Privé internetten, verbieden of niet?

We maken al tientallen jaren gebruik van internet. Vooral mensen onder de 35 jaar zijn online erg bedreven met spelletjes, social media en research. Hoe houd je zicht op of je medewerkers privé of zakelijk internet gebruik?

Helemaal geen beleid kan in extreme gevallen wel eens toe leiden dat medewerkers urenlang per dag reizen boeken of online koopjes zoeken. Andersom kan overmatig controlerend gedrag van de kant van de werkgever door middel van blokkades of actief bijhouden en analyseren van surfgedrag van werknemers erg betuttelend en demotiverend werken.

3 uur per week prive mailen

Uiteraard is er onderzoek gedaan naar de effecten op de productiviteit, onder andere door Ernst&Young. In 2006 werd een onderzoek gestart naar het surfgedrag onder 'directeuren, managers en professionals' die voornamelijk in ICT-gerelateerde functies bij diverse bedrijven en instellingen in dienst zijn. Het gaat derhalve om een onderzoek dat niet representatief is voor werknemers in het algemeen, maar niettemin bepaalde trends kan weerspiegelen. Tijdens dit onderzoek constateerden zij dat werknemers 3 uur per week privé online waren maar ook dat diezelfde werknemers thuis 2,1 uur voor zakelijke doeleinden met internet en e-mail bezig waren. Ook bleek uit onderzoek dat werkgevers tot op zeker hoogte dit tolereren al is het zo dat vooral de grotere bedrijven regels opstellen of de toegang tot bepaalde sites simpelweg blokkeren.

Privé surfen neemt toe

In 2007 werd dit onderzoek herhaald, toen bleek het dat het privé surfen met 1 uur per week is toegenomen. Er wordt hier dan ook zeer kritisch op gereageerd en beschreven als iets dat een groot probleem is dat meteen moet worden aangepakt. “Ongelofelijk dat het privé-gebruik zo enorm is toegenomen. Het lijkt wel nu de arbeidsmarkt weer groeiende is mensen zich meer wangedrag op de werkvloer permitteren,” vindt Jacob Verschuur, directeur ICT Leadership van Ernst & Young. “Stel dat je een bedrijf runt van 100 mensen, dan komt dit per maand neer op 1000 uur arbeidsproductiviteitverlies. Dit is geen kinderspel meer, maar een serieus probleem dat direct moet worden aangepakt.”

Positieve effecten privé internetten

Aan de andere kant blijkt uit onderzoek van Tomas Chamorro-Premuzic, psycholoog aan de Londense Goldsmiths University, dat een “internetpauze” juist goed is voor de productiviteit. Af en toe even 10 minuten privé internetten, winkelen, spelletje spelen, netwerken of e-mails beantwoorden werkt ontspannend en zorgt ervoor dat de werknemer er weer “tegen aan kan”. Ook komt het steeds vaker voor dat de lijnen tussen prive en werk internetgebruik moeilijker te onderscheiden zijn. Netwerksites kunnen leiden tot waardevolle contacten die ook voor jou nuttig zijn in de vorm van kennis, nieuwe opdrachten of zelfs nieuwe medewerkers. Ook nieuwssites zorgen ervoor dat werknemers in hun vakgebied bij blijven en de discussies die er worden gevoerd kunnen leiden tot nieuwe inzichten in hun eigen werk.

Verbieden of juist niet?

Zoals bijna alles ligt het antwoord in het midden, zeer streng alles blokkeren en verbieden werkt voor veel werknemers demotiverend. Anderzijds mag het niet zo zijn dat werknemers urenlang privé online zitten, die 10 minuten pauze tussendoor moet wel daadwerkelijk 10 minuten zijn. In een kennis economie gaat het steeds vaker om het resultaat van een werknemer dan de tijd die hij er aan besteedt. Een werknemer die het gevoel heeft dat hij kan en mag doen wat hij wil zolang zijn werk maar goed is gemaakt en op tijd af is, is vaak productiever en creatiever dan een werknemer die constant wordt gestuurd door een leidinggevende. Sterk op de tijd letten is meer een overblijfsel uit het industriële tijdperk waar elke verloren minuut betekent dat er bijvoorbeeld minder gloeilampen worden geproduceerd. Inspelend hierop is de trend om internetgedragsregels om te zetten naar een richtlijn met als uitgangspunt dat privé internet mag zolang het het werk niet nadelig beïnvloedt. Vaak is sociale controle voldoende en wordt pas als het echt uit de hand loopt ingegrepen door directie.

Motiveer je werknemers!

Zoals elke relatie is ook een goede werkrelatie grotendeels gebaseerd op een wederzijds vertrouwen en respect. Als de werkgever of de werknemer het idee krijgt dat de ander misbruik maakt van dat vertrouwen, bijvoorbeeld door overmatig gebruik of juist controle, dan kan dat problemen opleveren.

Als je het idee hebt dat werknemers te graag hun werk opzij zetten voor iets leukers dan wordt het tijd om eens goed te kijken waar het mis gaat. Mogelijk is het werk te eentonig en ontbreekt er een uitdaging. Internet blokkeren heeft dan vaak geen zin, als ze ongemotiveerd zijn dan gaan ze wel op andere manieren ervoor zorgen dat ze niet hoeven te werken.

En echt ongepast gedrag?

Het is sowieso raadzaam om een paar richtlijnen op te stellen om het absoluut onaanvaardbare gedrag in te perken, hierbij kan worden gedacht aan pornografisch materiaal rondsturen of opslaan op het bedrijfsnetwerk, copyright schending/downloaden, seksuele intimidatie en spammen. Voor een voorbeeld van een gedragscode kun je hier terecht.

Gedragscode

Wil je de grenzen van privégebruik van e-mail en internet op de werkplek vastleggen? Als werkgever mag je niet voorbijgaan aan de belangen en fundamentele vrijheden van je medewerkers. Problemen kun je voorkomen door een gedragscode voor internet- en e-mailgebruik op te stellen. Deze gedragscode geldt voor alle werknemers. Uit de gedragscode moet voor alle werknemers duidelijk worden dat, wat, hoe en door wie wordt gecontroleerd. Een voorbeeldmodel vind je via deze link.