Zo ga je slim aan de slag met projectmanagement
Ontdek de voordelen van deze efficiënte werkwijze
Een succesvol project afgerond? Dan kunnen de flessen champagne open. Zo’n succes komt niet natuurlijk zomaar tot stand. Met behulp van projectmanagement kun je projecten efficiënt beheersen. Zo vind je voor ieder project een passende werkwijze en vergroot je de kans van slagen. In dit artikel leggen we uit welke onderdelen en termen van belang zijn, welke verschillende fasen je doorloopt en hoe projectmanagement software ondersteuning biedt tijdens je project.
Wat is projectmanagement?
Projectmanagement staat voor het planmatig beheren van projecten. Aan de hand van vooraf bepaalde methoden, processen, vaardigheden, kennis en ervaring gaat je team aan de slag om specifieke projectdoelstellingen te bereiken.
Belangrijke onderdelen en termen van projectmanagement:
Stakeholders (belanghebbenden): alle individuen, groepen of entiteiten die een belang hebben in het project. Oftewel, mensen of organisaties die betrokken zijn of invloed hebben op het project. Denk aan je teamleden, externe klanten, leveranciers, bepaalde (regelgevende) instanties en niet te vergeten je opdrachtgever(s).
Resources: alle middelen die je nodig hebt om een project te plannen, uit te voeren en af te ronden. Deze middelen variëren van menselijke hulpbronnen tot materiële benodigdheden en financiële middelen. Ook tijd, kennis, technologie en software zijn middelen die je aanspreekt.
Deliverables: alle tastbare en meetbare resultaten, producten of outputs die je produceert als onderdeel van het project. Ze zijn concreet, specifiek en vormen de basis voor het meten van de voortgang én het succes van het project. Denk bijvoorbeeld aan documenten, rapporten, prototypes, ontwerpen of andere tastbare resultaten.
Afhankelijkheden: verwijzen naar de relaties tussen verschillende taken, activiteiten of elementen van een project. Ze beïnvloeden elkaar in termen van planning, uitvoering en voltooiing. Afhankelijkheden kun je classificeren als:
Eind-naar-Begin: de meest voorkomende waarbij een taak (opvolger) pas kan beginnen nadat een andere taak (voorganger) is voltooid.
Begin-naar-Begin: de taak (opvolger) kan pas beginnen vanaf het moment dat een andere taak (voorganger) begint.
Eind-naar-Eind: de taak (opvolger) kan pas eindigen vanaf het moment dat een andere taak (voorganger) eindigt.
Begin-naar-Eind: de taak (opvolger) kan pas eindigen wanneer een andere taak (voorganger) begint.
Klinkt misschien abstract, maar met een voorbeeld in de bouw wordt het wellicht duidelijker:
Voorbeeld Eind-naar-Begin Stel, er wordt een appartementencomplex gebouwd. Het aanleggen van een fundering (voorganger) is dan een activiteit die eerst moet worden afgerond, voordat de echte bouw (opvolger) begint.
Timesheets: alle documenten of andere (digitale) hulpmiddelen waarmee je teamleden de tijd registreren die ze besteden aan verschillende taken en activiteiten binnen een project. In een timesheet wordt meestal de volgende informatie vastgelegd: datum, taak of activiteit, uren, projectfases, klant of opdrachtgever en opmerkingen.
Papieren timesheets zijn trouwens vrij ouderwets. Veel efficiënter en nauwkeuriger is het gebruik van projectmanagement software of speciale tijdregistratiesystemen, zoals dat van Teamleader.
De ijzeren driehoek: een concept binnen projectmanagement dat de afhankelijke relatie weergeeft tussen drie cruciale elementen die een project beïnvloeden: tijd, kosten en scope. Vanwege de sterke afhankelijkheid wordt het ook wel de ‘drievoudige beperking’ of ‘duivelsdriehoek’ genoemd. Verander je een van deze elementen binnen het project? Dan heeft dit meestal invloed op de andere twee.
Voorbeeld ijzeren driehoek: verlaag je tijdens het project het budget? Dan kan dit leiden tot vertraging (tijd) en het verminderen van je bereik (scope).
Waarom is projectmanagement zo belangrijk in bedrijfsvoering?
Projectmanagement is van cruciaal belang in een bedrijfsvoering om verschillende redenen. Allereerst helpt het je organisatie bij het effectief toewijzen en beheren van middelen, waaronder je personeel, tijd, budget en materialen. Zo minimaliseer je verspilling, maximaliseer je de efficiëntie én houd je kosten beter onder controle.
Daarnaast geeft je met projectmanagement focus aan je projecten. Door duidelijke doelen en doelstellingen te definiëren, draag je bij aan bredere bedrijfsdoelen.
