De kunst van een offerte opstellen
Hoe je onweerstaanbare offertes maakt
Een offerte is een vrijblijvend voorstel aan een potentiële klant. Je beschrijft hierin welke producten of diensten je levert en welke prijzen en btw-tarieven daarbij horen. Voor zover de basis. Met een stérke offerte maak je sneller indruk op mogelijke klanten en kun je je onderscheiden van concurrenten. Maar hoe maak je een offerte? En hoe til je dit naar een hoger niveau?
Wanneer stel je een offerte op?
Vaak voer je eerst gesprekken met een potentiële klant, om kennis te maken en de aard van de opdracht te bespreken. Hoe beter je begrijpt wat de klant nodig heeft, hoe beter je dit kunt vangen in je offerte. Als je mogelijke klant eenmaal interesse toont in een offerte, is het tijd om deze op te stellen en te versturen.
Heb je direct een offerteaanvraag ontvangen? Het loont om snel – bijvoorbeeld binnen 24 uur – te reageren op de aanvraag. Geef in je reactie aan dat je de offerte opstelt en ook wanneer de opdrachtgever deze kan verwachten. Vervolgens vul je het template van de offerte aan. Je specificeert nu de prijzen voor de opdracht, btw-tarieven en precieze beschrijving van wat je aanbiedt in jouw offerte. Wees hierin zorgvuldig. Snelheid kan cruciaal zijn, maar zorgvuldigheid is nog belangrijker!
Wat staat er in een offerte?
Bedrijfsgegevens. Vermeld duidelijk je naam, adres, btw-nummer en bankrekeningnummer. Heb je een logo? Voeg deze dan ook toe.
Klantgegevens. Voeg de gegevens van je klant toe, zodat de offerte persoonlijk is.
Offertenummer. Geef elke offerte een uniek nummer, zodat je deze gemakkelijk kunt opvolgen.
Prijzen en btw-tarieven. Communiceer transparant over de kosten van je producten of diensten. Vermeld of de prijzen vast of variabel zijn en voeg de juiste btw-tarieven toe.
Omschrijving van de diensten. Geef een gedetailleerde beschrijving van wat je precies aanbiedt en welke resultaten de klant kan verwachten.
Eventueel: de planning van je werkzaamheden.
Eventueel: referenties van klanten.
Altijd: algemene voorwaarden van de offerte. Dit is niet verplicht, maar wel slim. Hierin neem je bijvoorbeeld afspraken op over de betaaltermijn, en andere rechten en plichten die voor jou en de klant gelden.
Afsluitend: je handtekening.
Hoe maak je een offerte?
Je kunt op meerdere manieren een offerte opstellen. Het verdient in ieder geval de voorkeur om je offerte digitaal te maken. Zo kun je namelijk eerst aan een basisopzet – of template – werken, die je vervolgens kunt hergebruiken voor elke nieuwe offerte die je maakt. Wel zo efficiënt. Digitaal zijn er meerdere opties:
In Word of Google Docs. Dit is laagdrempelig in gebruik, en dankzij tabellen is het ook mogelijk om je specificaties goed uit te lijnen.
In Excel of Google Spreadsheets. Bij berekeningen van prijzen en bijbehorende btw-tarieven erg handig, want hierin kun je formules gebruiken. Een rekenmachine heb je niet nodig!
Via een offertetool. Er is allerlei software in de markt die het je makkelijker maakt. Denk bijvoorbeeld aan Teamleader. Hierin kan je een deel van bovenstaande punten meteen afvinken. De software vult namelijk jouw bedrijfsgegevens en die van je klant automatisch in.
Hoe stuur je de offerte?
Een offerte verstuur je zwart-op-wit, bijvoorbeeld als pdf-bijlage in een e-mail. Het voordeel van een pdf is dat je klant dit bestandtype niet zomaar kan wijzigen. Als je gebruik maakt van een offertetool als Teamleader, kun je het direct via deze software versturen én automatisch opvolgen. Ook kan je klant de offerte direct digitaal ondertekenen, wel zo gebruiksvriendelijk.
Waarom een goede offerte het verschil kan maken
Eerste indruk. Een offerte is vaak het eerste contactmoment met een potentiële klant. Het moet dus meer zijn dan alleen een droge opsomming van informatie. Het is jouw kans om een goede indruk te maken.
Besluitvorming. Soms neemt niet de directe contactpersoon, maar iemand anders de beslissing. Met een doordachte offerte maak je ook bij die persoon een goede indruk. Daarnaast biedt een offerte een tweede kans om een prospect te overtuigen.
Blijvende herinnering. Klanten nemen niet altijd meteen een beslissing. Een offerte herinnert hen aan jouw werkwijze en visie, zelfs lang na het eerste contact.
Prijsuitleg. Als je niet de goedkoopste bent in je branche, is het belangrijk om je prijszetting nauwkeurig toe te lichten. Een goede offerte laat klanten zien waarom jij de prijs waard bent en hoe je kwaliteit garandeert.
Uithangbord. Zelfs als een klant uiteindelijk voor iemand anders kiest, blijft een goede offerte een visitekaartje voor je onderneming. Wie weet krijg je de volgende opdracht wél toegewezen.
