Grip op je projecten met projectadministratie

Zonder een gestructureerd systeem om alles bij te houden, kan een project al snel ontaarden in chaos. Hier komt projectadministratie van pas. Met een gestructureerde aanpak kun je administratieve activiteiten nauwkeurig registreren, de kosten onder controle houden en de voortgang helder rapporteren. Ontdek wat projectadministratie precies inhoudt, waarom het zo belangrijk is en hoe je je projecten op koers houdt met slimme software.

Wat is projectadministratie?

Projectadministratie is een verzamelnaam voor alle administratieve taken en processen die je nodig hebt om een project van begin tot eind te beheren. Dit omvat het vastleggen van alle financiële en operationele gegevens die verband houden met het project. Het doel van projectadministratie is om een nauwkeurig overzicht te creëren van alle activiteiten, kosten en middelen die worden gebruikt in het project. Het hangt nauw samen met je project planning.

Waar bestaat projectadministratie uit?

Projectadministratie omvat elementen zoals kostenregistratie, urenregistratie, facturatie, budgetbewaking, rapportage en documentbeheer.

Kostenregistratie

Het bijhouden van alle uitgaven en inkomsten die verband houden met het project. Dit helpt je bij het bewaken van het budget. Zo houd je de financiële vinger aan de pols en voorkom je overschrijdingen.

Stel, je zit middenin een project om een nieuwe website te lanceren. Een kostenregistratie zou er als volgt uit kunnen zien:

Urenregistratie

Het vastleggen van de gewerkte uren door je teamleden en het toewijzen van deze uren aan specifieke taken of fasen van het project. Dit zorgt voor een nauwkeurige verantwoording van de tijd die aan het project wordt besteed.

Voorbeeld urenregistratie project nieuwe website:

Facturatie

Het (automatisch) genereren en versturen van facturen naar je klanten of opdrachtgevers. Dit is essentieel voor het waarborgen van een stabiele cashflow en het tijdig innen van betalingen.

Budgetbewaking

Het monitoren van het projectbudget om ervoor te zorgen dat het project binnen de financiële grenzen blijft. Dit omvat het vergelijken van geplande versus werkelijke kosten en het identificeren van afwijkingen. Met een strakke budgetbewaking kun je tijdig actie ondernemen.

Voorbeeld budgetbewaking:

Rapportage

Het opstellen van regelmatige rapporten om de voortgang van het project te volgen en belanghebbenden te informeren. Dit helpt je bij het communiceren van de status van jullie project en het nemen van geïnformeerde beslissingen.

Documentbeheer

Het organiseren en opslaan van alle project-gerelateerde documenten en correspondentie. Hiermee creëer je een centrale plek waar alle belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk is.

Projectadministratie en automatisering

Efficiënte projectadministratie gaat hand in hand met automatisering. Een stukje software is daarom onmisbaar en het liefst wil je alles in één tool onderbrengen. Software voor projectadministratie is daarom vaak een onderdeel van een groter geheel: projectmanagement software. Er zijn een heleboel verschillende pakketten op de markt die je helpen bij het succesvol uitvoeren van projecten. Maar hoe kies je het pakket dat perfect aansluit op jouw projectwensen?

Waar moet je op letten bij het kiezen van software voor projectadministratie?

Bij het kiezen van software voor projectadministratie zijn er verschillende factoren die je in overweging moet nemen om ervoor te zorgen dat je de juiste tool kiest die past bij de behoeften van je organisatie. Hier zijn enkele belangrijke punten om op te letten:

Functionaliteiten

• Volledige functionaliteit:

  Zorg ervoor dat de software alle essentiële functies biedt die je nodig hebt, zoals kostenregistratie, urenregistratie, facturatie, budgetbewaking, rapportage en documentbeheer.

• Aanpasbaarheid:

  Kies software die flexibel is en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van je project en organisatie.

Gebruiksvriendelijkheid

• Intuïtieve interface:

  De software moet eenvoudig te gebruiken zijn, met een gebruiksvriendelijke interface die gemakkelijk te begrijpen is voor alle teamleden.

