Waarom is een goede urenregistratie zo belangrijk?
Zo registreer je efficiënt eigen uren en die van personeel
Een goede urenregistratie is essentieel voor een succesvolle bedrijfsvoering. Het is zelfs verplichte kost, maar niet iedereen staat erom te springen. Het kan tijdrovend zijn en je verdient er niet (direct) geld mee. Toch kan een goede urenregistratie juist geld opleveren. Hoe dat precies zit en hoe je efficiënt uren registreert, leggen we in dit artikel uit.
Wat is urenregistratie?
Met een urenregistratie houd je bij hoeveel tijd je aan je bedrijf besteedt. Je registreert alle uren en ziet eenvoudig hoeveel tijd bepaalde bedrijfsactiviteiten in beslag nemen. Urenregistratie heet ook wel urenverantwoording of urenadministratie.
Een goede urenregistratie bevat in ieder geval de volgende elementen:
Datum
Opdrachtgever/ klant
Werkzaamheden
Bestede uren
Project- of taaktoewijzing
Directe of indirect uren
Uurloon of vaste prijs (bijvoorbeeld prijs op projectbasis)
Waarom is het belangrijk je gewerkte uren goed bij te houden?
Een urenregistratie is om meerdere redenen belangrijk:
1. Facturatie
Al die noeste arbeid levert als het goed is ook wat op. Om de zoveel tijd is het daarom zover: de periodieke facturatie. De een factureert maandelijks, de ander wekelijks of zelfs meerdere keren per week. Linksom of rechtsom, facturatie is een vast onderdeel van je bedrijfsvoering.
Een nauwkeurige urenregistratie is op dat moment onmisbaar. Hoe weet je anders wat je gaat factureren? Als je op project- of abonnementsbasis werkt, lijkt nauwkeurig je uren bijhouden misschien minder van belang. Je factureert immers een vast, vooraf afgesproken bedrag. Toch is een stukje inzicht ook in dat geval handig. Besteed je structureel te veel uren aan een bepaald project? Dan is het misschien toch tijd om opnieuw te onderhandelen over de prijs.
Uurtje-factuurtje
Werk je met uurtje-factuurtje? Dan is een goede urenregistratie sowieso onmisbaar. Het is misschien een ouderwets verdienmodel, toch zijn er genoeg ondernemers die op deze manier diensten aanbieden en factureren. Vooral in de dienstensector wordt nog volop met uurtje-factuurtje gewerkt.
Het concept is simpel: je spreekt een uurprijs af met je opdrachtgever en factureert achteraf de uren die je in een bepaalde periode hebt gewerkt. Dit heet ook wel nacalculatie.
Gemak van urenregistratie software
Welke prijsafspraken je ook maakt met je opdrachtgevers of klanten, je kunt jezelf een hoop tijd besparen als het gaat om uren registreren en facturatie. Moderne urenregistratie software, zoals die van Teamleader, neemt namelijk het meeste werk uit handen.
Zo stel je eenvoudig automatische facturatie in. Periodiek worden de facturen opgemaakt en verzonden. Alle benodigde informatie, zoals gewerkte uren, project, tarieven, etc. wordt automatisch opgehaald en op de factuur gezet.
2. Fiscale aftrekposten
Besteed je meer dan 1225 uur per kalenderjaar aan je onderneming? En steek je meer tijd in je onderneming dan in andere werkzaamheden (bijvoorbeeld werken in loondienst)? Dan voldoe je aan het urencriterium. Je komt in aanmerking voor aantrekkelijke fiscale aftrekposten, ook wel ondernemersaftrek genoemd:
Startersaftrek
Zelfstandigenaftrek
Meewerkaftrek
Sakingsaftrek
Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk (wbso)
Alle uren die je in je onderneming stopt, tellen mee voor het urencriterium. Dus naast gefactureerde uren, reken je bijvoorbeeld ook uren voor:
het opstellen van offertes;
het bijhouden van je zakelijke administratie;
onderhoud van je zakelijke website;
zakelijke reistijd.
Uren die je factureert aan je klanten, schrijf je weg als directe uren. Alle ondersteunende uren vallen onder indirecte uren.
