Thuiswerken? Zo houd je je medewerkers mentaal fit

Nu veel medewerkers door de corona maatregelen thuiswerken, is de vitaliteit van personeel voor werkgevers een prioriteit. Sociaal contact is niet meer vanzelfsprekend en de grens tussen werk en privé vervaagt. Vitale medewerkers zijn productiever, gelukkiger én voelen zich meer betrokken bij de organisatie waar ze voor werken. Hoe zorg je er als werkgever voor dat medewerkers ook nu mentaal fit blijven?

Vitaliteit is niet iets dat alleen nu prioriteit heeft. Het is juist belangrijk om het een duurzaam onderdeel van je bedrijfsvoering te maken. Dat kan met behulp van een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Daarmee breng je arbeidsrisico’s en kaart en werk je aan oplossingen om deze te voorkomen. 

Gezonder eten, stoppen met roken en meer bewegen. Wanneer je je moe en futloos voelt, is het belangrijk om je fysieke conditie te verbeteren. Maar wat veel mensen vergeten is dat mentale vitaliteit minstens zo belangrijk is. ‘Mentale vitaliteit gaat over fit zijn van geest’, legt psycholoog Saskia Geraerts uit. ‘Veerkracht maakt hier een groot onderdeel van uit. Wanneer je mentaal fit bent, kun je beter omgaan met tegenslag. Ook bedenk je sneller creatieve oplossingen, voel je je energieker en kun je beter presteren.’

Volgens bedrijfsarts en voorzitter van de NVAB Gertjan Beens gaat vitaliteit niet alleen over het reduceren van stress. ‘Werk mag best belastend zijn’, legt hij uit. ‘Het gaat erom dat er binnen diezelfde werkcontext genoeg dingen zijn die juist energie geven.’ 

Hierbij spelen drie belangrijke factoren volgens hem een rol: zinvol werk doen, invloed kunnen uitoefenen op je werkomstandigheden en sociale steun en waardering krijgen van je baas en collega’s. ‘Wanneer je het gevoel hebt dat je iets bijdraagt aan een groter geheel, geeft je dat positieve energie’, legt Beens uit. ‘Hetzelfde geldt voor de wetenschap dat je met een probleem altijd bij je baas of collega’s terecht kan.’ 

Wanneer de balans lange tijd de verkeerde kant uitslaat, oftewel wanneer je werk alleen maar energie kost in plaats van geeft, raak je op een gegeven moment opgebrand. Beens: ‘Dan gaan mensen op hun reserves interen en vallen ze uit.’ 

De afgelopen jaren zijn steeds meer werkgevers gaan investeren in het versterken van de mentale vitaliteit van hun medewerkers, bijvoorbeeld door coaching, yoga of anti-stressprogramma’s aan te bieden. Maar nu veel mensen thuis zitten, is het risico op uitval door burn-out toegenomen. Beens: ‘De elementen waar mensen van opladen die ik eerder noemde, komen nu juist onder druk te staan. Het feit dat de vanzelfsprekende structuur en het contact met collega’s is weggevallen kan bijvoorbeeld veel effect hebben op iemands mentale vitaliteit. ’

Belangrijk is wel om de onderlinge verschillen tussen medewerkers hierin mee te nemen. Dat kan directeur van Systra ICT Harrie de Jong beamen. Want als er één ding is wat hij de afgelopen maanden heeft geleerd, is het wel dat iedereen in dit opzicht anders is. ‘Ik heb veertien medewerkers in dienst en iedereen reageert weer anders op de situatie. Sommigen zijn juist helemaal opgebloeid, nu ze niet meer vanuit ons kantoor in Kampen werken. Ze ervaren thuis minder afleiding en krijgen hierdoor meer werk gedaan. Het tegenovergestelde zie ik ook. Sommigen van mijn medewerkers kunnen zich juist veel minder goed concentreren nu ze geen collega’s meer om zich heen hebben.’

Dat de één thuiswerken heerlijk vindt en de ander tegen de muren opvliegt, heeft volgens psycholoog Saskia Geraerts te maken met een verschil in karakter. ‘Introverte mensen laden op door alleen te zijn, terwijl extraverte mensen hier juist prikkels van buitenaf voor nodig hebben.’ Een kort praatje bij de koffieautomaat, een grapje tussen het werken door of met zijn allen een borrel drinken op vrijdagmiddag. ‘Juist van dit soort niet-praktische contactmomenten blijven extraverte mensen gemotiveerd. Dat is nu weggevallen.’

