Vakantiedagen: uitbetalen, opbouwen of meenemen?
Wat je mag en moet doen met vakantiedagen van personeel
Inhoud:
- Verschil wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
- Vakantiedagen opbouwen
- Werken en reizen combineren zonder opname vakantiedagen
- Vakantiedagen uitbetalen, mag dat?
- Wat kost vakantiedagen uitbetalen?
- Vakantiedagen meenemen?
- 43% maakt vakantiedagen niet op
- Zo bereken je het aantal vakantiedagen
- Hoe kan een medewerker vakantie aanvragen?
- Vakantiedagen afwijzen, mag dat?
- Ziek tijdens vakantie
Iedere werknemer heeft recht op vakantiedagen. Hoeveel wettelijke verlofdagen moet je geven? Welke regels zijn er rondom het aanvragen, opbouwen en toewijzen van vrije uren? Mag je werknemer vakantiedagen meenemen naar volgend jaar? Dit zijn de regels rondom vakantie van personeel.
Verschil wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Werknemers hebben elk jaar recht op minimaal vier keer het aantal dagen dat zij per week werken. Dat zijn de wettelijke vakantiedagen. Een werknemer die vijf dagen per week werkt, heeft dus recht op twintig wettelijke vakantiedagen per jaar. Vaak is in de cao een hoger aantal vakantiedagen afgesproken. Alle extra dagen bovenop de wettelijk verplichte dagen heten 'bovenwettelijke vakantiedagen'. Je kunt als werkgever ook zelf meer vakantiedagen geven dan wettelijk verplicht is. Die bovenwettelijke vakantiedagen leg je vast in de arbeidsovereenkomst van je medewerker.
Tip: Hoeveel vakantiedagen geef jij? Lees meer over bovenwettelijke vakantiedagen.
Bovenwettelijke dagen: soms verplicht, vaak aantrekkelijk
Een werkgever is niet verplicht bovenwettelijke uren te geven, tenzij het nadrukkelijk in de cao staat. Het is wel het overwegen waard als goed personeel zoekt, want uit onderzoek blijkt dat extra vakantiedagen aantrekkelijk zijn voor werknemers.
Lees meer over de berekening van vakantie-uren in het artikel over Wettelijke verlofdagen voor je personeel.
Vakantiedagen opbouwen
Wanneer beginnen medewerkers met het opbouwen van vakantiedagen? De opbouw van vakantiedagen begint op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin iemand in dienst is gekomen. Als je medewerker start op 15 juni, dan begint de opbouw van verlof op 1 juli. De opbouw loopt over een periode van twaalf maanden. Je werknemer heeft na een jaar dus zijn volledige aantal vakantiedagen opgebouwd.
Vakantiedagen opbouwen in verschillende situaties
Er zijn veel vragen over de opbouw van vakantiedagen. Hoe werkt dat bijvoorbeeld als een werknemer ziek is of met verlof gaat, bouwt hij dan vakantiedagen op? Een overzicht:
Tijdens ziekte: Ja, een zieke werknemer bouwt in ieder geval wettelijke vakantiedagen op. Of dit ook zo is met bovenwettelijke vakantiedagen, hangt af van de afspraken in de cao of het arbeidscontract.
Tijdens zwangerschap: Ja, als je werknemer zwangerschapsverlof en bevallingsverlof heeft opgenomen, loopt de opbouw van wettelijke vakantiedagen tijdens die periode door.
Tijdens onbetaald verlof: Bij sommige vormen van onbetaald verlof wel, bij andere niet. Tijdens langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof bouwt je werknemer wel gewoon vakantiedagen op. Tijdens onbetaald ouderschapsverlof en bijzonder verlof niet.
Werken en reizen combineren zonder opname vakantiedagen
Werknemers die willen reizen, hoeven daar niet altijd vakantie voor te nemen. Zakenreizen bieden mogelijkheden om meer van de wereld te zien zonder verlof op te nemen. Voor steeds meer beroepen is het mogelijk om op afstand te werken (remote of hybride). Medewerkers kunnen in overleg met hun werkgever bijvoorbeeld op workation. Zo'n werkvakantie is een combinatie van werken en vakantie vieren op een locatie naar keuze. Doordat het werk gewoon doorgaat, hoeven medewerkers geen vakantiedagen op te nemen.