• Leerproces:

  De tool moet een korte leercurve hebben, zodat teamleden snel vertrouwd raken met het systeem.

Integratiemogelijkheden

• Compatibiliteit en dataoverdracht:

  Controleer of de software kan integreren met andere tools en systemen die je bedrijf gebruikt, zoals CRM-systemen, boekhoudsoftware, en communicatieplatforms. Een naadloze gegevensoverdracht tussen verschillende systemen verhoogt de efficiëntie en vermindert fouten.

Schaalbaarheid

• Groei: Kies een oplossing die met je bedrijf kan meegroeien en toekomstige behoeften kan ondersteunen. Dit voorkomt dat je opnieuw moet investeren in een nieuwe tool naarmate je bedrijf groeit.

• Capaciteit:

  Zorg ervoor dat de software het aantal projecten en gebruikers aankan dat je verwacht; nu en in de toekomst.

Kosten

• Betaalbaarheid:

  Overweeg de kosten van de software en of deze binnen je budget passen. Houd rekening met eventuele maandelijkse of jaarlijkse licentiekosten, evenals extra kosten voor updates of extra functies.

• Kosten-batenanalyse:

  Voer een kosten-batenanalyse uit om ervoor te zorgen dat de voordelen van de software opwegen tegen de kosten.

Ondersteuning en training

• Klantenservice:

  Controleer of de softwareleverancier een betrouwbare klantenservice en technische ondersteuning biedt. Dit is essentieel voor het oplossen van eventuele problemen die je tegenkomt.

• Training:

  Kijk of er trainingsmateriaal beschikbaar is, zoals tutorials, handleidingen en webinars. Daarmee kan je team het maximale uit de software te halen.

Veiligheid

• Databeveiliging:

  Zorg ervoor dat de software voldoet aan de hoogste, meest recente beveiligingsnormen om de gegevens van je projecten te beschermen.

• Back-up en herstel:

  Controleer of de software automatische back-up- en herstelopties biedt om gegevensverlies te voorkomen.

Mobiele toegang

• Toegankelijkheid:

  Het is handig als de software ook toegankelijk is via mobiele apparaten, zodat teamleden overal en altijd toegang hebben tot je online projectinformatie.

Gebruikersrecensies en aanbevelingen

• Feedback van anderen: Lees gebruikersrecensies en vraag om aanbevelingen van andere bedrijven in je branche om inzicht te krijgen in de voor- en nadelen van de software.

Door op deze factoren te letten bij het kiezen van software voor projectadministratie, kun je een weloverwogen beslissing nemen en een tool selecteren die je helpt om je projecten effectief te beheren en succesvol af te ronden.

Welke bekende softwareoplossingen kun je overwegen?

Er zijn verschillende softwareoplossingen die met name geschikt zijn voor projectadministratie in het mkb. Twee bekende voorbeelden:

• Teamleader Focus:

  Biedt uitgebreide functies voor projectmanagement, crm en facturatie. Teamleader is geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven vanwege de gebruiksvriendelijke interface en integratiemogelijkheden. Je kunt deze software 14 dagen gratis uitproberen.

• Exact Online:

  Ideaal voor bedrijven die behoefte hebben aan uitgebreide financiële en projectadministratieve functionaliteiten. Het biedt integratie met boekhoudsoftware en andere zakelijke tools.

Succesvol projecten beheren

Projectadministratie is een cruciaal aspect van effectief projectmanagement. Met een gestructureerde aanpak en het gebruik van de juiste software kun je je projectadministratie verbeteren, kosten beheersen en de algehele efficiëntie verhogen.

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Meer gedaan. Minder gedoe. Klantenbeheer, projectmanagement, offertes en facturatie in één handige tool. Al ruim 15.000 mkb-bedrijven werken makkelijker dankzij Teamleader.

Meer weten over slimmer ondernemen met digitaliseren? Op deze pagina vind je meer artikelen over dit onderwerp.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.