Groot risico op eenzaamheid 

Wanneer iemand dan ook nog eens alleen woont, is het risico op vereenzaming extra groot. Operationeel manager van digital agency Digital Natives Frederike van Melick-Hurenkamp had zich hier in eerste instantie op verkeken. ‘Ik maakte me eerst vooral zorgen om de medewerkers met kinderen. Die zaten ineens thuis met het hele gezin.’ En dat terwijl de lockdown juist ook haar alleenstaande collega’s zonder kinderen trof. ‘De meesten van hen hadden voor corona een heel actief sociaal leven en nu zagen ze ineens niemand meer.’

Ook bij uitgeverij Prelum is dit een probleem. ‘Mijn mensen missen hun collega’s gewoon heel erg, ’ zegt directeur IJsbrand Theunissen. ‘Ik heb een heleboel maatregelen getroffen om het thuiswerken prettiger te maken, maar hoe ik dat gemis moet oplossen, weet ik eerlijk gezegd niet.’

Praat niet alleen met collega’s over werk

Saskia Geraerts raadt aan om ook virtueel sociale dingen te blijven doen. Het gevaar van online werken is volgens haar dat je alleen nog maar contact hebt over werkgerelateerde zaken. ‘Wanneer je één-op-één contact hebt met iemand, praat je meestal ook nog even over koetjes en kalfjes, maar in een zoomvergadering met meerdere mensen ga je al snel over tot de orde van de dag’, legt ze uit. En dat terwijl het nu belangrijk is om ruimte te maken voor contactmomenten met een meer onbevangen karakter, ook al is dit virtueel. ’Doe bijvoorbeeld één keer per maand een pubquiz met zijn allen of richt een virtuele koffiecorner in, waar mensen een uurtje per dag met elkaar kunnen praten’, tipt Geraerts. Hierbij is het wel belangrijk dat er voldoende gerouleerd wordt. ‘Als je elke keer dezelfde mensen tegenkomt, ben je snel uitgepraat. Daarom is het leuk om collega’s die juist helemaal niet samen aan een project werken met elkaar in contact te brengen.’

Bij Digital Natives hebben ze hier vanaf het begin op ingezet. Voor dit relatief jonge team -de medewerkers zijn tussen 25 en 37 jaar oud- was niet meer samenkomen dan ook een enorme verandering. ‘We zijn heel erg hecht’, legt van Melick-Hurenkamp uit. ‘Bij ons is er geen managementlaag, maar we werken in zelfsturende teams. Dat zorgt voor een gevoel van saamhorigheid.’ Buiten werktijd zochten de collega’s elkaar dan ook geregeld op. ‘We borrelden veel samen en naast de officiële teamdagen waren er veel informele uitjes.’

Digital Natives doet er alles aan om ook nu het gevoel van saamhorigheid te behouden. Zo begint elk team de dag met een virtuele bijeenkomst van twintig minuten. Van Melick-Hurenkamp: ‘Dat is eigenlijk een vervanging voor het praatje bij het koffiezetapparaat. Hier wordt van alles besproken: van wat mensen in hun weekend hebben gedaan tot de Amerikaanse verkiezingen. Als het maar niet over werk gaat.’ Daarnaast is er elke vrijdagmiddag een virtuele borrel en wordt de wekelijkse teamvergadering op maandag afgesloten met een quiz. ‘We doen echt ons best om vergaderingen minder droog en feitelijk te maken.’

Neem zelf geregeld contact op met je medewerkers

Het is aan te raden om ook buiten vergaderingen om geregeld contact op te nemen met je medewerkers. Beens: ‘Geef ze het gevoel dat je, ondanks dat je ze niet fysiek ziet, wel degelijk waardeert wat ze doen.’ Bovendien kom je er alleen achter hoe het écht met ze gaat, door contact op te nemen. ‘Wij mensen zijn zo geprogrammeerd dat we reageren op alles wat we horen en waarnemen’, zegt arbeids- en organisatiepsycholoog Wouter Vrooland. ‘Op het moment dat er een werknemer met een gestrest gezicht aan je bureau staat, ga je dus helpen.’ Je zou kunnen zeggen dat je ook prima op afstand aan de bel kan trekken, als het niet zo goed gaat. Maar dat ligt toch een stuk meer genuanceerd. ‘Hoe dichter we bij elkaar staan, hoe socialer we ons gedragen’, legt Vrooland uit. ‘Een mail heeft bijvoorbeeld al een stuk minder impact dan face-to-face contact. Daar komt bij dat niet iedereen uit zichzelf naar de baas stapt, wanneer het minder gaat.’