Incentive reizen en vakantiedagen
Een andere nieuwe combinatie van werken en reizen zijn zogenaamde 'incentive reizen'. Dit zijn groepsreizen die jij als werkgever organiseert om je team te belonen voor hun harde werk. Met zulke reizen kun je bovendien het groepsgevoel versterken. Er zijn allerlei partijen die zulke incentive reizen op maat maken. De incentive reizen van Travel Legends zorgen voor op maat gemaakte ervaringen, naar bestemmingen dichtbij én verder weg.
Voor dit soort reizen nemen je medewerkers geen vakantiedagen op. Het is echt bedoeld als een cadeautje aan je personeel. Je kunt zo'n incentive reis financieel aantrekkelijk organiseren door gebruik te maken van de Werkkostenregeling (WKR). Dankzij de WKR kun je bepaalde onderdelen belastingvrij betalen. De incentivespecialisten van Travel Legends kunnen je hier meer over vertellen.
Vakantiedagen uitbetalen, mag dat?
Sommige werknemers laten hun uren liever uitbetalen. Maar dat mag niet altijd.
Wettelijke vakantiedagen: uitbetalen mag alleen bij einde dienstverband
Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet uitbetalen. Eindigt het arbeidscontract en heeft de medewerker vakantiedagen over? Dan ben je als werkgever verplicht alle opgebouwde vakantiedagen uit te betalen, zowel de wettelijke als de bovenwettelijke. Je betaalt de overgebleven vakantiedagen bij de eindafrekening.
Bovenwettelijke dagen: afkopen mag, maar is nooit verplicht
Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel uitbetalen als je werknemer daarom vraagt. Je bent daar niet toe verplicht, tenzij dit vooraf is afgesproken in de cao of arbeidsovereenkomst. Andersom is jouw werknemer niet verplicht om akkoord te gaan met afkoop van de vrije dagen, tenzij dit in het contract staat.
Tip: Leg de regels over vakantiedagen en -uren vast in een personeelshandboek of in de arbeidscontracten van je werknemers.
Wat kost vakantiedagen uitbetalen?
Een medewerker betaalt over uitbetaalde vakantiedagen meer belasting dan over salaris. Vakantiedagen vallen namelijk bij de belastingaangifte onder bijzonder tarief, net als vakantiegeld, bonussen en een dertiende maand. Hoe hoog de belasting is, hangt onder andere af van het salaris. Houd je medewerker uiteindelijk weinig geld over aan uitbetaling van de vakantiedagen, herinner hem er dan aan dat rust en vakantie ook veel waard zijn. Vrije tijd is belangrijk voor de vitaliteit van je werknemer.
Vakantiedagen meenemen?
Mag een werknemer zijn vakantiedagen meenemen naar volgend jaar? Ja, een werknemer kan vakantiedagen meenemen naar een volgend kalenderjaar. Maar niet onbeperkt. Voor vakantiedagen geldt de volgende houdbaarheid:
Voor wettelijke vakantiedagen is de houdbaarheid 6 maanden.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen is de houdbaarheid 5 jaar.
Als een werknemer buiten zijn eigen schuld vrije dagen niet kan opnemen, bijvoorbeeld als het extreem druk is, dan kunnen die vakantiedagen langer meegenomen worden. Lees ook: Moet je verplicht vrij geven op Goede Vrijdag?
43% maakt vakantiedagen niet op
Hoewel werknemers vakantiedagen aantrekkelijk vinden, maakt lang niet iedereen zijn vrije uren op. Maar liefst 43,5% van de werknemers in Nederland maakt het verlof niet op, blijkt uit onderzoek van Loket.nl en MKB Servicedesk. Daar hebben ze diverse redenen voor. Maar voor de werkgever is het een last: openstaande vakantiedagen drukken op de balans van je onderneming. Dit wil je dus beperken.
Zo bereken je het aantal vakantiedagen
De berekening van vakantiedagen is eenvoudig: vermenigvuldig het aantal uren dat iemand per week werkt met vier. Dan weet je het aantal wettelijke vakantiedagen per jaar. Dit is de berekening voor fulltime- en parttime-medewerkers:
Als je werknemer fulltime werkt (5 dagen per week), heeft hij recht op 20 wettelijke vakantiedagen per jaar.
Als je werknemer parttime werkt, bijvoorbeeld 3 dagen in de week, dan heeft hij 12 wettelijke vakantiedagen per jaar.