Projectmanagement effectief toepassen helpt ook met een stukje risicobeheer. Zo zul je sneller en beter risico’s identificeren die van invloed kunnen zijn op het succes van je project. Hiermee voorkom je tegenvallers en onvoorziene problemen.
Ook versterkt het de samenwerking en communicatie binnen je team(s) en tussen belanghebbenden. Met heldere communicatie zit iedereen sneller op 1 lijn.
Welke verschillende methoden van projectmanagement zijn er?
Er bestaan een heleboel verschillende projectmanagementmethodes. Enkele bekende voorbeelden zijn: EVO, IPMA, OPEN, PRINCE2 en PMBoK. En je hebt vast wel een gehoord van Agile en Scrum; veel gebruikt binnen de IT. Iedere projectmanagementmethode heeft eigen principes, thema’s en processen die de basis vormen.
Toch zijn er ook een heleboel overeenkomsten. Zo denken en handelen alle methodes vanuit een resultaat, worden doelen vooraf vastgelegd en richt het proces zich op samenwerking en niet op onderhandeling. Ook wordt de voortgang van het project nauwlettend in de gaten gehouden en vindt bijsturing plaats waar nodig.
Verschillende fasen van projectmanagement: hoe maak je een projectplan?
Welke methode je ook kiest, een project doorloopt altijd een aantal projectfases. Onmisbaar zijn: de opstartfase, projectplanning, de uitvoering, de opvolging en de nazorg. Elk van deze fases bevat specifieke taken binnen het projectmanagement om je doelstellingen binnen het project te realiseren.
Opstartfase (projectinitiatie): De startfase van ieder project. Hierin bepaal je het doel van het project, de scope (het bereik), de belangrijkste stakeholders (belanghebbenden) en de haalbaarheid. In deze fase bepaal je of het project de moeite waard is om door te zetten.
Projectplanning: Is het project levensvatbaar? Dan ga je door naar de projectplanning. In deze fase stel je een gedetailleerd plan op dat bestaat uit: taken, tijdlijnen, resources (middelen), mijlpalen en budgetten.
Uitvoering: Daarna gaat je team aan de slag, meestal na een officiële kick-off. Je wijst teamleden toe aan specifieke taken. Die gaan aan de slag volgens het projectplan en de projectmanager houdt toezicht op de voortgang.
Opvolging: Dan is het tijd voor opvolging; een fase die vaak parallel loopt aan de uitvoering. Deze fase richt zich op monitoren, beoordelen en rapporteren van de voortgang van het project. Verloopt het project volgens plan? Lopen jullie tegen problemen, risico’s of veranderingen aan en worden deze tijdig opgemerkt?
In deze fase kun je ook corrigerende maatregelen nemen en bijsturen. Ook kun je de planning aanpassen en doelen bijstellen. De opvolgfase is van vitaal belang binnen het projectmanagement. Door nauwlettend de voortgang van het project te volgen en tijdig in te grijpen waar nodig, zorg je ervoor dat het project op koers blijft.
Nazorg: Is het primaire werk eenmaal voltooid? Dan is het tijd voor de nazorgfase. In deze periode ga je de projectresultaten evalueren, handel je resterende activiteiten af en trek je lessen uit het project als referentie voor de toekomst. Wat ging goed en wat had beter gekund? Ook verzamel je feedback van belanghebbenden, teamleden en andere betrokkenen van het project. In deze fase kijk je terug op het project en vier je successen. De champagne ligt als het goed is koud.
Projectmanagement tips: gebruik tools die je leven makkelijker maken
Projecten optimaal managen is zeker niet eenvoudig en slimme software kan je daarbij helpen. Zo heb je met projectmanagement software altijd een helder overzicht en houd je het budget en de voortgang van een project nauwlettend in de gaten.
De slimme projecten van Teamleader
Een mooi voorbeeld van een projectmanagement tool is ‘De slimme projecten’ van Teamleader.
De slimme planning software van Teamleader combineert projectmanagement, facturatie, offertes en CRM in één tool. Vanuit een goedgekeurde offerte zet je zelfs direct een project op met verschillende fases.
Voer je bepaalde projecten vaker uit? Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Kopieer eenvoudig gerealiseerde projecten en profiteer direct van een vliegende start met een beproefde blauwdruk.
Tijd voor facturatie? Met een klik exporteer je de juiste projectgegevens naar een factuur. Zo staat direct alles goed en hoef je niets handmatig over te typen.
Tip: De meeste projectmanagement tools bieden een proefperiode waarin je op je gemak jezelf wegwijs maakt en beslist of je de tool bij jouw organisatie en doelen past.