Aan het begin van de coronacrisis merkte De Jong dat een aantal van zijn medewerkers afspraken begon te vergeten. ‘Toen ben ik het gesprek met ze aangegaan’, vertelt hij. ‘Zo kwam ik erachter dat ze zich veel zorgen maakten over de toekomst van het bedrijf en daarmee hun eigen baanzekerheid. Sindsdien doe ik geregeld een boekje open over onze cijfers. Ondanks corona gaat het hartstikke goed met ons bedrijf. Nu mijn personeel dat ook weet, zijn ze minder gestrest.’

Zorg en werk combineren kan leiden tot overbelasting

‘Naast vereenzaming is te veel stress een reëel gevaar van thuiswerken’, zegt Geraerts. ‘Zeker voor mensen met kinderen.’ Vooral tijdens de eerste lockdown was dat een uitdaging. ‘Niet alleen de scholen waren dicht, ook allerlei naschoolse activiteiten gingen niet door. Ouders waren hierdoor niet alleen juf of meester, maar ook pianoleraar.’

Hierdoor ontstaat het risico dat je alleen nog maar bezig bent met werken of zorgen. Dingen zoals een kopje koffie drinken in de zon, of een tijdschrift lezen op de bank schieten er dan bij in, terwijl je juist van dit soort korte momenten van ontspanning enorm oplaadt. Geraerts: ‘Het gevaar is dat je niet meer ontspant en steeds meer stress opbouwt.’ Flexibele werktijden

Om dit te voorkomen kregen ouders bij Digital Natives de eerste drie weken van de lockdown de kans om minder te werken. Van Melick-Hurenkamp: ‘We zeiden: ‘‘Doe wat je kan en wat niet lukt, lukt niet.’’ Op die manier hadden ze even de ruimte om opvang te regelen.’ Daarna kregen ouders de keuze te werken op flexibele tijden of om vakantie-uren op te nemen voor de tijd dat ze niet konden werken. ‘Dat laatste bleek niet nodig. Een aantal mensen begint nu om half acht. Hierdoor kunnen ze werk en zorg beter combineren en ervaren ze minder stress.’

Laat zien dat jij ook niet alles onder controle hebt

Overigens kijkt niemand er bij Digital Natives van op als er een keer een kind door een vergadering heen schreeuwt of opeens bij zijn vader en moeder op schoot kruipt. ‘Heel gezond’, vindt Vrooland. ‘Wanneer je moet werken én je kinderen thuis hebt, kun je dat niet altijd scheiden.’ Hij adviseert managers om te laten zien dat ook zij niet altijd alles onder controle hebben. ‘Daarmee impliceer je dat je dit ook niet van je medewerkers verwacht.’

Laagdrempelige psychische hulp 

Bij Systra ICT kregen de medewerkers geen handleiding, maar laagdrempelige psychische zorg. De Jong betaalt jaarlijks vijftien euro per medewerker aan een zorgplatform. In ruil hiervoor kunnen zij hier vijf tot tien keer per jaar terecht voor een telefonisch consult. ‘Ik vind niet dat ze alles waar ze mee zitten met mij hoeven te delen’, legt de Jong uit. ‘Dat is privé. Mijn medewerkers kunnen het platform bellen omdat ze hun ei kwijt willen, maar ook voor tips over wat ze kunnen doen om uit een sombere bui te komen of over het inbouwen van gezonde gewoontes.’

Zorg voor een goede werkplek 

Het ligt voor de hand, maar een goede werkplek voorkomt niet alleen problemen, maar zorgt ook voor een betere werkhouding. Sta regelmatig even op, houd vaker een paar korte pauzes in plaats van een lange onderbreking en voorkom dat je de hele dag achter het beeldscherm zit. Als ondernemer heb je volgens de Arbowet trouwens de plicht om te zorgen voor een goede werkplek voor je medewerkers, ook als deze thuis werkt.

Naast het hebben van structuur is het inrichten van een aparte werkplek volgens Geraerts essentieel. ‘Als je geen aparte werkkamer hebt, is het veel moeilijker om je werk af te sluiten.’ Ben je écht genoodzaakt om in de slaapkamer of aan de keukentafel te werken? ‘Ruim dan elke dag op een vast tijdstip je werkspullen op. Wanneer die nog binnen je zicht liggen, kun je niet echt ontspannen.’

