Onbetaald verlof: waar moet je op letten?
Soort verlof speelt een belangrijke rol
Aanvullend ouderschapsverlof, zorgen voor familie, een studie volgen of een sabbatical om de batterij weer helemaal op te laden. Stuk voor stuk situaties waarvoor je werknemer onbetaald verlof kan aanvragen. Maar hoe werkt dat precies? Ben je verplicht zo’n aanvraag goed te keuren en waar moet je nog meer rekening mee houden? In dit artikel lees je alles over onbetaald verlof.
Wat is onbetaald verlof?
Het grote verschil met betaald verlof laat zich raden. Onbetaald verlof is een verzamelnaam voor alle soorten verlof die je werknemer kan aanvragen, waarbij jij (of het UWV) het loon niet doorbetaalt tenzij hier andere afspraken over zijn vastgelegd in een cao of arbeidsovereenkomst.
Je werknemer blijft tijdens het verlof gewoon in dienst, maar het loon wordt opgeschort tijdens de afwezigheid. Belangrijk bij onbetaald verlof is dat je het samen regelt en schriftelijk vastlegt met je werknemer.
Welke vormen van onbetaald verlof zijn er?
De twee bekendste vormen van onbetaald verlof zijn aanvullend ouderschapsverlof en langdurig zorgverlof. Overige soorten onbetaald verlof vallen onder bijzonder verlof.
Ouderschapsverlof
Werknemers met gezinsuitbreiding (pasgeborene of adoptiekind) hebben recht op 26 weken ouderschapsverlof. De eerste 9 weken worden gedeeltelijk door het UWV betaald (70% van het dagloon). Dit is het stukje betaald verlof.
De overige 17 weken hebben je werknemers geen recht op arbeidsloon (tenzij anders bepaald in de cao of arbeidsovereenkomst). Dit deel heet aanvullend ouderschapsverlof en valt onder onbetaald verlof.
Langdurig zorgverlof
Kortdurend zorgverlof (deels betaald) is soms niet toereikend voor je werknemer om voor een zieke naaste te zorgen. Als het maximale kortdurende zorgverlof is opgebruikt, mag je werknemer onbetaald langdurig zorgverlof opnemen.
Jaarlijks heeft je medewerker recht op maximaal 6 keer het aantal wekelijkse contracturen. Iemand die 24 uur per week werkt, mag dus jaarlijks aan langdurig zorgverlof opnemen:
24 x 6 = 144 uur
Onbetaald buitengewoon verlof (bijzonder verlof)
Dan bestaat er ook nog onbetaald buitengewoon verlof. Dat voorziet in een hele reeks persoonlijke omstandigheden waarvoor een medewerker onbetaald verlof kan aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan:
lange reis
sabbatical
huwelijk en jubilea
overlijdensgeval
verhuizing
studie
persoonlijke redenen
Het grote verschil met kortdurend zorgverlof en ouderschapsverlof? Die verlofregelingen zijn wettelijk geregeld en bijzonder verlof niet. Afspraken over bijzonder verlof zijn meestal wel opgenomen cao’s, arbeidsovereenkomsten of bedrijfsreglementen.
Onbetaald verlof aanvragen: hebben je werknemers er wettelijk recht op?
Werknemers hebben wettelijk gezien recht op twee vormen van onbetaald verlof:
Ouderschapsverlof
Langdurend zorgverlof
Onbetaald verlof regels en wetgeving
Dat recht is vastgelegd in de Wet Arbeid en Zorg (WAZO). Dient je werknemer een verzoek in voor ouderschapsverlof of langdurend zorgverlof? Dan moet je de aanvraag in principe goedkeuren.
Onbetaald verlof weigeren
Verlof in deze categorieën weigeren is alleen toegestaan als er zwaarwegende bedrijfsbelangen bestaan. Bijvoorbeeld als je een klein bedrijf runt en vanwege onderbezetting de bedrijfsvoering compleet in de soep loopt. Als je dit kunt aantonen moet je eerst in overleg met je werknemer en duidelijk aangeven waarom je de aanvraag weigert.
