeten de volgende zaken aan bod komen:
De naam en woonplaats van jou (de werkgever) en je medewerker;
De plaats of plaatsen waar gewerkt wordt;
De functie of het soort werk van de medewerker;
De datum van indiensttreding;
De duur van het contract (bij een tijdelijk contract);
Hoeveel uur de medewerker werkt (per dag of per week);
De hoogte van het salaris en wanneer dit wordt uitbetaald;
De lengte van de proeftijd, mits van toepassing;
De hoogte van de vakantietoeslag;
Het aantal vakantiedagen;
De duur van de opzegtermijn;
De pensioenregeling, als jij die aanbiedt als werkgever;
Informatie over het concurrentiebeding, als dat geldt en toegestaan is;
De collectieve arbeidsovereenkomst (cao) als die van toepassing is.
Je kunt een medewerker in vaste dienst (onbepaalde tijd) nemen of een tijdelijk contract geven. In dit artikel lees je meer over tijdelijk personeel inhuren.
Wat kosten werknemers?
De kosten van personeel in dienst nemen bestaan uit meer dan alleen het loon. Je moet ten eerste allerlei zaken regelen, zoals administratie, verzekeringen en een veilige werkplek. Verder kost een medewerker maandelijks het brutoloon plus vakantiegeld, dertiende maand, ziektekosten, scholing, pensioenfonds en reiskosten.
Verder betaal je per medewerker sociale premies en werknemersverzekeringen. Al met al zijn de loonkosten van medewerkers ongeveer 30% hoger dan het brutoloon dat je werknemer ontvangt. Lees in dit artikel meer over de berekening van bruto naar netto of lees dit artikel van onze kennispartner Maqqie over loonkosten.
Valt jouw bedrijf onder een cao? Dan kun je daarin meer lezen over de kosten van een arbeidsovereenkomst. Als er op jouw bedrijfstak geen cao van toepassing is, spreek dan zelf arbeidsvoorwaarden af met je personeel. Arbeidsvoorwaarden zoals het salaris en het aantal vakantiedagen zijn verbonden aan een wettelijk minimum.
Pensioen
Iedereen die in Nederland woont en werkt, bouwt een basispensioen op via de Algemene Ouderdomswet (AOW). Als werkgever kun je jouw werknemers aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Een bedrijfspensioen regelen voor werknemers wordt vaak enorm gewaardeerd. In sommige sectoren is het zelfs verplicht.
Loonheffingen en aanmelden bij Belastingdienst
Als werkgever krijg je ook te maken met loonheffingen van de Belastingdienst. Loonheffingen bestaan uit:
Loonbelasting en premie volksverzekeringen;
De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw);
De premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA).
Meer informatie hierover vind je in het handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.
Administratie bijhouden
Personeel in dienst nemen betekent ook dat je voortaan een zogenaamde personeelsadministratie bij moet houden. De loonadministratie (ook wel 'salarisadministratie') is hier een onderdeel van. De loonadministratie bestaat uit verschillende formulieren en berekeningen, zoals de loonstaat, de loonstrook en de jaaropgave. Aan de hand van al deze formulieren kun je het loon en verschuldigde bedragen berekenen. Je kunt het zelf doen of uitbesteden.
Aanpassen en nieuwe verzekeringen afsluiten
Je moet ook een aantal zaken aanpassen zodra je werkgever wordt, bijvoorbeeld de aansprakelijkheidsverzekering van het bedrijf. Als je een eenmanszaak zonder personeel hebt ben jij alleen zelf verzekerd. Als je werknemers in dienst neemt, moet je zorgen dat ook zij onder de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering vallen.
Verder stijgen je vaste lasten zodra je personeel in dienst hebt, dus je moet ook de bedrijfsschadeverzekering aanpassen. Ook is het verstandig om eens te kijken of nieuwe verzekeringen nu rendabel voor je zijn, zoals een ziekteverzuimverzekering, collectieve ongevallenverzekering of pensioenverzekering. Onder bepaalde voorwaarden kun je eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA, WGA en/of Ziektewet. Wil je direct eigenrisicodrager worden, dan moet je dit aanvragen voordat je een werknemer in dienst neemt.
Klaar om een eerste werknemer aan te nemen?
Zoals je hierboven hebt gelezen, komt er een hoop kijken bij het aannemen van personeel. Als je hier hulp bij wilt, zijn er professionele partijen die je kunnen helpen. Onze kennispartner Maqqie kan je bijvoorbeeld ondersteunen door jouw eerste contracten en uitbetalingen online te regelen. Zo weet je zeker dat je voldoet aan cao en wet- en regelgeving. Daarbij kan zo'n partij ook een aantal financiële en juridische risico’s van je overnemen.
