Hoe maak ik een projectplanning?
Een innovatieroadmap in 4 stappen
Productontwikkeling staat of valt met een goede planning. Door een realistisch projectplan op te stellen, weten jij en je team tijdig waar jullie aan toe zijn. Je voorkomt onverwachte kosten, problemen en vertraging. Hoe stel je een innovatieplanning op en waar moet zo’n plan aan voldoen?
Hoe je innovatieplanning (ook wel projectplanning of innovatieroadmap) eruit ziet, hangt af van de grootte van het project. Als je een planning maakt, deel je eigenlijk gewoon je innovatie op in stappen. Voor een simpele innovatie zijn minder stappen nodig dan voor een groot project. Een winkelier die besluit om een nieuw product in zijn schap aan te bieden, hoeft veel minder stappen te doorlopen dan een starter die een nieuwe winkel wil beginnen.
Waar moet een innovatieplanning aan voldoen?
In een innovatieplanning of -roadmap staan alle stappen die jij, je partners en je team moeten nemen om tot het eindresultaat te komen. Er staat per stap in beschreven:
Wat je gaat doen;
Hoe je dat gaat doen;
Met wie;
Hoeveel tijd het kost;
Wanneer je begint;
Wanneer het klaar is;
Hoeveel geld het kost.
Stap 1: Welke stappen moet ik nemen?
Als je bijvoorbeeld een nieuwe winkel wilt openen in Utrecht, moet je verschillende stappen doorlopen. Je moet bijvoorbeeld een geschikt pand vinden, een ontwerp voor het interieur (laten) maken, verbouwen, inrichten, winkelwaar inkopen en personeel zoeken. Daarna moet je zorgen dat mensen naar je winkel komen. Misschien wil je een spetterende opening plannen of een reclamestunt uitvoeren. Dit zijn allemaal deelprojecten die bijdragen aan het grote geheel.
Bekijk goed welke stappen je moet voltooien, voordat je naar de volgende fase kunt. Je kunt bijvoorbeeld niet je pand inrichten, voordat het verbouwd is. Maar je kunt wel ondertussen een interieurontwerp maken.
Stap 2: Wat, hoe en met wie?
Vervolgens beschrijf je per stap welk deelresultaat eruit moet voortkomen en wie je daarvoor nodig hebt. Zo weet je al voor je begint of er binnen je team genoeg mensen beschikbaar zijn en of je misschien extra partners of freelancers moet inhuren. Je inventariseert ook de middelen die je nodig hebt.
Dierenpark Apenheul innoveert bijvoorbeeld met een slim camera-sensorsysteem om gorilla’s te volgen in het park. Voor een van de eerste stappen, de levering en installatie van camera’s, heeft de Apenheul een lokale mkb’er aangehaakt. En omdat de camera’s verbonden moeten zijn met snel internet (om snel te kunnen schakelen tussen camera’s), is een tweede specialist aangehaakt om glasvezelinternet aan te leggen. Deze werkt samen met een technisch expert binnen het park.
Stap 3: wanneer is het af?
De volgende stap is een realistische planning. Je bent hierbij afhankelijk van andere werkzaamheden en de agenda’s van je leveranciers of partners. Bepaal in overleg hoeveel tijd er voor iedere stap nodig is. Zo kun je een goede tijdsplanning maken. Door alle stappen achter elkaar te zetten, heb je een goed beeld van wanneer iets af is.
Erik Ham, innovatie-expert bij TNO:
“Zo’n tijdsplanning helpt je ook om investeringen te verantwoorden. Ondernemers willen het liefst direct resultaat zien van hun investering, terwijl je bij een innovatieproces misschien pas over een paar maanden of jaren een eindproduct hebt. In een goede planning kun je laten zien dat de tijd, moeite en het geld dat je nu in een klein onderdeel steekt, later meer oplevert.”
Stap 4: wat kost het?
Tijdens het plannen maken heb je al grofweg bekeken wat je innovatie gaat kosten. Nadat je een innovatieplanning hebt opgesteld, kun je preciezer bepalen hoeveel geld je in het project moet steken. Je hebt nu namelijk per deelonderwerp een goed beeld van de benodigde tijd, mensen en middelen.
Problemen
Ten slotte is het raadzaam om goed te bedenken wat mogelijke showstoppers zijn. Stel dat het niet lukt om stap 3 op tijd af te krijgen, is het dan wel mogelijk om later met stap 4 te beginnen? Is er voldoende budget voor extra personeel, ook als het innovatieproject pas over een paar jaar af is? Dit soort vragen helpt je problemen te voorkomen en tijdig alternatieven te bedenken.