Dit is volgens Vrooland vooral voor mensen die alleen wonen een gevaar. ‘Over het algemeen zijn we beter in het voor een ander zorgen dan voor onszelf’, legt hij uit. ‘De kans is groot dat je partner er iets van zegt, als je je werkspullen tijdens het avondeten op tafel laat staan. Wanneer je alleen woont, zul je jezelf hiertoe moeten zetten.’

Als werkgever kun je moeilijk aparte werkkamers uit de lucht toveren, maar je kunt er wel voor zorgen dat je medewerkers in ieder geval een gezonde houding aannemen tijdens het werken. Zowel bij Prelum als Digital Natives waren ze de eerste dagen van de lockdown dan ook druk met het rondrijden van bureaustoelen en computerschermen. Bij Prelum krijgen de medewerkers zelfs om de zoveel tijd een consult met een ergonoom. ‘Die kijkt of ze goed zitten en wat ze eventueel kunnen verbeteren. Wanneer je werkhouding lange tijd niet goed is, kun je klachten krijgen. Hierdoor word je eerder moe en prikkelbaar.’

Structuur is cruciaal

Een andere manier van het goede voorbeeld geven is door met de rest van het team te delen hoe jij je dag indeelt. ‘Wanneer je vaste structuur wegvalt, kan dat heel ontregelend werken’, legt Vrooland uit. ‘Zonder een vast ritme is de kans veel groter dat je gaat piekeren.’ 

Er zijn mensen die zich heel gemakkelijk aan een nieuwe situatie aanpassen, maar als werkgever kun je er niet vanuit gaan dat dit voor iedereen geldt. Vrooland geeft een voorbeeld. ‘Op het moment dat de sportschool dicht gaat, kun je natuurlijk gewoon gaan hardlopen in het park of thuis oefeningen doen. Maar niet iedereen is zo flexibel. Er zijn ook mensen die dan maar helemaal stoppen met sporten.’ Het gevaar hiervan is volgens Vrooland dat mensen de regie over hun leven kwijtraken. ‘Dat kan leiden tot stress en somberheid.’

Om dit te voorkomen heeft Prelum medewerkers actief geholpen bij het aanbrengen van een nieuwe structuur. ‘Aan het begin van de eerste lockdown kregen ze een handleiding toegestuurd met tips’, vertelt Theunissen. ‘Hierin raadden we ze onder andere aan om elke dag op hetzelfde tijdstip op te staan, elke dag minimaal een wandeling te maken en duidelijke afspraken te maken met partner of huisgenoten over de scheiding van werk en privé.’

Plan werktaken in

Het geeft focus en structuur aan je werkdag en -week als je bepaalde taken inplant. Dat voorkomt dat je wordt afgeleid door taken die thuis op je wachten. Gebruik een agenda-systeem en zet werkzaamheden er systematisch in. Wat doe je wanneer en hoeveel uur neemt dat in beslag? Er zijn een heleboel online tools zoals Google Calender, Remember the Milk of Todoist die hierbij kunnen helpen. Zet videocalls in voor een eventuele dag- en weekstart met je team. Op deze manier houd je elkaar op de hoogte van je werkzaamheden en waar je hulp bij nodig hebt. 

Stel prioriteiten

Denk goed na over wat je die dag echt moet doen en begin met de belangrijkste of moeilijkste klussen. Moet je bijvoorbeeld een acquisitiegesprek voeren waar je eigenlijk geen zin in hebt? Doe het gelijk, zodat het uit je hoofd en van je takenlijst is. 

Opstarten volgens een vast ritme

Last van opstartproblemen 's ochtends? Hanteer elke (werk)dag hetzelfde ritme. Bijvoorbeeld op een vaste tijd opstaan, je aankleden alsof je naar kantoor gaat en ontbijt maken en koffie zetten. Pak vervolgens het lijstje met prioriteiten erbij (dat je de dag ervoor of die ochtend maakt), zodat je weet wat je die dag moet en gaat doen. 

Zo voorkom je afleiding en krijgen stoorzenders geen kans

Er zijn in huis een heleboel zaken die kunnen afleiden, maar er zijn ook een heleboel manieren om dat te voorkomen. Bijvoorbeeld: zet het geluid van je telefoon uit om niet gestoord te worden. Of: check je mail alleen op vastgezette tijden en zet het geluid van inkomende mail uit. En: ruim je werkplek op aan het einde van de dag, zodat je de volgende ochtend fris en gelijk kunt beginnen. Ook handig: laat anderen in huis weten dat je aan het werk bent, maar vooral ook wanneer ze je wel mogen storen. Dat voorkomt dat ze tussendoor toch even aankloppen. 