Denkt je werknemer er anders over? Dan kan een rechter uitspraak doen. Die zal oordelen of het belang van je werknemer om verlof op te nemen opweegt tegen jouw belang om het verzoek te weigeren.
Ga niet lichtzinnig om met weigeren verlofaanvraag
Denk vooraf goed na over het eventueel weigeren van een verlofaanvraag, ook al raak je in de knel vanwege onderbezetting. De kans is namelijk aanwezig dat het weigeren van de verlofaanvraag leidt tot onvrede. En dat kan weer leiden tot motivatieproblemen en misschien is het wel een reden voor vertrek. Dan zit je alsnog met onderbezetting en moet je ook nog eens vervanging zoeken en inwerken.
Geen loon tijdens onbetaald verlof
In dezelfde wet (WAZO) is geregeld dat je werknemer die gebruikmaakt van het recht op langdurig zorgverlof of ouderschapsverlof, geen loon ontvangt. Behalve als er in de cao of arbeidsovereenkomst andere afspraken zijn opgenomen.
Onbetaald verlof: gevolgen voor vakantiedagen, toeslagen en pensioen
Vergeet niet je werknemer goed te informeren over de financiële gevolgen van onbetaald verlof. Het kan leiden tot flinke financiële uitdagingen aangezien je werknemer tijdens het verlof geen loon ontvangt. En daar houdt het niet op. In sommige gevallen heeft je werknemer ook te maken met andere financiële gevolgen:
Opbouw vakantiedagen: Tijdens langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof bouwt je werknemer wel gewoon vakantiedagen op. Tijdens bijzonder verlof niet.
Toeslagen: Anderzijds kan je werknemer door de daling van het inkomen recht hebben op meer kinderopvangtoeslag, zorgtoeslag of huurtoeslag.
Pensioen: Of onbetaald verlof invloed heeft op de opbouw van pensioen, verschilt per sector en bedrijf. Informeer daarom bij het pensioenfonds naar de gevolgen van onbetaald verlof voor het pensioen van je werknemer.
Houd rekening met goed werkgeverschap
Wil je medewerker onbetaald verlof opnemen? Behandel een verlofaanvraag altijd zorgvuldig, ook als je niet wettelijk verplicht bent de aanvraag goed te keuren. Je hebt namelijk te maken met de beginselen van ‘goed werkgeverschap’. De wet verplicht bedrijven om zich als goed werkgever te gedragen. Dat is vastgelegd in artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek. Hierin zijn zes beginselen opgenomen van goed werkgeverschap:
Wees zorgvuldig
Maak geen misbruik van je positie
Motiveer ingrijpende beslissingen
Maak verwachtingen waar
Behandel werknemers gelijk
Zorg voor een behoorlijke verzekering
Houd je je niet aan deze beginselen? Dan kan een advocaat van je werknemer dit aankaarten en tegen je gebruiken als je bijvoorbeeld een verlofaanvraag weigert en het geschil bij de rechter belandt. Met name beginsel 1 en 3 zijn in dat geval belangrijk.
Goed werkgeverschap is dus iets wat je zeer serieus moet nemen. Ook als het gaat om aanvragen van onbetaald verlof.
