Zo maak je een geslaagde project planning
Gebruik een projectmanagement tool en benut optimaal de capaciteit van je teamleden
Een solide project planning vormt de ruggengraat van succesvol projectmanagement. Het helpt bij het organiseren, coördineren en uitvoeren van taken binnen een vastgestelde tijdlijn en budget. Ontdek hoe je een effectief projectplan opstelt, wat de voordelen zijn voor je organisatie en met welke slimme tools je de capaciteit van je teamleden optimaal benut.
Wat is een project planning?
Een project planning is een gedetailleerde blauwdruk die de structuur en uitvoering van een project definieert. Het omvat taken, mijlpalen, deadlines en de toewijzing van middelen om doelen te bereiken.
Stapsgewijs een goede project planning maken
Een goede planning maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Door een aantal simpele stappen te doorlopen heb je binnen no-time een rotsvaste houvast. Zo kun je vol vertrouwen je project aftrappen.
1. Stel je projectdoelen vast
Een succesvolle planning maken begint met duidelijke doelen. Definieer je doelen zo concreet mogelijk en stel een gewenst eindresultaat vast. Zorg ervoor dat je einddoel meetbaar is. Je kunt hiervoor de SMART-methode gebruiken.
2. Identificeer taken
Maak een gedetailleerde lijst met alle taken en activiteiten die nodig zijn om je projectdoelen te bereiken.
3. Bepaal de volgorde
Bepaal een logische volgorde waarin je teamleden de verschillende taken gaan uitvoeren en identificeer afhankelijkheden tussen taken. Verbind je taken ook aan mijlpalen: belangrijke stappen binnen je project die je doorloopt.
4. Maak een tijdschatting
Schat voor elke taak hoeveel tijd je denkt dat nodig is om deze af te ronden. Gebruik hiervoor historische data van eerdere, vergelijkbare projecten (indien aanwezig).
Voeg ook een realistische buffer toe voor onvoorziene vertragingen of wijzigingen binnen je project. Dat kan bijvoorbeeld 10% à 20% van de totale projectduur zijn, afhankelijk van de complexiteit van het project.
5. Wijs middelen toe
Denk goed na over de middelen die nodig zijn om je project succesvol te doorlopen. Een belangrijk middel is personeel. Wie vormen de teamleden van je project, wie gaat wat doen en hoe benut je optimaal de capaciteit van je teamleden?
Andere belangrijke middelen zijn:
Budget
Faciliteiten
Technologie en software
Expertise en vaardigheden
Logistieke ondersteuning
Door de juiste middelen toe te wijzen in je projectadministratie, vergroot je de kans dat je het project succesvol en binnen je gestelde doelen afrondt.
6. Plan je project
Het is nu tijd voor het echte werk: de planning zwart-op-wit vastleggen. Tegenwoordig bestaan er slimme projectmanagement tools, zoals Teamleader, die je daarbij helpen. Je complete projectmanagement, inclusief planning en projectadministratie leg je kristalhelder vast met deze tool. Ook integreer je eenvoudig andere belangrijke systemen, zoals je crm en koppel je Teamleader Focus direct aan Google Calendar, Outlook Calendar, etc. Handig, want zo synchroniseer je al je zakelijke afspraken in één omgeving.
Projectplanning voorbeeld
Tip: ben je nieuw in de wereld van project planning en wil je klein beginnen? Download dan het gratis projectplan template van Teamleader. Dit template helpt je op weg met een eenvoudige project planning.
7. Monitor je project en stel bij waar nodig
Nu het project onderweg is ga je de voortgang bijhouden. Evalueer regelmatig de prestaties, check of mijlpalen binnen de gestelde termijnen worden gehaald en stuur, indien nodig, bij. Voer ook regelmatig een cashflow analyse uit zodat je weet hoe je er financieel voor staat.
Voordelen van een planningsoverzicht
Wanneer je aan de slag gaat met een gedetailleerde project planning, geniet je op verschillende vlakken voordelen:
Efficiëntie: Door optimaal resourcegebruik verhoog je de productiviteit.
Transparantie: Je schept duidelijkheid over doelen en voortgang voor alle betrokkenen.
Risicobeheer: Het helpt bij het identificeren en minimaliseren van risico's.
Kostenbeheersing: Met een realistische planning minimaliseer je de kans op budgetoverschrijdingen.
Welke slimme tools kun je inzetten?
Project planning kan je tegenwoordig niet meer los zien van slimme software: ofwel projectmanagement tools. Een goede planning is namelijk complex en een project tool schept overzicht, structuur en stuurt op tijd reminders uit als deadlines voor de deur staan. Zo’n tool is dus zeker het overwegen waard. Om je een beetje op weg te helpen, volgt hieronder een shortlist van verschillende projectmanagement tools die je planningsproces vereenvoudigen:
Teamleader:
Een allesomvattende projectmanagement tool, inclusief handige koppelingen met offerte- en facturatiesystemen.
Trello:
Geschikt voor een eenvoudige project planning met kaarten en borden.
Asana:
Geschikt voor teamsamenwerking, taakbeheer en planning.
Microsoft Project:
Biedt geavanceerde planning, resourcebeheer en rapportage.
Monday.com:
Biedt flexibele projectplanning en samenwerkingstools.
Door een van bovenstaande planning tools te gebruiken, kun je de efficiëntie van je project planning maximaliseren en de kans op succes vergroten.
Gebruik project planning software om de capaciteit van je team optimaal te benutten
Het belangrijkste middel dat je aan projecten toewijst, zijn natuurlijk je teamleden. En met een projectmanagement tool kun je de capaciteit van je teamleden optimaal benutten. Zo krijg je met een tool als Teamleader:
Realtime zicht op de werklast van je teamleden. Daardoor kun je sneller reageren als duidelijk wordt dat je extra krachten nodig hebt om deadlines te halen. Ook zie je in één oogopslag wie er te veel en te weinig werk heeft. Handig, zo kun je op tijd schuiven en voorkom je dat een teamlid langdurig te veel hooi op de vork neemt.
Een helder beeld van ongebruikte uren in de planning van team. Zet uren optimaal in en maak ze facturabel. Zo verhoog je niet alleen je productiviteit, maar ook je winstgevendheid.
Meer grip op onverwachte situaties, zoals ziekte. Met een flexibele planning speel je slimmer in op onverwachte gebeurtenissen. Meldt iemand zich ziek? Reorganiseer eenvoudig taken, schuif verantwoordelijkheden (tijdelijk) door en mis geen enkele deadline.
Het perfecte hulpmiddel voor een scherpe capaciteitsprognose. Plan eenvoudig toekomstige projecten, bepaal je capaciteit en wijs de meest gekwalificeerde personen alvast toe aan werkzaamheden die speciale vaardigheden vereisen.
Een goede project planning is de basis voor succes
Met de juiste tools, toewijding en teamwork kan jouw organisatie project planning verfijnen en optimaliseren. Hiermee verbeter je niet alleen de efficiëntie, maar ook de slagkracht van je projectteam(s). Blijf continu streven naar verbetering en flexibiliteit, en laat je project planning een krachtig instrument zijn in het behalen van duurzaam succes.
