Mijn boekhouder wil mijn administratie niet teruggeven. Kan dat?

Je bent niet tevreden over je boekhouder: hij levert slecht werk af en zijn rekeningen zijn te hoog. Je besluit zijn laatste rekening niet te betalen en over te stappen naar een ander. Maar dan zegt hij dat je jouw boekhouding niet terugkrijgt, totdat de laatste cent betaald is. Mag hij dat?

Het komt helaas regelmatig voor dat er tussen ondernemers en hun boekhouder/accountant discussie ontstaan. Die hebben dan bijvoorbeeld betrekking op de uitvoering van de werkzaamheden, een slecht advies of een (te) hoge rekening. De ondernemer voert dan de druk op de boekhouder op en betaalt de rekening slechts geheel of gedeeltelijk. De boekhouder/accountant van zijn kant houdt dan de boekhouding onder zich totdat de laatste cent betaald is. Dat is natuurlijk niet handig als een nieuwe boekhouder het werk moet gaan overnemen of de Belastingdienst langskomt voor een controle. Maar kun je hem dwingen de boekhouding af te geven?

Het retentierecht

Het retentierecht houdt in dat je de afgifte van een zaak kunt uitstellen, totdat je rekening volledig is voldaan. Het wellicht meest bekende voorbeeld is dat van de garagehouder, die jouw auto bij zich mag houden totdat je de rekening van de reparatie van die auto hebt voldaan.

Eisen aan het retentierecht

Om het retentierecht te mogen uitoefenen moet voldaan zijn aan de volgende eisen:

1. er moet voldoende verband bestaan tussen de vordering en de zaak. In het geval dat er sprake is van een rekening voor het voeren van de boekhouding op het opstellen van de jaarrekening en je administratie (= de zaak) is er dus voldoende verband;

2. er moet sprake zijn van een opeisbare vordering, d.w.z. er moet sprake zijn van een betalingsverplichting op het moment dat het retentierecht wordt ingeroepen. De uiterste betaaldatum moet dus verstreken zijn;

3. je boekhouder moet wel de redelijkheid betrachten bij het uitoefenen van het retentierecht. Hij mag dus niet voor een openstaande rekening van € 50,-- je complete boekhouding achterhouden.

4. je boekhouder mag ook niet je boekhouding achterhouden als hij zelf zijn verplichtingen niet is nagekomen. Hij heeft bijvoorbeeld je jaarrekening niet tijdig gereed gemaakt.

Algemene lijn accountantsorganisaties

De accountants die zijn aangesloten bij het NIVRA (registeraccountants) of NOvAA (accountant-adminstratieconsulent) zijn gebonden aan een gedragslijn wanneer zij het retentierecht mogen hanteren. Als redelijk wordt daarbij beschouwd om het retentierecht toe te passen voor de stukken die de accountant boekhouder in jouw opdracht heeft vervaardigd, zoals de jaarrekening. Datzelfde geldt voor de delen van de boekhouding die door je accountant of boekhouder zijn bijgewerkt, bijvoorbeeld de salarisadministratie.

Het wordt in strijd geacht met de gedragslijn als het gaat om stukken die aan jou toebehoren, maar die je aan de accountant of boekhouder hebt gegeven voor door hem voor jou uit te voeren werkzaamheden. Denk daarbij aan de verkoopfacturen en kasstukken.