Modelovereenkomst onbetaald verlof
Hieronder volgt een modelovereenkomst onbetaald verlof die je kunt gebruiken om de aanvraag samen met je werknemer schriftelijk vast te leggen:
[Bedrijfslogo]
Modelovereenkomst Onbetaald Verlof
Tussen [Bedrijfsnaam], gevestigd te [Adres bedrijf], hierna te noemen "Werkgever", en [Naam werknemer], wonende te [Adres werknemer], hierna te noemen "Werknemer", wordt het volgende overeengekomen:
Doel van het verlof: De Werknemer heeft verzocht om onbetaald verlof voor een bepaalde periode om [reden voor verlof] te kunnen voldoen.Duur van het verlof: Het onbetaald verlof zal aanvangen op [datum aanvang verlof] en eindigen op [datum einde verlof], tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen de Werkgever en de Werknemer.Rechten en verantwoordelijkheden tijdens het verlof: a. Gedurende het onbetaald verlof blijft de Werknemer in dienst van de Werkgever, maar ontvangt geen salaris of vergoeding. b. De Werknemer heeft geen recht op vakantiedagen, bonus, of andere voordelen die normaal gesproken aan werknemers worden verstrekt. c. De Werkgever behoudt het recht om te bepalen of de Werknemer tijdens het verlof contact moet houden met het bedrijf en onder welke voorwaarden. d. De Werknemer verbindt zich ertoe om bij terugkeer naar het werk alle gemiste taken of verantwoordelijkheden zo snel mogelijk op te pakken.Terugkeer naar het werk: a. De Werknemer zal uiterlijk [aantal dagen/weken] voor het einde van het verlof schriftelijk aan de Werkgever bevestigen dat hij/zij zal terugkeren naar het werk. b. Indien de Werknemer besluit om niet terug te keren naar het werk na het onbetaald verlof, zal hij/zij dit schriftelijk meedelen aan de Werkgever ten minste [aantal dagen/weken] voor de geplande terugkeerdatum.Wijziging of beëindiging van de overeenkomst: a. Deze overeenkomst kan alleen schriftelijk worden gewijzigd of beëindigd met wederzijdse instemming van de Werkgever en de Werknemer. b. Indien de Werknemer vroegtijdig wil terugkeren naar het werk of het verlof wil verlengen, zal hij/zij dit schriftelijk aan de Werkgever verzoeken, en de Werkgever zal hier redelijkerwijs over beslissen.Overige bepalingen: [Voeg hier eventuele andere relevante bepalingen of clausules toe, zoals vertrouwelijkheidsbepalingen of non-concurrentiebedingen, indien van toepassing.]Ondertekening: Deze overeenkomst is opgemaakt in tweevoud en treedt in werking op de datum van ondertekening. Werkgever: Werknemer
Veelgestelde vragen
Mag je als werkgever onbetaald verlof weigeren?
In principe niet, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen in het spel zijn. Dit moet je kunnen aantonen.
Hoe lang mag je werknemer onbetaald verlof opnemen?
Dat hangt van het soort onbetaald verlof af en/ of wat je samen met je werknemer afspreekt. In de praktijk geldt meestal een maximum van 18 maanden. Neemt een werknemer langer verlof? Dan heeft dit namelijk gevolgen voor rechten in verband met o.a. de Ziektewet.
Telt onbetaald verlof mee voor de dienstjaren van je werknemer?
Over het algemeen wordt de verlofperiode niet gerekend als diensttijd bij je onderneming.
Mag je werknemer onbetaald verlof verlengen of terugkeer naar werk vervroegen?
Ja, daar kun je toestemming voor geven. Je kunt het beste je werknemer vragen om hiervoor een schriftelijk verzoek in te dienen.
Mag je de arbeidsvoorwaarden of functie wijzigen tijdens onbetaald verlof?
Nee, over het algemeen mag je geen negatieve gevolgen aan het onbetaald verlof verbinden, zoals het wijzigen van een functie of arbeidsvoorwaarden.
Wat als je werknemer ziek wordt tijdens onbetaald verlof?
Als je werknemer ziek wordt of arbeidsongeschikt raakt tijdens onbetaald verlof, hoef je nog steeds geen loon te betalen. Ook ontvangt je werknemer geen uitkering. Je kunt wel in overleg met je werknemer het onbetaald verlof eerder stopzetten. Dan treedt de loondoorbetalingsverplichting weer in werking.
