Werknemer ontslaan? Volg deze stappen
De regels voor ontslag en een handig stappenplan
Als je een werknemer wilt ontslaan, heb je te maken met strikte ontslagregels. Wat houden ze in en in welke volgorde komen deze verplichtingen aan bod? Volg deze regels en stappen bij het ontslaan van een werknemer met een vast contract.
Als je een werknemer wilt ontslaan, heb je te maken met strikte ontslagregels. Wat houden ze in en in welke volgorde komen deze verplichtingen aan bod? Volg deze regels en stappen bij het ontslaan van een werknemer met een vast contract.
Een werknemer ontslaan, dat doe je niet zomaar. Voor veel ondernemers is het één van de moeilijkste dingen om te doen. Vooral omdat je iemand niet teleur wilt stellen en je weet dat het gevolgen heeft voor hem en eventueel zijn gezin. Maar natuurlijk ook voor jouw bedrijf. Toch ontkom je er soms niet aan. Naast die emotionele kant van ontslag, moet je natuurlijk rekening houden met de juiste procedure.
Werknemer ontslaan vast contract
Heeft je werknemer een tijdelijk contract, zoals een jaarcontract of een halfjaarcontract? Dan is ontslag vaak eenvoudig. Je neemt afscheid bij afloop van het contract. Je moet dan wel op tijd aangeven dat je het contract niet gaat verlengen. Dat is de aanzegtermijn bij tijdelijke contracten.
Heeft je werknemer een vast contract? Dan is ontslag een stuk ingewikkelder. Vaak is er goedkeuring van het UWV of de rechter nodig. Waar moet je rekening mee houden als je een werknemer wilt ontslaan? Dat is afhankelijk van de reden voor ontslag. In veel gevallen moet je al vroegtijdig aan de gang om het ontslag voor te bereiden, zelfs ver voordat ontslag überhaupt aan de orde is. Het begint al bij het aannemen van je werknemer.
Redenen voor ontslag werknemer
Er zijn meerdere ontslagroutes die je kunt bewandelen. Welke route je kiest heeft te maken met de reden voor ontslag. Ook wel ontslaggrond genoemd. Je hebt meerdere redenen voor ontslag. Bijvoorbeeld:
als je werknemer zijn functie niet goed vervult (ontslag wegens disfunctioneren)
als je werknemer zich ernstig heeft misdragen (ontslag op staande voet)
als je bedrijf bijna failliet gaat (ontslag om bedrijfseconomische redenen)
als je werknemer vaak ziek is of al meer dan twee jaar ziek is (ontslag tijdens ziekte).
Wat de reden voor ontslag ook is, in de meeste gevallen moet je het ontslag goed kunnen onderbouwen. Wil je een werknemer ontslaan? Dan is een goede voorbereiding dus cruciaal.
Werknemer ontslaan verboden
In sommige gevallen mag je een werknemer niet ontslaan. Er geldt dan een wettelijk opzegverbod van het arbeidscontract. Ook wel een ontslagverbod genoemd. In de volgende gevallen mag je een werknemer niet ontslaan:
Vanwege zijn godsdienst, ras, geslacht, leeftijd of handicap.
Omdat je werknemer lid is van een vakbond of een politieke organisatie.
Tijdens zijn ziekte; in de eerste 2 jaar van zijn arbeidsongeschiktheid en langer als je te weinig aan de re-integratie hebt gedaan.
Tijdens zwangerschap, tijdens bevallingsverlof en 6 weken daarna. Ook in de eerste 6 weken na arbeidsongeschiktheid door zwangerschap of bevalling mag je een werknemer niet ontslaan.
Omdat je werknemer ouderschapsverlof wil opnemen.
Terwijl je werknemer lid is van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.
Omdat je werknemer de dienstplicht moet vervullen in zijn land van herkomst.
Als je werknemer weigert op zondag te werken.
Vanwege een bedrijfsovername.
Stappenplan werknemer ontslaan
Welke stappen zet je bij het ontslag van een werknemer? Volg dit stappenplan:
1. Personeelsdossier bijhouden
Het is belangrijk om vanaf het begin al een goed personeelsdossier op te bouwen. Dus vanaf het moment dat een werknemer bij je in dienst komt. In het personeelsdossier houd je bij hoe je medewerker functioneert en welke verbeterpunten en afspraken er zijn gemaakt. Bewaar alle documenten, e-mails en gespreksverslagen die relevant kunnen zijn.
