De kracht van projectmanagement software

Projecten vormen een belangrijk aspect van ondernemen, maar zonder de juiste tools raak je al snel het overzicht kwijt. Door gebruik te maken van slimme projectmanagement software maak je complexe projecten behapbaar, verbeter je de samenwerking en stroomlijn je verschillende processen. Ontdek hoe je projectmanagement tools inzet om weer grip te krijgen op een wirwar aan taken en til je projectmanagement naar een hoger niveau.

Wat is projectmanagement software?

Projectmanagement software is een verzamelnaam voor digitale tools waarmee je projecten effectief plant, organiseert, beheert en (op)volgt. Met functies zoals planning, taakbeheer, tijdlijnen, resourcebeheer, samenwerkingstools en rapportage heb je een set aan hulpmiddelen waarmee je teams efficiënt aan de slag kunnen.

Wat is de waarde van een projectmanagement tool?

Met een projectmanagement tool breng je harmonie in de chaos van projecten. Het bereiken van je projectdoelen komt dankzij een gestructureerde, efficiënte werkwijze een stuk dichterbij. Je bent met een projectmanagement tool namelijk beter in staat om:

• transparantie te creëren binnen je team én richting je klanten;

• de voortgang van projecten nauwkeurig te volgen;

• interne en externe communicatie te verbeteren;

• processen te stroomlijnen;

• binnen je budget te blijven;

• taken te organiseren;

• deadlines te halen.

Kortom, door de mogelijkheden van projectmanagement software goed te benutten heb je meer grip op projecten en rond je ze op tijd en binnen budget af.

Uit welke verschillende onderdelen bestaat projectmanagement software?

Elke project management tool is uniek en bevat weer een andere mix aan onderdelen. Enkele belangrijke onderdelen die je vrijwel altijd tegenkomt:

Planning

Het opstellen van je project planning. Denk aan het maken van tijdlijnen, markeren van mijlpalen en het toewijzen van middelen. Kortom, planningssoftware[Md2] vormt de basis van je projectmanagement software.

Taakbeheer

Het toewijzen, organiseren en bijhouden van taken binnen een project. Je kunt hierbij ook een 'kritisch pad’ uitstippelen. Dat is een route die een bepaalde volgorde van de taken beschrijft om tot een optimaal resultaat te komen.

Samenwerking tools

Functionaliteiten voor het samenwerken binnen je teams, zoals realtime werken in gedeelde documenten, berichten en discussieforums.

Budgetbeheer

Het bijhouden en beheren van projectkosten en budgetten. Met een strak budgetbeheer blijf je binnen je budget, vermijd je dubbele boekingen en voorkom je onnodige uitgaven.

Resourcebeheer

Het toewijzen en beheren van menselijke en materiële middelen voor projecttaken. Ook de urenregistratie, een belangrijke onderdeel, valt hieronder.

Rapportage en analyse

Het genereren van rapporten over de voortgang van projecten en analyse van prestaties.

Integraties

Op het gebied van integraties bestaan vaak grote verschillen tussen de verschillende aanbieders van projectmanagement software. Zo bieden aanbieders van geavanceerde project management tools integraties met andere belangrijke systemen, zoals offerte- en facturatiesoftware of een CRM. Een voorbeeld van zo’n allesomvattende project management tool is Teamleader.

Hoe kies je de juiste projectmanagement tool?

Zoek je een project management tool die maximaal bijdraagt aan het behalen van je doelen? Vergelijk dan verschillende aanbieders en kies een tool die goed aansluit bij de behoeften en doelen van je team en organisatie. Hier volgen enkele stappen om je te helpen bij het maken van de juiste keuze:

1. Analyseer je huidige processen:

   Neem eerst de manier waarop jullie op dit moment projecten beheren onder de loep. Identificeer de pijnpunten, inefficiënties en gebieden waar verbetering nodig is.

2. Bepaal je doelen:

   Stel vervolgens duidelijke doelen vast die je wilt bereiken aan de hand van projectmanagement software. Wil je de productiviteit van je teams verhogen, de doorlooptijd van projecten verkorten, kosten besparen of vooral je projectadministratie optimaliseren?

3. Betrek je mensen:

   Praat met je teamleden en andere betrokkenen om inzicht te krijgen in verschillende behoeften en wensen. Wat vinden zij belangrijk in een projectmanagement tool? Welke functies zouden helpen om bepaalde werkzaamheden efficiënter uit te voeren?

