Factuur of bonnetje kwijt in je boekhouding? Zo los je dat op
Wat te doen als je administratie (deels) verloren gaat
Ben jij wel eens een bonnetje of factuur kwijt? Dit zijn belangrijke boekhoudgegevens. Als je ze kwijtraakt, heb je niet alleen een onoverzichtelijke administratie, maar kun je ook lastige vragen van de Belastingdienst krijgen. In dit artikel vind je praktische stappen om om te gaan met ontbrekende documenten en slimme tips voor het bewaren van je administratie.
Bonnetje kwijt in de boekhouding
Een factuur of bon kwijtraken kan iedereen overkomen. Zo kan een papieren factuur per ongeluk in de prullenbak of versnipperaar belanden. Maar ook een digitale factuur kan verdwijnen uit je boekhouding of e-mail.
Toch zul je niet de eerste zijn die dit overkomt, zeker wanneer je nog (deels) met papieren verkoopfacturen werkt. Als je je administratie alleen fysiek in mappen op kantoor bewaart, ben je kwetsbaar voor diefstal, brand, waterschade of vandalisme. Daarnaast kan een boekhouding op één vaste computer of lokale server verloren gaan door een crash of cyberaanval.
Wat betekent het kwijtraken van bonnetjes en facturen voor je boekhouding?
Ben je een bonnetje kwijt in de boekhouding? Dat kan je zomaar een flinke hoofdbreker opleveren. Je krijgt dan namelijk niet zomaar de betaalde omzetbelasting (btw) terug. Hiervoor heb je een geldige factuur nodig. Een pakbon of betaalbewijs is in dit geval niet voldoende.
Je hebt in principe nog wel recht op kostenaftrek in de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Tenminste, als je een aantal zaken kunt aantonen bij de Belastingdienst:
Je moet aannemelijk maken dat het om zakelijke kosten gaat
Wie is de leverancier en wat zijn de geleverde diensten/producten?
Wat is het bedrag dat op de factuur staat?
Gelukkig volstaat hier ook een bestelbon of leverbon in combinatie met een bewijs van betaling.
Bewaarplicht en verplichting deugdelijke administratie
Als ondernemer heb je de plicht hebt om je boekhouding 7 jaar te bewaren, dit heet de bewaarplicht. Daarnaast verwacht de Belastingdienst een complete en kloppende administratie van ondernemers. Zonder de juiste bewijsstukken riskeer je namelijk fouten in je belastingaangifte. Je loopt het risico dat bepaalde zakelijke kosten niet kunnen worden aangetoond, waardoor de Belastingdienst de uitgave niet accepteert. In het ergste geval kan een incomplete administratie zelfs leiden tot boetes of aanvullende belastingen.
Daarom is het zaak om snel te handelen zodra je merkt dat er documenten ontbreken, zoals een factuur of een stapel bonnetjes. Gelukkig zijn er twee stappen die je kunt nemen.
Stap 1: Check alle mogelijke bronnen
Het eerste wat je kunt doen als je een factuur of bon mist, is nagaan of er nog een mogelijkheid is om een kopie te bemachtigen. Bij een ontbrekende factuur kun je bijvoorbeeld contact opnemen met de leverancier of dienstverlener. Zij hebben altijd een kopie van de factuur voor hun eigen administratie, en kunnen vaak gemakkelijk een kopie sturen.
Voor aankopen in fysieke winkels geldt dat sommige winkels de mogelijkheid bieden om een bon opnieuw te printen, vooral als de aankoop recent is. Bel de winkel dus even op, of ga langs met de vraag of je alsnog het bonnetje kunt krijgen.
Digitale aankopen zijn vaak een stuk makkelijker terug te vinden. Grote kans dat ze ergens in je mail zitten. Misschien heb je ook wel een online account aangemaakt bij de winkel, waardoor het bonnetje in je bestelgeschiedenis zit. Kun je het niet vinden? Neem dan altijd even contact op met de klantenservice.
Stap 2: Verzamel alternatieve bewijzen
Lukt het echt niet om de oorspronkelijke bon terug te vinden? Geen paniek. Er zijn vaak alternatieven waarmee je de kosten alsnog kunt aantonen. Een bankafschrift, bijvoorbeeld, kan dienen als een bewijs van betaling. Dit werkt vooral als de uitgave duidelijk is te koppelen aan een zakelijke activiteit, zoals een betaling aan een leverancier.
De Belastingdienst accepteert in sommige gevallen deze alternatieven als bewijs, zeker als het gaat om een duidelijk omschreven zakelijke transactie. Door gebruik te maken van een bankafschrift of creditcardoverzicht, kun je vaak de nodige informatie leveren, zelfs zonder origineel bonnetje.
Wat te doen als je administratie incompleet blijft?
Lukt het je echt niet om de kosten aan te tonen? Dan is het verstandig om dit met je boekhouder of accountant te bespreken. Zij kunnen je adviseren over hoe je ontbrekende documenten het beste kunt noteren in je administratie en welke acties je kunt ondernemen als de Belastingdienst hierover vragen stelt.
Als de boekhouding verloren is gegaan door brand, diefstal of vandalisme, doe dan ook aangifte bij de politie of vraag een proces-verbaal van de brandweer. Klop daarnaast aan bij je inboedel-, calamiteiten- of brandverzekering en voeg een inspectierapport toe aan de papieren die je naar de Belastingdienst stuurt. Hoe meer officiële instanties bevestigen dat het om een ongeluk gaat, des te beter kun je bewijzen dat (een deel van) je administratie door overmacht kwijt is geraakt.
Bonnetjes bewaren tips: voorkomen is beter dan genezen
Het kwijtraken van bonnetjes en facturen kan voor behoorlijk wat administratieve rompslomp zorgen. Om dit soort problemen in de toekomst te voorkomen, is het slim om vaste gewoontes aan te leren voor het bewaren van bonnetjes en facturen. Hier een paar handige tips:
Gebruik een administratie-app: Er zijn diverse boekhoudapps beschikbaar waarmee je bonnetjes kunt bewaren, ordenen, en terugvinden. Veel van deze apps bieden de mogelijkheid om foto’s te uploaden en uitgaven aan specifieke categorieën toe te wijzen, wat zorgt voor een overzichtelijke administratie en minder stress bij belastingcontroles.
Digitaliseer je bonnetjes direct: Maak met je telefoon een foto of gebruik een scan-app van bijvoorbeeld Exact zodra je een bonnetje ontvangt. Op deze manier heb je altijd een digitale kopie, zelfs als je het fysieke exemplaar verliest. Deze digitale versie kun je makkelijk opslaan in een administratie-app of boekhoudsoftware.
Maak regelmatig back-ups: Zorg ervoor dat je digitale administratie veilig is door regelmatig back-ups te maken. Sla alles op in de cloud of op een externe harde schijf. Zo raak je geen gegevens kwijt als je computer het begeeft of als er een technische storing optreedt. Dit voorkomt dat je waardevolle gegevens verliest en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date blijft.
Wil je meer tips over hoe je je cashflow kan verbeteren? Bekijk dan onderstaande video.
