Weten of een nieuwe medewerker bij je past?

Vergroot je bereik en vind sneller nieuwe collega's

Gekwalificeerde werknemers aantrekken is lastiger dan ooit. De krapte op de arbeidsmarkt houdt waarschijnlijk nog jaren aan, dus het blijft voorlopig een werknemersmarkt. Kortom, je hebt vaak maar één kans om jezelf en je bedrijf goed te profileren, want er zijn meerdere kapers op de kust. Met deze sollicitatiegesprek tips ben jij er klaar voor.

1. Nodig de juiste kandidaten uit

Druppelen er wat reacties binnen naar aanleiding van jouw pakkende vacaturetekst? Ga na welke kandidaten geschikt zijn voor de functie en goed bij je bedrijf passen. Werp een kritische blik op het cv en arbeidsverleden van potentiële kandidaten. Heeft iemand de juiste ervaring en competenties die je zoekt? Zitten er onverklaarbare ‘gaten’ in het cv?

Beoordeel je sollicitanten zelf of samen met iemand die ervaring heeft op het gebied van werving en selectie, zoals een hr-manager. Probeer ook toekomstige collega’s erbij te betrekken die nauw gaan samenwerken met de nieuwe medewerker. 

Doe een online check

Het kan lonen om te ontdekken wat zoekmachines zoal boven water halen over potentiële kandidaten. Dit kan verrassende resultaten en misschien stof voor extra vragen opleveren.

2. Bereid je goed voor

Het begint allemaal met de juiste voorbereiding. Ga je het sollicitatiegesprek zelf voeren of schuiven er ook anderen aan, bijvoorbeeld je hr-manager? Zo ja, spreek van tevoren af wie welke type vragen stelt. 

Bestudeer het cv en stel een lijst met vragen op

Bestudeer het cv van de kandidaat nog een keer grondig en ga vast na of je al bepaalde competenties kunt ontdekken die je belangrijk vindt voor de functie. Maak aantekeningen van relevante werkervaring en vaardigheden. Vervolgens ga je nadenken over de structuur van het sollicitatiegesprek.  

Voorbeeld structuur sollicitatiegesprek 

Begin bijvoorbeeld met een voorstelronde, stel enkele vragen over de meest recente werkervaring en ambitie van je kandidaat en geef een korte rondleiding. Daarna kun je de diepte ingaan en gerichte vragen stellen die je beeldvorming zo compleet mogelijk maken.

3. Creëer een comfortabele omgeving

Reserveer een professionele, rustige ruimte om het sollicitatiegesprek te voeren. Zorg dat je medewerkers zijn ingelicht en voorkom storingen en onderbrekingen tijdens het gesprek. Voer je meerdere gesprekken op één dag? Plan deze niet te dicht op elkaar. Een gesprek kan altijd uitlopen. Bovendien heb je tijd nodig om aantekeningen uit te werken en een gesprek te laten bezinken.

4. Opening gesprek: wees gastvrij en stel iemand gerust

De meeste sollicitanten zullen in meer of mindere mate nerveus zijn. Houd hier rekening mee en probeer iemand eerst op zijn gemak te stellen. Open het gesprek met een informele opmerking of vraag. Begin bijvoorbeeld over het weer of vraag of je kandidaat het pand makkelijk kon vinden.

5. Doe een voorstelrondje

Zodra het ijs is gebroken, doe je een voorstelrondje waarbij alle aanwezigen kort vertellen wie ze zijn en wat ze doen.

6. Geef een introductie over je organisatie en de functie

Na het voorstelrondje geef je een korte introductie over je organisatie en vertel je iets over de functie waarop de kandidaat solliciteert. Houd het kort en bondig. 

7. Het sollicitatiegesprek: stel de juiste vragen in de goede volgorde

Nu gaat het echte interview beginnen. Laat je sollicitant uitgebreid aan het woord, verzamel zoveel mogelijk relevante informatie en maak aantekeningen. Begin met eenvoudige vragen waarmee je tegelijkertijd bepaalde informatie in het cv checkt. Bijvoorbeeld: 

• Hoelang was je werkzaam bij je vorige werkgever?

• Hoe zag je functie eruit; wat waren je hoofdtaken?

• Waarom ben je weggegaan?

• Welke (andere) relevante ervaring heb je?

Sollicitatiegesprek afnemen: de diepte in 

Als het ijs eenmaal is gebroken, kun je verder de diepte in. In deze fase is het belangrijk dat je een zo compleet mogelijk beeld krijgt van je kandidaat. Begin bijvoorbeeld met vragen te stellen over motivatie, ambitie, manier van werken en persoonlijkheid. 

Sollicitatiegesprek afnemen voorbeeldvragen: 

• Wat spreekt je aan in ons bedrijf/ deze functie?

• Waarom ben jij de meest geschikte kandidaat?

• Waar wil je naartoe groeien, heb je daar een beeld bij? En wat verwacht je van ons op dit vlak?

• Stel, we vragen je beste vriend om jou in drie woorden te beschrijven. Wat zou degene over je zeggen? 

• Met wat voor mensen werk je het liefste samen?

• Kun je goed zelfstandig werken? 

