Proforma factuur: alles wat je moet weten
De voordelen en toepassingen van proforma facturen
In je bedrijf heb je te maken met verschillende soorten facturen, waaronder de proforma factuur. Deze zie je vaak bij internationale handel en complexe bestellingen. Maar wat is een proforma factuur, wanneer gebruik je deze factuur en wat is het verschil met een gewone factuur en een offerte? In dit artikel leggen we het je allemaal uit en vind je handige tips om zelf aan de slag te gaan.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur, ook bekend als proforma nota of proforma invoice, is een onofficiële voorlopige factuur. Je klant krijgt hiermee alvast informatie over producten of diensten die je gaat leveren. Het is geen echte factuur, maar meer een soort schatting. Proforma facturen worden vaak gebruikt bij internationale handel, bij offerteaanvragen of als je klant eerst een overzicht wil zien voordat hij een beslissing maakt.
Wat betekent proforma?
Pro Forma betekent ‘voor de vorm’. Het verplicht je klant dus tot niets. De officiële factuur heeft wel een betalingsverplichting.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur gebruik je vaak in de volgende situaties:
Internationale handel. In andere landen gelden andere regels voor facturen, waardoor een proforma factuur vaak nodig is voor douaneformaliteiten.
Bestelling is nog niet definitief. Bijvoorbeeld bij een pre-order of als nog niet alle details rond zijn en je al wel een schatting van de kosten wilt geven.
Interne goedkeuringen. Sommige bedrijven hebben een proforma factuur nodig om goedkeuring te geven op een budget, voordat een koop wordt gedaan.
Vooruitbetaling vragen. Als een klant vast een deel van de bestelling gaat betalen.
Offerte bevestigen. Als de offerte wel is geaccepteerd, maar er nog niet geleverd of betaald is. Dan kun je met een proforma factuur de offerte bevestigen.
Verschil tussen een proforma factuur, een normale factuur en een offerte
Proforma factuur
Een voorlopige factuur, zonder betalingsverplichting. Het is een informatief document dat een schatting geeft van de kosten.
Rechtsgeldig: Nee
Opnemen in administratie: Nee
Normale factuur
Een officieel betalingsverzoek voor geleverde goederen en/of diensten. Alle wettelijke vereiste gegevens staan erop, inclusief de betaalgegevens.
Rechtsgeldig: Ja
Opnemen in administratie: Ja
Offerte
Een prijsopgave die aangeeft wat een product of dienst gaat kosten, als de klant besluit tot kopen. Bevat vaak meer tekst en uitleg, bijvoorbeeld over de prijs en leverings- en betalingsvoorwaarden. Met een offerte moet je de klant vaak nog overtuigen, bij een proforma factuur is de koop vaak al rond.
Rechtsgeldig: Nee
Opnemen in administratie: Nee
Een proforma factuur maken
Een proforma factuur is geen officiële factuur, dus je hoeft je niet te houden aan de regels voor officiële facturen. Wel moet je duidelijk aangeven dat het om een proforma factuur gaat, zodat je verwarring voorkomt. Voor een complete proforma factuur kun je de volgende onderdelen aanhouden:
Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer, btw-nummer.
Gegevens van de klant: naam, adres, evt. btw-nummer Tip: lees in dit artikel van onze partner Finom meer over het btw nummer
Factuurnummer en datum. Let op! Je mag een proforma factuur en de gewone factuur niet hetzelfde factuurnummer geven. Vaak staat bij factuurnummer ‘Proforma’ of ‘Concept’.
Omschrijving van de producten of diensten
Aantal en prijs
Totaalbedrag exclusief btw
Btw-bedrag. Geef hier ook aan om hoeveel procent btw het gaat.
Totaalbedrag inclusief btw
Veelgestelde vragen over proforma facturen
Moet je een proforma factuur betalen?
Nee, een proforma factuur hoeft niet betaald te worden. Deze voorlopige factuur geeft overzicht van de kosten, maar het is geen officieel betalingsverzoek.
Zet je btw op een proforma factuur?
Het hoeft niet, maar het geeft wel een compleet overzicht van de te verwachte kosten.
Is een proforma factuur rechtsgeldig?
Nee, deze factuur ‘voor de vorm’ is niet rechtsgeldig. Het is een schatting van de kosten, geen betalingsverplichting.
Hoe maak je een proforma factuur?
Je kunt een proforma factuur maken in een Word of Excel, maar in veel boekhoudsoftware heb je de mogelijkheid om sneller en nauwkeuriger pro forma facturen aan te bieden. Met financiële dienstverleners, zoals Finom, kun je vaak snel en makkelijk een proforma factuur opmaken.
Hoe boek je een proforma factuur?
Een proforma factuur hoef je niet in je boekhouding te verwerken, dat doe je pas met de definitieve factuur. Als verzender van de factuur is het wel slim om de factuur te bewaren, zodat je makkelijk een definitieve factuur op kunt stellen.
