Snel en veilig overstappen van boekhouder doe je zo

Speel je met de gedachte om over te stappen naar een andere boekhouder? Je bent zeker niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat 44% van de huidige ondernemers al eens is overgestapt van accountant. Maar hoe doe je dat en waar kun je het beste rekening mee houden? We helpen je verder met antwoorden op de 10 meestgestelde vragen.

1. Waarom zou je overstappen van boekhouder?

De samenwerking met je boekhouder of accountant is niet in ijzer gegoten. Misschien heb je behoefte aan meer persoonlijke aandacht, zoek je aanvullende diensten of word je verleid met een scherp aanbod van een andere partij. Zo bestaan er genoeg redenen waarom je een nieuwe boekhouder of accountant in de arm zou nemen.

Dat herkent ook Patrick Antonissen, junior manager van Deloitte MKB Accountancy & Advies. “Veel ondernemers stappen over omdat zij verder willen groeien. Dan is een andere sparringpartner op financieel gebied vaak gewenst, ook al bestaat er op dat moment een prima relatie met de huidige accountant.”

2. Hoe kun je overstappen van boekhouder?

Overstappen naar een andere boekhouder of accountant is vrij simpel. Je zegt je contract op bij de oude partij in een persoonlijk of telefonisch gesprek en verstuurt een brief ter bevestiging (check wel de opzegtermijn in je contract). Vervolgens sluit je een overeenkomst met de nieuwe aanbieder. Je nieuwe boekhouder kan je trouwens ook helpen met de overstap. Bijvoorbeeld met een voorbeeldbrief die je gebruikt om je oude contract op te zeggen. Of, zoals gebruikelijk, met het faciliteren van de administratie-overdracht.

3. Wat is het beste moment om over te stappen van boekhouder?

In principe kun je het hele jaar door overstappen van boekhouder of accountant. Toch draag je de administratie idealiter in het eerste kwartaal van het nieuwe boekjaar over aan een nieuwe partij. Zo kan je huidige boekhouder het laatste jaar volledig afsluiten en kan de nieuwe accountant met een ‘schone balans’ beginnen. 

4. Is de oude boekhouder of accountant verplicht je administratie over te dragen?

Ja, een boekhouder of accountant is verplicht jouw volledige administratie terug te geven wanneer je daarom vraagt. Daar betaal je ook voor. Het opvragen en overdragen van je administratie kun je ook overlaten aan de nieuwe boekhouder.

5. Hoe snel gaat zo’n overstap?

Een overstap is meestal zo gepiept en vaak binnen een aantal dagen helemaal rond. Ook Patrick Antonissen ziet op dat vlak weinig problemen. "Zo’n overstap gaat heel snel. Bij Deloitte MKB Accountancy & Advies verschaffen we direct de voorbeeldbrief waarmee de oude relatie stopgezet kan worden en we vragen alle relevante cijfers en onderbouwingen van de afgelopen jaren op bij de vorige accountant. Dat levert eigenlijk nooit problemen op. Die wisselwerking gaat prima.”

“Ook regelen we direct bij de Belastingdienst dat de ondernemer wordt bijgeschreven op onze uitstelregeling zodat de ondernemer een maximale inlevertermijn heeft met betrekking tot de aangiftes inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Binnen een week of twee is de volledige overstap voltooid."

6. Wat kost overstappen van boekhouder?

Je huidige boekhouder mag géén kosten in rekening brengen voor de overstap; deze dient kosteloos mee te werken aan de overdracht.

7. Overstappen boekhouder: wat kun je het beste doen met lopende werkzaamheden?

Overstappen kan dus het hele jaar door, maar het is wel slim om te wachten tot lopende werkzaamheden zijn afgerond. Is je boekhouder bijvoorbeeld net bezig met je jaarrekening? Dan is het verstandig om pas na oplevering van de jaarrekening op te zeggen en over te stappen. Zo voorkom je dubbel werk; je nieuwe boekhouder hoeft deze werkzaamheden niet uit te voeren. Dat scheelt ook onnodige kosten.

8. Hoe vind je de meest geschikte boekhouder?

Je boekhouder of accountant is een belangrijk onderdeel van succesvol ondernemen. Kies een nieuwe partij dus zorgvuldig en kijk verder dan een scherpe prijs. Meedenken, vertrouwen, een goede klik én goede bereikbaarheid zijn voor veel ondernemers minstens zo belangrijk. Investeer dan ook tijd in het vinden van de meest geschikte partij voor jouw onderneming.

9. Is overstappen maatwerk?

In principe is het overstappen van boekhouder of accountant altijd maatwerk. Geen organisatie en boekhouding is hetzelfde en elke partij heeft een voorkeur op het gebied van boekhoudpakketten.

10. Is overstappen van boekhouder veilig?

Volgens Patrick Antonissen hoef je je over veiligheid weinig zorgen te maken als je overstapt. "We doen er alles aan om de systemen en overdracht van gegevens zo veilig mogelijk te maken. De overdracht van gegevens tussen accountants gaat vrijwel altijd snel en vlekkeloos. Vanuit de beroepsethiek vindt er in bijna alle gevallen collegiaal overleg plaats tussen de accountants zodat de ondernemer altijd optimaal wordt bediend.

Daarnaast heeft de oud-accountant een bewaarplicht van zeven jaar, dus worden de gegevens een tijd lang in het eigen (digitale) archief bewaard. In het tijdperk van online boekhouden is de overdracht van gegevens nog veel makkelijker dan vroeger. De nieuwe accountant krijgt toegang tot de online administratie en bij de oude accountant wordt de toegang tot nieuwe gegevens stopgezet. De ondernemer houdt bij online boekhouden volledig zelf de controle wie zijn gegevens in kan zien."

Gerust overstappen naar andere boekhouder mkb

Tot slot wil Patrick Antonissen mkb’ers die een overstap overwegen gerust stellen: "Ik wil ondernemers bewust maken van het feit dat overstappen van accountant in feite geen risico’s met zich meedraagt, ondanks dat het sentiment vaak anders is. Als het ten goede komt aan de groei van je bedrijf en het beter schaalbaar maken van je administratie, moet je het zeker doen. Laat je in ieder geval niet weerhouden door twijfels over het proces; het is veilig, goedkoop en snel!"

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.