• Wat heb je nodig van een leidinggevende om goed te presteren?

• Wat zijn je hobby’s? 

• Waar word je gelukkig van?

Stel gedragsgerichte vragen volgens de STAR-methode

Aan de hand van een werkgerelateerde gebeurtenis in het verleden kun je beoordelen hoe iemand reageert in bepaalde (toekomstige) situaties. Een beproefde manier om dit te achterhalen is door vragen te stellen volgens de STAR-methode. STAR staat voor: Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Aan de hand van deze methode stel je gedragsgerichte vragen over een vorige werkervaring, in een vaste volgorde.

Zo vraag je bijvoorbeeld achtereenvolgens:

• Kun je iets vertellen over een werksituatie waarin je met een bepaalde uitdaging werd geconfronteerd?

• Wat waren precies jouw taken en verantwoordelijkheden?

• Welke actie(s) heb je ondernomen? Hoe heb je het aangepakt?

• Wat was het resultaat van je acties? 

Je onderzoekt hier ook mee hoe het écht gesteld is met competenties die je belangrijk vindt voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan stakeholder management of time management. 

Situationele vragen stellen 

Je kunt ook kiezen voor een andere benadering door situationele vragen te stellen. Je schetst dan een fictieve situatie op werk waarmee je kandidaat te maken krijgt. Aan de hand van gerichte vragen breng je in kaart hoe je kandidaat in een bepaalde situatie zou handelen. In tegenstelling tot de STAR-methode richt je je niet op een situatie in het verleden, maar op een potentiële toekomst van de kandidaat. 

8. Luister actief en stel geen twee vragen tegelijk

Laat je kandidaat uitvoerig aan het woord en onderbreek alleen als je kandidaat te ver afwijkt van de vraag/ onderwerp. Luister actief naar je sollicitant en let ook goed op non-verbale signalen. Stel vervolgvragen om dieper op belangrijke onderwerpen in te gaan. 

Ook heel belangrijk: houd het simpel en stel geen twee vragen tegelijk. Dat kan voor verwarring zorgen, waarbij je het risico loopt dat je op geen enkele vraag een duidelijk antwoord krijgt. 

9. Vraag of je kandidaat zelf vragen heeft 

Tot slot, bied ruimte voor vragen van je kandidaat. Wellicht heeft iemand louter praktische vragen over parkeerplekken of de koffiemachine. Of misschien wil een kandidaat wat meer weten over jullie bedrijfscultuur en omgangsvormen.

10. Stel geen vragen over afkomst, geloof en seksuele oriëntatie

Het is volgens de Antidiscriminatiewet verboden om vragen te stellen die aanleiding kunnen geven tot discriminatie op basis van persoonskenmerken, zoals geloof, afkomst en seksuele oriëntatie. Ook al zijn je vragen goedbedoeld, vermijd deze onderwerpen. 

Meer weten over wat wel en niet mag (en/of gewenst is) tijdens een sollicitatieprocedure? Lees dan alles over de NVP sollicitatiecode.

11. Maak het sollicitatiegesprek niet te lang

Een sollicitatiegesprek kost veel energie en concentratie van de kandidaat, maar ook van jou. Laat het daarom niet te lang duren. In maximaal een uur tijd heb je een prima eerste beeld van je kandidaat. 

Bovendien kun je je beste kandidaten uitnodigen voor een tweede gesprek waarin je wat meer de diepte in gaat en elkaar op persoonlijk vlak beter leert kennen.

12. Wacht niet te lang met reageren

Voordat je kandidaat vertrekt, geef je aan wat de vervolgstappen zijn in het proces. Je geeft ook een indicatie wanneer je sollicitant wat van je hoort in positieve of negatieve zin. 

Sollicitatiegesprek als marketingtool

Een goed sollicitatiegesprek is niet alleen cruciaal in het vinden van de juiste kandidaat. Als het goed gaat, dan draagt het ook bij aan een positief imago als werkgever en versterkt het je employer branding. Het is immers ook een kans om je bedrijf te laten zien als aantrekkelijke werkplek. Door sollicitatiegesprekken te zien als onderdeel van je employer branding strategie kun je een positieve indruk achterlaten. Ook als je de kandidaat uiteindelijk afwijst.

Bonustip: voeg een e-assessment toe aan je sollicitatieprocedure

Wil je voordat je kandidaten uitnodigt meer zekerheid over competenties, drijfveren, gedrag, persoonlijkheidskenmerken of intelligentie van je kandidaten? Overweeg dan een e-assessment. Zo’n online test geeft je meer zekerheid of een opvolgingsgesprek met iemand de juiste stap is. 

Een e-assessment helpt ook met het voorkomen van ‘bad hires’. Neem je namelijk iemand aan die toch niet goed past en binnen no-time je bedrijf weer verlaat? Dan kost dit je geld. De kosten voor een ‘bad hire’ kunnen flink oplopen.

Eerste werknemer in dienst nemen

Verander je van eenpitter naar een bedrijf met werknemers in dienst? Dan moet je eerst een aantal zaken regelen. Met het stappenplan vast personeel in dienst nemen, check je of je er klaar voor bent. 

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.