Concreet doelen stellen: the road to success

Hoeveel mensen sturen jouw managers of leidinggevenden aan? Werken jullie met verschillende managementlagen? En hoeveel ondergeschikten kunnen je managers maximaal effectief en efficiënt aansturen? Allemaal vragen die te maken hebben met span of control. Wat het precies inhoudt, waarom het belangrijk is én hoe je de ideale balans bereikt, leggen we hier uit.

Span of control betekenis

Binnen het vakgebied Organisatie & Management heeft span of control betrekking op het aantal mensen dat een manager of ander soort leidinggevende onder zich heeft. 

Daarbij zijn ook deze begrippen belangrijk:  

• Spanwijdte: aantal mensen waaraan een bepaalde manager direct leiding geeft

• Spandiepte: aantal managementlagen/ niveaus waaraan leiding wordt gegeven door de leider van de organisatie

Span of control maximum

De ideale span of control verschilt per organisatie. In de meeste gevallen wordt uitgegaan van een praktijk waarin een manager maximaal tien personen direct aanstuurt. 

De optimale en/ of maximale span of control hangt af van meerdere factoren: 

• Organisatiestructuur

• Leiderschapscapaciteiten managers

• Zelfstandigheid werknemers en behoefte/ noodzaak van aansturing 

Organisatiestructuur belangrijk voor span of control

Het type organisatie speelt een belangrijke rol op het gebied van span of control. Zo bestaan er grote verschillen tussen twee veelvoorkomende organisatiestructuren.

Platte organisatiestructuur

Organisaties met een platte (horizontale) organisatiestructuur hebben meestal een grote span of control. Dit werkt twee kanten op: hoe hoger de span of control, hoe platter de organisatie.

Bij deze organisatiestructuur is sprake van een geringe hiërarchische verdeling. In de praktijk leidt dit tot veel personen die onder één leidinggevende vallen.

Voordelen grote span of control

Een manager die meer dan tien mensen aanstuurt, is meer regel dan uitzondering in platte organisaties. Vanuit economisch oogpunt is het begrijpelijk; hoe meer managers, hoe meer relatief hoge salarissen. Met een grote span of control druk je dus salariskosten. Daarnaast kenmerkt het zich door korte lijntjes binnen een organisatie.

Nadelen grote span of control

Toch kent een (te) grote span of control meer nadelen dan voordelen als het gaat om effectief leiderschap. Tientallen mensen aansturen is simpelweg lastig te behappen voor een manager. Bovendien leidt het tot minder structuur en duidelijkheid voor je werknemers. 

Wanneer een manager verantwoordelijk is voor meer dan tien mensen, komt persoonlijke aandacht snel in het gedrang. En persoonlijke aandacht is nou juist belangrijk voor gemotiveerde en productieve medewerkers. Het risico bestaat dat werknemers door gebrek aan aansturing taken te veel naar eigen inzicht gaan uitvoeren. Een stukje autonomie is wenselijk, maar ook hierin is een gezonde balans belangrijk.

Burn-out ligt op de loer

Daarnaast komen de veiligheid en gezondheid van individuele werknemers in de knel als een manager een groot aantal werknemers aanstuurt. Belangrijke zaken en signalen kunnen daardoor aan de aandacht ontsnappen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemer die tegen een burn-out aanzit. Andersom kan een leidinggevende zelf ook sneller langdurig uitvallen als er te veel op het bordje ligt. 

Platte organisatiestructuur met kleine span of control

Grote bedrijven met een platte organisatiestructuur werken dus met een grote span of control. Dat geldt dan weer niet voor kleine ondernemingen met een platte organisatiestructuur. Die werken (automatisch) met een kleine span of control. 

De verklaring is simpel: denk bijvoorbeeld aan een bedrijf met één tot tien werknemers in dienst die allemaal worden aangestuurd door één leidinggevende; vaak de eigenaar. Door het beperkte aantal mensen in dienst is de span of control automatisch klein.

Hiërarchische organisatiestructuur

Een hiërarchische organisatiestructuur (piramidevormig) kenmerkt zich door een kleine span of control. Bij dit soort organisaties zijn er vaak veel verschillende lagen op het niveau van management en aansturing. 

