Een online agenda heb je altijd bij de hand. Zo kun je jouw planning altijd en overal inzien en bewerken. Maar welke online agenda past het best bij jou en je bedrijf? Een vergelijking van 5 online agenda’s. Ontdek de functies en de voor- en nadelen, zodat jij de online agenda kunt kiezen die bij jou en je bedrijf past.

Waarom kiezen voor een online agenda?

Steeds meer mensen kiezen voor een online agenda. Je hebt altijd en overal toegang tot je agenda, je kunt deze delen met collega’s en synchroniseren met al je apparaten. Zo heb je nooit meer last van verouderde afspraken. Naast afspraken beheren en je tijd inplannen, kun je in online agenda’s vaak ook takenlijsten maken, online vergaderingen organiseren en koppelingen maken met andere apps. Zo optimaliseer je jouw timemanagement en productiviteit. 

Online agenda: meer dan een planning

Naast je afspraken en werkzaamheden inplannen, hebben veel online agenda’s meer mogelijkheden. 

• Takenlijsten: maak en beheer takenlijsten om je to-do’s te organiseren en deadlines te stellen.

• Online vergaderingen: plan en organiseer online meetings met collega’s, klanten of andere betrokkenen.

• Koppelingen met andere apps: koppel je agenda aan andere apps of programma’s die je vaak gebruikt, zoals je CRM-systeem, je e-mailprogramma of je projectmanagementtool.

• Bestandsopslag: koppel notities, documenten, afbeeldingen en andere bestanden aan afspraken of taken. Zo heb je alles bij de hand wanneer je het nodig hebt.

• Rapportage en analyse: met rapportage- en analysetools krijg je inzicht in je productiviteit en planning.

• Aanpasbare lay-outs: personaliseer je agenda met verschillende kleuren, thema’s en lay-outs.

5 x online agenda voor het MKB

Google Agenda

De bekende agenda van Google is eenvoudig en heeft een uitgebreide gratis versie. Google Agenda werkt naadloos samen met andere diensten van Google, zoals Gmail, Google Meet en Google Drive. 

Voordelen Google Agenda: 

• Gratis versie beschikbaar met alle basisfuncties

• Eenvoudig te gebruiken

• Integratie met andere diensten van Google

• Deelbare agenda.

Nadelen Google Agenda: 

• Geavanceerde functies zoals automatisering en rapportage alleen in de betaalde versie

• Beperkte mogelijkheden om te koppelen met andere programma’s of apps

• De gratis versie heeft beperkt ruimte voor agenda-items.

Microsoft Outlook Agenda

De Microsoft Outlook Agenda is onderdeel van Microsoft Office-suite en heeft veel mogelijkheden voor zakelijk gebruik. Denk aan het delen van je agenda met collega’s, een groepsagenda en een handige zoekfunctie.

Voordelen Microsoft Outlook Agenda:

• Veel planningsmogelijkheden

• Naadloze koppeling met andere programma’s van Microsoft 365

• Offline toegang. 

Nadelen Microsoft Outlook Agenda:

• Alleen beschikbaar met betaald abonnement op Microsoft 365

• Veel functies die je moet leren kennen

• Beperkte mogelijkheden om te koppelen met andere programma’s of apps. 

Trello

Trello is een projectmanagementtool, maar die kun je ook gebruiken als online agenda. Met Trello kan je taken en afspraken in kaarten organiseren. Hierdoor is deze online agenda heel visueel. Ook heeft de tool een kalender waar je taken en afspraken in kunt zetten. 

Voordelen Trello: 

• Planning van taken is eenvoudig te begrijpen en te beheren met kaarten en borden

• Flexibel en makkelijk te delen met anderen

• Gratis te gebruiken (basisversie)

Nadelen Trello:

• De gratis versie mist geavanceerde functies, zoals rapportages en automatisering

• Veel functies om te leren kennen

• Beperkte mogelijkheden om te koppelen met andere programma’s. 

DAgenda

DAgenda is een Nederlandse online agenda, speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote bedrijven. Je kunt agenda’s delen, herinneringen instellen en koppelen met andere apps. 

Voordelen DAgenda: 

• Online afspraken inplannen

• Mogelijkheid om agenda te delen met anderen

• Automatische herinneringen.

Nadelen DAgenda: 

• Minder mogelijkheden om te koppelen met andere programma’s en apps

• Geen gratis versie

• Alleen beschikbaar in Nederlands en Engels. 

Teamleader Focus

Teamleader Focus is onderdeel van Teamleader. Een CRM-oplossing, waarin je klanten, leads en projecten kunt beheren. Teamleader Focus is gebruiksvriendelijk, heeft veel functies en koppelt makkelijk met andere apps. 

Voordelen Teamleader Focus: 

• Alles-in-één-oplossing

• Veel functies voor planning, automatisering, rapportage en analyse 

• Veel koppelingen met andere programma’s en apps, gebruiksvriendelijk.

Nadelen Teamleader Focus: 

• Prijs en complexiteit van functies

• Weinig mogelijkheden tot personaliseren. 

Top 5 online agenda’s en alternatieven

De hierboven genoemde Google Agenda, Microsoft Outlook Agenda, Trello, DAgenda en Teamleader Focus zijn de 5 meest gebruikte online agenda’s in Nederland. Andere alternatieven zijn: Any.do, Fantastical, Zoho Calendar, Morgen, Asana en Clubhouse.

Tips om te werken met een online agenda

• Maak gebruik van kleurcodes en categorieën. Gebruik verschillende kleuren om afspraken te categoriseren, bijvoorbeeld per klant, project of type afspraak.

• Stel automatische herhalingen in. Voor terugkerende afspraken, zoals wekelijkse teamoverleggen, kun je automatische herhalingen instellen.

• Integreer met andere apps. Koppel je online agenda met andere apps die je gebruikt, zoals je CRM-systeem of e-mailprogramma.

• Maak gebruik van online vergaderfuncties. Plan je online meetings direct in je agenda en gebruik de ingebouwde videofunctie. Vaak kun je collega’s direct uitnodigen, zodat de vergadering direct in hun agenda staat, met de link naar de online vergadering. 

• Houd je agenda up-to-date. Net als in een papieren agenda werkt een online agenda het best als je hem up-to-date houdt. Zo houd je het beste overzicht. 

Hoe kies je een online agenda?

Welke online agenda het beste bij jou en je bedrijf past, hangt af van wat je wil, nodig hebt en welk budget je hebt. De volgende vragen helpen in het maken van je keuze.

Functionaliteiten: welke functies heb je nodig? Gaat het echt om een vervanging van een papieren agenda of heb je bepaalde functies nodig, zoals automatisering of rapportage. 

Koppelingen: met welke andere apps wil je je agenda koppelen? Wil je bijvoorbeeld eenvoudig een werkrooster maken in een andere app en opnemen in je agenda’s?

Gebruiksgemak: hoe makkelijk vind jij of vindt je team het om te werken met de verschillende agenda’s? 

Prijs: wil je betalen voor een online agenda? En hoeveel heb je ervoor over? Let op: heb je een abonnement op  Microsoft 365 of Google for Business, dan heb je zonder extra kosten al toegang tot de online agenda van deze aanbieder.

Je kunt de verschillende online agenda’s testen voordat je een definitieve keuze maakt. De meeste online agenda’s hebben een gratis proefperiode of een gratis versie, zodat je de tool kunt uitproberen voor je een keuze maakt. 

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.