Tel daar de bovenwettelijke vakantiedagen bij op. Hoeveel dat er zijn, hangt af van de afspraken over vakantiedagen in de cao, je bedrijfsreglement en de arbeidsovereenkomst.
Hoe kan een medewerker vakantie aanvragen?
Als een werknemer verlof wil, moet hij dat eerst aanvragen. Hoe dat werkt, spreek je meestal vooraf af in de arbeidsovereenkomst. Maak duidelijk bij wie en hoe je werknemer vakantie kan aanvragen: schriftelijk, per e-mail of via een computerprogramma. Laat ook weten welke voorwaarden er zijn. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat werknemers minimaal vier weken voor aanvang van de aangevraagde periode vrij moeten vragen. Zo heb jij genoeg tijd om het rooster aan te passen.
Vakantiedagen afwijzen, mag dat?
In principe moet een werkgever de vakantie-aanvraag goedkeuren. Je werknemer heeft namelijk recht op zijn vakantiedagen. Alleen als het je bedrijfsvoering ernstig in de problemen brengt, mag je een vakantieverzoek afwijzen. Bijvoorbeeld als meerdere werknemers tegelijk op vakantie willen, waardoor er geen vervanging mogelijk is of werkzaamheden vastlopen.
Nadat de werknemer een vakantieaanvraag heeft gedaan, heb je twee weken de tijd om schriftelijk bezwaar te maken. Je moet een gewichtige reden hebben om het bezwaar te kunnen laten slagen. Het is beter om vooraf te overleggen met je werknemer. Als je bijvoorbeeld duidelijk maakt dat vakantie opnemen in bepaalde periodes ingewikkeld is, dan kan een medewerker daar rekening mee houden. Samen een oplossing zoeken werkt vaak het beste.
Tip: Voorkom dat er problemen ontstaan in de vakantie. Maak een goede vakantieplanning.
Ziek tijdens vakantie
Als een werknemer ziek wordt tijdens zijn vakantie, dan moeten de vakantiedagen waarop hij ziek is omgezet worden in 'ziektedagen'. De medewerker mag de vakantiedagen dan op een ander moment opnieuw opnemen. Je werknemer moet zich wel officieel ziek melden en zich aan de controlevoorschriften houden.
Veelgestelde vragen
Wat zegt de wet over vakantiedagen?
Volgens de wet heeft iedere werknemer recht op vakantiedagen. Per jaar is dat vier keer het aantal dagen dat hij wekelijks werkt. De wettelijke regels over vakantiedagen staan in het Burgerlijk Wetboek Boek 7, afdeling 3.
Waar vind je de regels over bovenwettelijke vakantiedagen?
Als je bedrijf een cao heeft, staan daar regels in over extra vakantiedagen. Als er geen cao van toepassing is, kun je zelf afspraken maken met je werknemer. De regels over vakantie leg je vast in een personeelshandboek, bedrijfsreglement of in iedere arbeidsovereenkomst.
Mag je de aanvraag van vakantiedagen afwijzen?
Een vakantie-aanvraag mag je in principe niet afwijzen, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Dit moet je kunnen aantonen. Probeer altijd in goed overleg met je werknemer naar een oplossing te zoeken. Zorg er in ieder geval voor dat hij zijn vakantiedagen op een ander moment kan opnemen.
Wanneer mag je wettelijke vakantiedagen uitbetalen?
Alleen als je werknemer uit dienst gaat moet je de overgebleven wettelijke vakantiedagen uitbetalen. In andere gevallen mogen wettelijke vakantiedagen niet worden uitbetaald. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel tussentijds uitbetalen, als je werknemer daarom vraagt. Maar je bent niet verplicht dit te doen.
Mag een zieke werknemer vakantie aanvragen?
Ja, een zieke werknemer mag in sommige gevallen vakantie aanvragen. Bijvoorbeeld als iemand herstelt van een langdurige ziekte. Hij moet daarvoor toestemming krijgen van jou en de Arbodienst waarmee je samenwerkt. De vakantie mag het herstel en de re-integratie van de werknemer niet in de weg staan. Een arbo-arts kan beoordelen of de reis en het verblijf niet schadelijk zijn voor de gezondheid van je werknemer. Na goedkeuring gelden de opgenomen dagen als vakantiedagen.