Je hebt dit dossier nodig voor de ontwikkeling van je werknemers, maar ook als je iemand wilt ontslaan. Doordat je alle belangrijke gegevens over je medewerkers bewaart, kun je vragen van instanties snel beantwoorden. Als het UWV of de rechter wil weten wat je hebt gedaan om het gedrag van je medewerker te verbeteren, moet je dat uit het personeelsdossier kunnen halen. Dit dossier is heel belangrijk bij de behandeling van je ontslagaanvraag. Het vormt de basis voor een goed ontslagdossier.
2. Ontslag werknemer bespreken
Als je van plan bent een werknemer te ontslaan, is het verstandig om eerst in gesprek te gaan. Misschien kun je er samen met je medewerker uitkomen. Dat heet ontslag met wederzijds goedvinden. Maak in dat geval goede afspraken, bijvoorbeeld over de einddatum en de hoogte van de eventuele ontslagvergoeding. Leg deze afspraken vast in een ondertekende beëindigingsovereenkomst, ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd. Daniëlle Kleyheeg, eigenaar van detacheringsorganisatie i4talent probeert er altijd op deze manier uit te komen: “Via een open en eerlijk gesprek, dat is het meest prettig voor allebei, wat de reden van het ontslag ook is. Het is binnen een paar dagen geregeld en je bent minder tijd kwijt dan via de rechter.”
Let op! Je werknemer kan zijn schriftelijke instemming binnen 14 dagen herroepen, zonder een reden te noemen. De opzegging van het contract heeft dan niet plaatsgevonden. Informeer je werknemer over deze bedenktijd. Doe je dat niet? Dan heeft hij drie weken bedenktijd. Laat de werknemer ook uitzoeken hoe het zit met het recht op een WW-uitkering. Hij moet zich goed bewust zijn van de gevolgen van ontslag.
Opzegtermijn bij ontslag
Kom je er samen niet uit? Dan kun je zelf een andere vorm van ontslag in gang zetten als je voldoet aan de eisen. Houd daarbij rekening met de opzegtermijn. De opzegtermijn voor een vast contract hangt af van het aantal jaar dat de medewerker in dienst is. Lees meer over de wettelijke opzegtermijn.
3. Toestemming vragen bij ontslag werknemer
In principe heb je toestemming van het UWV of de kantonrechter nodig om een werknemer te kunnen ontslaan. Behalve in de volgende gevallen:
bij wederzijds goedvinden
bij het aflopen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (tijdelijk contract)
bij ontslag voor of tijdens de proeftijd
bij een rechtsgeldig gegeven ontslag op staande voet
Ontslag via UWV of rechter?
Ontslag om bedrijfseconomische redenen en na langdurige arbeidsongeschiktheid (twee jaar ziekte) loopt altijd via het UWV. Ontbinding van het arbeidscontract vanwege andere redenen gaat via de kantonrechter.
Je hoeft geen toestemming te vragen aan de kantonrechter als je de werknemer om dringende redenen op staande voet ontslaat. In dat geval mag je werknemer zijn ontslag wel aanvechten bij de kantonrechter als hij het er niet mee eens is.
Ontslagaanvraag UWV of rechter
Zowel bij het UWV als de kantonrechter moet je een verzoek tot ontslag insturen. Onderbouw daarin goed de reden van het ontslag. Het UWV moet de ontslagaanvraag binnen vier weken afhandelen. De kantonrechter moet het ontslagverzoek binnen vier weken in behandeling nemen.
Krijg je van het UWV geen toestemming voor ontslag? Dan kun je alsnog naar de kantonrechter. Maar die kijkt naar dezelfde criteria als het UWV, dus de kans op succes is klein. Als je werknemer het niet eens is met het ontslag via het UWV, kan hij binnen twee maanden naar de kantonrechter stappen om het ontslag aan te vechten.
Ontsla je een werknemer zonder toestemming van het UWV, dan kan je werknemer ook naar de kantonrechter stappen om de opzegging te laten vernietigen of om een vergoeding te vragen.