4. Maak een lijst van vereisten en stel prioriteiten:

   Na de inventarisatie stel je een lijst op van essentiële functies en kenmerken die de tool moet hebben om aan jullie behoeften te voldoen. Denk aan zaken als taakbeheer, planning, rapportage, samenwerking, integraties met je (lokale) systemen, dataveiligheid en voorkeuren op het gebied van gebruikersinterface. Geef ook prioriteiten aan de verschillende vereisten. Niet elke functie weegt even zwaar in je beslissing. Bepaal daarom wat cruciaal is en wat eventueel ‘mooi meegenomen’ is.

5. Onderzoek en vergelijk:

   Je hebt nu genoeg bagage om op onderzoek te gaan. Vergelijk functies, prijzen, licentiemodellen, gebruikersrecensies en ondersteuningsopties van verschillende aanbieders.

6. Probeer het uit:

   Maak gebruik van gratis proefversies of demo's van de tools die je overweegt. Dit helpt je om een gevoel te krijgen bij de gebruikersinterface, functionaliteit en gebruikerservaring. Zo kun je Teamleader 14 dagen gratis uitproberen.

7. Vraag rond naar ervaringen:

   Raadpleeg professionals in jouw vakgebied voor aanbevelingen en ervaringen met verschillende tools.

8. Check of belangrijke integraties mogelijk zijn: Overweeg hoe de tool kan integreren met bestaande systemen en tools die je al gebruikt, zoals je boekhoudsysteem, CRM, of specifieke branchesoftware.

9. Ondersteuning en training:

   Check of de tool adequate ondersteuning en training biedt, zoals documentatie, tutorials, en klantenservice. Stuk voor stuk belangrijke aspecten die je team zullen helpen om de tool eigen te maken en optimaal te benutten.

Door deze stappen te volgen, kun je een weloverwogen beslissing nemen bij het kiezen van de juiste projectmanagement software die past bij jouw specifieke behoeften en zakelijke vereisten.

Wat zijn een aantal goede tools voor mkb’ers?

Om het kaf alvast een beetje van het koren te scheiden, hebben we een aantal populaire tools voor je op een rijtje gezet:

1. Teamleader

Teamleader combineert projectmanagement met CRM- en facturatiefunctionaliteiten. Dit maakt het een uitgebreide oplossing voor kleine tot middelgrote bedrijven.

Voordelen:

• Beste alles-in-één mkb-oplossing voor projectadministratie, projectbeheer, CRM en facturatie

• Intuïtieve interface

• Meer grip op cashflow

• Integraties met boekhoudsoftware en andere zakelijke tools

1. Trello

Trello is een visueel georiënteerde tool die gebruik maakt van borden, lijsten en kaarten om je projecten en taken te organiseren. Het is eenvoudig te gebruiken en zeer flexibel.

Voordelen:

• Visueel en intuïtief

• Eenvoudig te leren en te gebruiken

• Integraties met andere tools zoals Slack en Google Drive

2. Asana

Asana helpt teams bij het plannen, organiseren en volgen van werk. Het biedt uitgebreide functies voor taakbeheer en samenwerking.

Voordelen:

• Sterke samenwerkingstools

• Mogelijkheid om taken toe te wijzen en deadlines in te stellen

• Gedetailleerde projectoverzichten en voortgangsrapportages

3. Monday.com

Monday.com biedt een veelzijdig platform voor projectmanagement met aanpasbare workflows. Het is geschikt voor verschillende soorten projecten en teams.

Voordelen:

• Flexibele en aanpasbare workflows

• Gebruiksvriendelijke interface

• Uitgebreide integratiemogelijkheden met andere tools

4. AFAS

De software van AFAS biedt een breed scala aan geïntegreerde oplossingen voor onder andere financiële administratie, HRM, payroll, projectmanagement, CRM, inkoop, en voorraadbeheer.

Voordelen:

• Projectmanagement software met geïntegreerd ERP-systeem

• Gebruiksvriendelijk en intuïtieve interface

• Realtime inzichten in bedrijfsgegevens en prestaties

• Uitgebreide ondersteuning en trainingsmogelijkheden

Vergroot je efficiëntie met een projectmanagement tool

Met een projectmanagement tool kun je de efficiëntie van je team aanzienlijk verhogen. Door taken beter te organiseren en transparantie te creëren, zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit. Hierdoor verminder je de kans op misverstanden en verhoog je de productiviteit. Investeer daarom in een goede projectmanagement tool. Ervaar zelf hoe je projecten soepeler verlopen, kosten beter beheert en doelen sneller bereikt.

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Meer gedaan. Minder gedoe. Klantenbeheer, projectmanagement, offertes en facturatie in één handige tool. Al ruim 15.000 mkb-bedrijven werken makkelijker dankzij Teamleader.

Meer weten over slimmer ondernemen met digitaliseren? Op deze pagina vind je meer artikelen over dit onderwerp.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.