Als je een werknemer ontslaat, dan volgt een eindafrekening ontslag. Hoe werkt het met het uitbetalen van vakantiegeld bij ontslag, wat moet je weten over onkosten en overuren en hoe zit het met bonussen en een dertiende maand? In dit artikel lees je er alles over.

Is een eindafrekening bij ontslag verplicht?

Ja, je bent als werkgever verplicht om een financiële eindafrekening te maken bij het einde van het dienstverband. Hierop moet je duidelijk vermeld staan op welke betalingen een werknemer nog recht heeft bij beëindiging van het contract. Ook moet er op de eindafrekening staan wat iemand nog aan jou als werkgever moet betalen. 

Wanneer moet je de eindafrekening ontslag uitbetalen?

Je betaalt de eindafrekening ontslag uiterlijk 1 maand na afloop van het dienstverband. Betaal je daarna, bijvoorbeeld in geval van termijnen, dan moet je rente betalen. 

Mag je de eindafrekening in termijnen betalen?

Je mag de eindafrekening in termijnen betalen als je hierover goede afspraken maakt en de werknemer hiermee instemt. De betalingsregeling moet duidelijk worden vastgelegd en voldoen aan de wettelijke eisen, zoals het op tijd betalen van het verschuldigde bedrag. 

Let op: als je in termijnen betaalt, ga je rente betalen aan je werknemer over het bedrag dat nog open staat na de eerste maand na afloop van het dienstverband. 

Eindafrekening ontslag: de onderdelen

Met een eindafrekening zorg je ervoor dat openstaande financiële aspecten van het dienstverband worden geregeld en dat de werknemer het juiste bedrag ontvangt. Vaak omvat de berekening een aantal vaste onderdelen:

• Vakantiegeld: uitbetaling van het opgebouwde vakantiegeld

• Vakantiedagen: uitbetaling van de niet opgenomen vakantiedagen

• Bonussen: uitbetaling volgens voorwaarden in de arbeidsovereenkomst of cao

• 13e maand: uitbetaling volgens voorwaarden in de arbeidsovereenkomst of cao

• Onkostenvergoeding: verrekening van openstaande onkostenvergoedingen

• Overuren: verrekening van de overuren die iemand heeft gewerkt, boven op zijn contracturen.

• Opleidingskosten: verrekening van eventuele opleidingskosten

• Leningen: verrekening van leningen

• Teveel opgenomen vakantiedagen: verrekening van opgenomen maar niet opgebouwde vakantiedagen

• Transitievergoeding: financiële compensatie voor werknemer bij ontslag op initiatief van de werkgever.

Let op: deze lijst geeft de meest voorkomende onderdelen van de eindafrekening bij ontslag weer, maar is niet volledig. De precieze opbouw van de eindafrekening is afhankelijk van onder andere de arbeidsovereenkomst, wel of geen cao, welke cao en de specifieke situatie. Check dus daarom goed waar je rekening mee moet houden en win waar nodig juridisch advies in, zodat de eindafrekening aan de wettelijke vereisten voldoet.

Eindafrekening ontslag berekenen

De eindafrekening bij ontslag is dus essentieel om het beëindigen van het dienstverband goed af te ronden. Vakantiegeld, vakantiedagen, bonussen, een dertiende maand, onkosten, overuren, transitievergoeding, opleidingskosten, leningen en te veel opgenomen vakantiedagen zijn allemaal onderdelen die je als werkgever mee moet nemen in de berekening. 

Door de eindafrekening zorgvuldig en compleet uit te voeren zorg je ervoor dat je alles netjes afgewikkeld hebt rondom het beëindigen van het dienstverband.

1. Vakantiegeld uitbetalen bij ontslag

Het vakantiegeld is een wettelijk recht en is in Nederland 8% van het bruto jaarsalaris. Meestal wordt dit in mei uitbetaald, maar bij ontslag wordt het opgebouwde bedrag meegenomen in de eindafrekening. Dus het bedrag dat iemand heeft opgebouwd, moet je betalen als deze medewerker uit dienst gaat. 

Voorbeeld vakantiegeld uitbetaling bij ontslag

Hoe reken je precies uit hoeveel je in de praktijk moet betalen aan vakantiegeld bij ontslag? Stel, je wilt een medewerker ontslaan per 1 september. De medewerker verdient op jaarbasis bruto € 38.400. Het vakantiegeld bedraagt 8% van dit loon: € 3.072. Aangezien je dit bedrag jaarlijks opbouwt en er pas drie maanden verstreken zijn (bij uitbetaling in mei), betaal je als werkgever € 3.072 / 12 * 3 = € 768 bruto aan vakantiegeld bij ontslag. Let op: dit is een bruto bedrag, hierover moet nog belasting worden betaald.

2. Vakantie-uren in de eindafrekening

Wanneer een werknemer niet-opgenomen vakantiedagen heeft, dan heeft hij recht op uitbetaling van deze uren. De waarde van deze uren bereken je met het dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand, maar zonder extra toeslagen en pensioen. Deze berekening kun je (deels) voorkomen door iemand te vragen of hij nog voor de uitdienstdatum vakantiedagen op wil en kan nemen.

3. Bonussen of 13e maand bij ontslag

Over bonussen en de dertiende maand in combinatie met uitdiensttreding, zijn vaak afspraken gemaakt in het arbeidscontract of de cao. Die afspraken bepalen of iemand recht heeft op uitbetaling hiervan en zo ja, in welke mate. Je hoeft vaak niet voor een heel jaar 13e maand te betalen als iemand halverwege het jaar uit dienst gaat. 

4. Onkosten en overuren

Onkosten als reiskosten of uitgaven die een werknemer heeft gemaakt in het kader van werk kunnen nog openstaan, net als gemaakte overuren. Ook die moet je meenemen in de eindafrekening bij het ontslag. Vergeet dus niet om declaraties op tijd op te vragen bij je werknemer, zodat je direct een complete berekening kan maken. 

5. Werknemersposten: opleidingskosten, leningen en teveel opgenomen dagen

Soms heb je als werkgever bepaalde kosten gemaakt, bijvoorbeeld voor de opleiding van je werknemer. Kijk dan goed na of er afspraken zijn gemaakt over het terugbetalen van deze kosten. Je kunt deze kosten dan verrekenen met de eindafrekening. 

Dat geldt ook voor leningen die een werknemer bij je heeft. Als laatste is het belangrijk om te kijken of iemand meer vakantiedagen heeft opgenomen dan hij op dat moment recht op had. In dat geval kun je de te veel opgenomen dagen ook verrekenen met de eindafrekening. 

6. Transitievergoeding

Wanneer de medewerker recht heeft op een transitievergoeding, dan neem je dit gelijk mee in de eindafrekening. Lees hiervoor:

• Transitievergoeding: wanneer heeft je werknemer er recht op

• Transitievergoeding berekenen

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.