Let op: Heb je een bv? Dan heb je geen recht op ondernemersaftrek. Als eigenaar (vennoot) van een bv ben je namelijk geen ondernemer voor de inkomstenbelasting; je betaalt vennootschapsbelasting.
Alle uren tellen mee voor je urenregistratie
Uren voor reizen en administratieve werkzaamheden tellen dus mee. Het is daarom erg belangrijk dat je alle uren goed bijhoudt. Ben je namelijk een keer aan de beurt voor een audit (controle) van de Belastingdienst? En controleren ze of je daadwerkelijk aan het urencriterium voldoet? Dan kun je maar beter je urenregistratie piekfijn in orde hebben.
3. Inzicht
Dankzij een efficiënte urenregistratie weet je precies hoeveel uren iedereen binnen je organisatie werkt. Daarnaast heb je goed zicht op aanwezigheid en afwezigheid (denk aan ziekte, verlofregelingen, vakanties, Adv-dagen, etc.)
Deze informatie kan tot belangrijke conclusies leiden. Misschien is er bij iemand sprake van frequent ziekteverzuim en is het tijd voor een gesprek? Of iemand maakt verhoudingsgewijs te veel uren; misschien is een stapje terug verstandig om langdurig ziekteverzuim te voorkomen?
4. Planning en kostenbeheersing
Een efficiënte urenregistratie leidt ook tot beter inzicht in (project)planning en kosten. Loopt alles wel zoals verwacht? Of gaan er veel meer uren naar bepaalde werkzaamheden dan vooraf ingeschat? Met een goede urenregistratie kun je tijdig bijsturen. Dat is gunstig voor je kostenbeheersing en het kan helpen je winstmarges te optimaliseren.
5. Urenverantwoording
Uren registreren is ook belangrijk voor een stukje verantwoording. Het kan namelijk best voorkomen dat een klant of opdrachtgever inzicht wil in je werkzaamheden. Met een goede urenverantwoording laat je dan zien welke werknemer bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd, wanneer dat heeft plaatsgevonden en hoeveel tijd er precies is besteed.
Hoe registreer je gewerkte uren zo efficiënt mogelijk?
Het belang van een goede urenregistratie is nu duidelijk, maar hoe leg je de gewerkte uren goed vast? Er bestaan namelijk verschillende methodes om uren te registreren:
Papieren timesheets en spreadsheets, zoals Excel
Urenregistratie software
Voordelen van urenregistratie software
Wil je gewerkte uren zo efficiënt mogelijk registreren? Maak dan gebruik van urenregistratie software. Met slimme software geniet je namelijk van een breed scala aan voordelen:
Tijdwinst
Vermindert menselijke fouten
Automatische facturatie (of koppeling met aparte facturatietool)
Makkelijker uren verantwoorden aan je opdrachtgevers/ klanten
Gedetailleerde rapporten en uitgebreide statistieken
Inzicht in productiviteit van je werknemers
Privé-werkbalans van je personeel verbeteren (minder kans op langdurige ziekte)
Beveiliging: ingevoerde gegevens zijn veilig en voldoen aan de privacy vereisten van je organisatie en wetgeving (AVG).
Is een urenregistratie verplicht?
Een urenregistratie is niet alleen onmisbaar, het is zelfs verplicht. In Artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet (Atw) staat beschreven dat je als werkgever verplicht bent om een urenregistratie bij te houden van arbeids- en rusttijden van je werknemers. De registratie moet objectief, overzichtelijk, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Dit is verplicht, zodat de Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan controleren of de Arbeidstijdenwet wordt nageleefd.
Ook vanuit deze verplichting is het verstandig om urenregistratie software te gebruiken. Op die manier weet je zeker dat je alle benodigde informatie nauwkeurig bijhoudt.
Urenregistratie personeel: wie is verantwoordelijk?
Wettelijk gezien ben je zelf eindverantwoordelijk voor de urenregistratie. Dit betekent niet dat je ook voor dit ook voor je werknemers moet bijhouden. Die verantwoordelijkheid leg je over het algemeen neer bij je medewerkers. Met urenregistratie software houden ze eenvoudig zelf de gemaakte uren bij. Dit kan bijvoorbeeld dagelijks, aan het einde van de werkdag, of wekelijks.