Gezond thuiswerken

Er genoeg mogelijkheden om in en om het huis te bewegen. Denk aan:

• Wandelen

• Hardlopen

• Tuinieren (jazeker, dat telt)

• Ochtendgymnastiek

• Touwtjespringen

• Hoelahoepen (verrassend effectief)

Je kunt hier als werkgever een voorbeeldrol in aannemen, door bijvoorbeeld tijdens een van de videobel-sessies samen te gaan sporten.

Probeer wandelen

Corona en thuiswerken hebben ervoor gezorgd dat beweging niet meer zo vanzelfsprekend is. Daarom is het belangrijk om sport laagdrempelig te maken. Wandelen is misschien wel de meest laagdrempelige vorm van beweging. Iedereen kan eraan meedoen, zonder dat je binnen anderhalve meter van een ander komt. Op deze manier is het zelfs in lockdown mogelijk.

Het helpt je medewerkers om te ontspannen en bewust een momentje met iets anders bezig te zijn dan werk. Zo kunnen ze na een rondje weer productief aan de slag. Wist je dat je tijdens het wandelen ook interessante gesprekken kunt voeren met je medewerkers? Claudia Kuijer, Directeur Naviva Kraamzorg, vertelt: “Ik merk dat je bij het wandelen meer aandacht hebt en je uitspreekt over je inzichten en de waardering voor elkaar. Je bent beiden op neutraal gebied in de buitenlucht en hebt alleen aandacht voor elkaar en de omgeving. Wandelen brengt niet alleen je lichaam in beweging, maar ook je gedachten, wat kan leiden tot nieuwe inzichten met elkaar.”

De juiste spullen om thuis te werken

Productief thuiswerken kan alleen als je de juiste apparatuur in huis hebt. Denk aan een goede zakelijke laptop, een webcam en koptelefoon. Als je je medewerkers nog niet hebt voorzien van deze spullen, dan is dit het moment. Corona en thuiswerken maken de weg vrij voor een thuiswerkplek voor iedere medewerker.

Hoe verleidelijk die bank er ook uit ziet, druk je medewerkers op het hart om op een fatsoenlijke stoel aan een goed bureau te gaan zitten. Hebben ze die niet? Dan kun je ervoor kiezen om dit zelf voor ze aan te schaffen. Jij bent immers ook gebaat bij fit personeel.

Let op: controles door de Inspectie SZW 

Goed om te weten, de Inspectie SZW kan je vragen om een RI&E en plan van aanpak op het gebied van thuiswerken aan te leveren. Heb je deze niet? Dan kun je een flinke boete verwachten. Uiteraard kun je ook hulp aanvragen voor het opstellen of toetsen van je RI&E. Sinds de uitbraak van het coronavirus, is de werksituatie van medewerkers sterk veranderd. Het is daarom noodzakelijk om je RI&E te herzien. 

De Inspectie onderzoekt onder meer of je medewerkers hun laptop en andere apparaten arboproof gebruiken. Daarnaast wordt onderzocht hoe het staat met de psychosociale arbeidsbelasting van je thuiswerkende personeel. Onder psychosociale arbeidsbelasting vallen alle factoren die werkstress kunnen veroorzaken. Denk hierbij aan een te hoge werkdruk, maar ook bijvoorbeeld aan pesten en ander grensoverschrijdend gedrag.

Het belang van een Risico Inventarisatie & Evaluatie

Een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is hierbij een belangrijk hulpmiddel. In een RI&E breng je de arbeidsrisico’s voor je medewerkers in kaart. Dat gaat niet alleen over evidente risico’s zoals werken met zware apparatuur of gevaarlijke stoffen, maar ook om minder zichtbare risico’s zoals psychosociale arbeidsklachten. En soms duiken er ongemerkt nieuwe risico’s op, bijvoorbeeld door het coronavirus.

Vervolgens werk je in een plan van aanpak aan maatregelen om deze risico’s te voorkomen. Door je plan steeds bij te stellen aan veranderingen of gebeurtenissen, groeit je RI&E mee met jouw bedrijf en blijven je medewerkers veilig, gezond en met plezier aan het werk. En daar profiteert jouw bedrijf natuurlijk ook van.

Je kan als werkgever een RI&E zelf opstellen of met behulp van zogenaamde RI&E-instrumenten. De online applicatie Route naar RI&E helpt je om de manier te vinden die past bij jouw bedrijf. Via een paar vragen ontdek je welke routes mogelijk zijn en kan je direct zelf aan de slag met een RI&E. Kijk op routenaar.rie.nl