Lees ook: Ontslag via kantonrechter, zo werkt het
4. Transitievergoeding bepalen en betalen
Als je een werknemer ontslaat, heeft hij recht op een transitievergoeding. Heb je toestemming voor ontslag via het UWV of de kantonrechter? Dan geldt er een vaste transitievergoeding. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij jouw bedrijf in dienst was. Vanaf zijn eerste werkdag bouwt hij al een transitievergoeding op.
Transitievergoeding berekenen
Een ontslagen werknemer heeft recht op een vergoeding van een derde maandsalaris per gewerkt jaar. De hoogte van de transitievergoeding in 2023 is maximaal € 89.000 of maximaal een jaarsalaris als de werknemer meer verdient dan dat bedrag. Hoe hoog is de transitievergoeding voor jouw werknemer? Gebruik de calculator transitievergoeding berekenen.
Let op: Is het ontslag ernstig te wijten aan jou als werkgever? Dan kan de kantonrechter een aanvullende vergoeding toekennen boven op de transitievergoeding.
Vergoeding bij wederzijds goedvinden?
Bij het nemen van ontslag bestaat er geen recht op een wettelijke transitievergoeding. Daarom is er bij ontslag met wederzijds goedvinden geen vaste vergoeding. Je maakt hier samen afspraken over met je werknemer. Meestal is er al sprake van een afkoopsom of vergoeding, daarin kun je de waarde van een transitievergoeding meenemen. Leg de afspraken vast in een beëindigingsovereenkomst.
5. Eindafrekening bij ontslag werknemer
De ontslagen werknemer heeft recht op een eindafrekening. Dit is de financiële afhandeling van zijn overgebleven vakantiedagen, vakantietoeslag en eventuele bonussen. Je mag eventuele boetes en leningen in mindering brengen. Het overgebleven bedrag kun je uitbetalen bij de laatste loonbetaling. Benoem alle onderdelen op de laatste loonstrook of geef je werknemer een ander overzicht waar je deze zaken benoemt. Zorg dat je de eindafrekening binnen een maand na afloop van het contract uitvoert.
Tip: Hoe bereken je het vakantiegeld en de waarde van overgebleven vakantiedagen bij ontslag? Lees meer over de eindafrekening bij ontslag.
6. Spullen inleveren
Vraag je werknemer om alle eigendommen van jouw bedrijf in te leveren. Denk aan sleutels van je bedrijfspand, een auto van de zaak, computers, telefoons en andere hardware. Zorg ook voor een goede overdracht van de werkzaamheden. Vraag om wachtwoorden voor bedrijfsaccounts waar je nog geen toegang tot hebt en verander die wachtwoorden vervolgens.
Geheimhouding bij ontslag werknemer
Leg ook eventuele afspraken over geheimhouding vast. Zeker als je werknemer toegang had tot bedrijfsgevoelige informatie. Ga na of je een geheimhoudingsbeding, concurrentiebeding of relatiebeding hebt opgenomen in het arbeidscontract. Wijs je werknemer op die afspraken.
7. Getuigschrift ontslag werknemer
Bij ontslag ben je verplicht om je werknemer een getuigschrift te geven. In een getuigschrift vermeld je in ieder geval:
het type werk van je werknemer
de arbeidsduur
de begin- en einddatum van het dienstverband
op welke wijze het dienstverband is geëindigd (de ontslaggrond).
Daarmee heb je de samenwerking formeel afgerond.
Op zoek naar inspiratie? Bekijk deze voorbeelden van een getuigschrift.
Getuigschrift of ontslagbrief
Neemt je werknemer zelf ontslag? Dan moet hij een ontslagbrief maken. Lees meer over de elementen van een goede ontslagbrief.
8. Exitgesprek voeren
Naast de praktische afhandeling is het belangrijk om op een goede manier afscheid te nemen van elkaar. Het voeren van een exitgesprek kan bijzonder waardevol zijn voor je bedrijf. Als het ontslag eenmaal is bezonken, kun je eerlijk en open terugblikken op de samenwerking.
Vraag om feedback. Hier kun je als werkgever veel van leren. Een werknemer durft nu vaak wat meer te zeggen dan tijdens een functioneringsgesprek. Hij kan je op problemen wijzen die jij nog niet had ontdekt. Daardoor kun je de nodige veranderingen aanbrengen binnen je bedrijf. Probeer zelfs de deur open te houden voor een mogelijke toekomstige samenwerking. Wie weet kom je elkaar nog eens tegen.
