Wat is een studiekostenregeling?

Een studiekostenregeling omvat de uitvoeringsregels, rechten, plichten en verantwoordelijkheden op het gebied van opleiding en training binnen jouw bedrijf. Met een studiekostenregeling bepaal je de precieze gang van zaken als een werknemer zich laat bijscholen.

Wat is een studiekostenregeling?

Een werknemer die bijgeschoold wordt, is een meerwaarde voor je bedrijf. Met een studiekostenregeling bied je werknemers de gelegenheid een scholingstraject in te gaan. In de regeling wordt vastgelegd welke rechten, plichten en verantwoordelijkheden jij en je werknemers hebben bij een scholingstraject. Een studiekostenregeling opzetten begint met het opstellen van een bepaling waarin expliciet vermeld staat wat de gang van zaken is als een werknemer zich laat bijscholen. Belangrijke aandachtspunten zijn betaling van de kosten, de duur van het scholingstraject en de afwikkeling bij het vertrek van de werknemer.

Wie betaalt wat?

Als het in het belang van jouw onderneming is dat een werknemer op cursus gaat, dan is het logisch dat je als werkgever de volledige kosten betaalt. Wanneer je werknemer zelf met het initiatief komt, of als de studie slechts gedeeltelijk in het belang is van het bedrijf, dan kun je ervoor kiezen alleen een deel van de studiekosten te betalen.

Bedenk ook dat de kosten verder oplopen wanneer de scholing plaatsvindt onder werktijd. In veel CAO’s zijn rechten van werknemers geformuleerd op het gebied van het aantal dagen studieverlof, waarbij je het loon moet doorbetalen. Als je werknemer de cursus ook buiten werktijd kan volgen, mag je dit in sommige gevallen van hem of haar verlangen. Bijvoorbeeld wanneer de productie of dienstverlening aan je klanten in gevaar komt door zijn of haar afwezigheid.

Opname in arbeidscontract

In het arbeidscontract worden alle afspraken vastgelegd over de scholingsmogelijkheden, omdat deze afspraken onderdeel zijn van de arbeidsvoorwaarden. Het is belangrijk om op heldere wijze te beschrijven welke scholingsmogelijkheden er zijn en hoeveel uur de medewerker aan scholing mag besteden. Je kunt ook concrete bedragen opnemen. Leg ook vast onder welke omstandigheden werknemers verplicht zijn de gemaakte studiekosten terug te betalen. Bij een eventueel conflict zal de verwoording in het arbeidscontract namelijk leidend zijn.

Uit de rechtspraak blijkt dat rechters er veel belang aan hechten dat werknemers weten waar ze aan beginnen. Om verrassingen voor zowel jou als je werknemer te voorkomen, leg je dus zoveel mogelijk vast. Dit kan - naast in het arbeidscontract - ook in een aparte studieovereenkomst.  

Vertrekkende werknemers

Scholingsuitgaven worden in een bepaalde termijn afgeschreven. Als nog niet alle kosten afgeschreven zijn en de werknemer vertrekt bij jouw bedrijf, dan zal hij het restant van de studieschuld terug moeten betalen. Hier moet je wel duidelijke schriftelijke afspraken over gemaakt hebben. Vaak wordt een zogenaamde ‘glijdende schaal’ opgenomen in de studiekostenregeling. Dit houdt in dat hoe langer de werknemer in dienst blijft, hoe minder studiekosten hij hoeft terug te betalen in geval van ontslag. Overigens worden deze kosten vaak weer door de nieuwe werkgever vergoed.

Fiscale voordelen

Ondernemers kunnen scholingskosten als bedrijfskosten in mindering brengen op de winst. Voor bedrijven geldt geen drempelbedrag. Meer informatie hierover vind je bij de Belastingdienst.