Het voordeel van een kleine span of control is dat er veel contact mogelijk is tussen leidinggevende(n) en werknemers. Deze directe benadering verbetert de kwaliteit van de werkzaamheden en vermindert ook nog eens werkdruk, stress en de kans op een burn-out.

Een leidinggevende weet dankzij een kleine span control veel beter wat er precies speelt op de werkvloer en kan hier adequaat op reageren. Goede communicatie en vertrouwen is trouwens wel een onmisbaar ingrediënt in dit verhaal. 

Nadelen kleine span of control

Een kleine span of control kan ook nadelen opleveren. Zo zullen de loonkosten over het algemeen hoger liggen vanwege de vele managers die op de loonlijst staan.  

Daarnaast ligt het risico op vertraagde besluitvorming op de loer. Veel hiërarchische lagen betekent vaak ook meerdere goedkeuringsniveaus wat stroperigheid in de hand werkt. 

Risico op micromanagement 

Overmanagement kan leiden tot micromanagement. En dat kan benauwend werken voor medewerkers. Een hoge mate van direct toezicht kan daarnaast leiden tot minder autonomie, verantwoordelijkheid en assertiviteit. 

Invloed leiderschapscapaciteiten managers 

Maximaal tien werknemers per leidinggevende is trouwens geen vuistregel wanneer je een gezonde span of control nastreeft. Het hangt ook af van de leiderschapscapaciteiten van je managers. Zo zal een doorgewinterde manager die stevig in de schoenen staat misschien met gemak twintig ondergeschikten aansturen zonder daarbij het overzicht te verliezen. 

Zelfstandigheid werknemers en behoefte/ noodzaak van aansturing

Andersom is de mate van zelfstandigheid waarin ondergeschikten werk aankunnen ook van belang. De ene werknemer heeft nu eenmaal meer sturing en coaching nodig dan de andere. Geen werknemer is hetzelfde en de unieke mix aan personeel bepaalt uiteindelijk ook voor een deel hoe je de ideale span of control bereikt.  

Te grote span of control: dit kun je doen

Merk je dat jouw (platte) organisatie wat meer structuur kan gebruiken? Verklein dan de span of control. Dan kun je een aantal acties overwegen:

• (Extra) managers aanwijzen waarmee je bepaalde aandachtsgebieden verdeelt;

• Een staf opzetten die ondersteunt bij de aansturing (denk aan personeelsmanagement die HRM-taken uit handen neemt),

• Het benoemen van senior teamleden die een deel van de dagelijkse aansturing overnemen. Zo creëer je een nieuwe laag.

Te kleine span of control: dit kun je doen

Werk je juist met te veel managementlagen en wil je de span of control vergroten? Dan kun je de volgende acties overwegen: 

• Heroverweeg je organisatiestructuur: is het mogelijk om sommige functies samen te voegen of afdelingen te reorganiseren?

• Investeer in opleiding en ontwikkeling voor je managers waarmee ze vaardigheden leren om een groter team effectief aan te sturen

• Verdiep jezelf in bepaalde software die helpt bij het monitoren van teams, zodat leidinggevenden een grotere span van control aankunnen met technologische hulp. 

Zoek de ideale balans: de optimale span of control

Bekijk goed hoe groot de ‘span of control’ binnen jouw organisatie is. Laat je mensen vooral niet verantwoordelijk zijn voor een te grote groep. Als je medewerkers te weinig aansturen krijgen vanwege een overvolle agenda van een leidinggevende, is dat een onnodig verlies. 

Probeer anderzijds ook te waken voor ‘overmanagement’. De Nederlandse arbeidsmarkt staat al bekend om de overvloed aan managers. Dit kan juist leiden tot stroperigheid binnen je organisatie. Bovendien heb je gewoonweg ook mensen nodig die het dagelijkse werk uitvoeren. 

Kom je er zelf niet helemaal uit en weet je niet precies hoe het zit met de onderlinge verhoudingen binnen je onderneming? Maak dan een organigram. Daarmee heb je de structuur weer helder voor je.

Of overweeg externe consultatie. Soms kan een blik van buitenaf nuttige inzichten opleveren en inefficiënties aan het licht brengen.  

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.