Zakelijke telefonie: hier moet je op letten
Mobiel zakelijk bellen of VoIP, het kan allemaal
Altijd, overal en gemakkelijk bereikbaar zijn: als ondernemer is dat heel belangrijk. Je wilt immers graag dat je klanten je snel kunnen bereiken. Gelukkig zijn er anno 2024 talloze aanbieders van zakelijke telefoonabonnementen, zowel vast als mobiel. Waar moet je als ondernemer in het mkb op letten bij het afsluiten van een zakelijk telefoonabonnement?
Vormen van zakelijke telefonie
Voor zakelijk bellen zijn er verschillende opties. Iedere optie heeft weer andere voor- en nadelen, die - afhankelijk van jouw wensen en voorkeuren - goed of juist minder geschikt voor jou zijn.
Vaste telefonie
De vaste telefoonlijn is een analoge lijn. Handig als je ook maar een telefoonlijn nodig hebt in bijvoorbeeld je thuiskantoor. Veel providers bieden ook kleinere zakelijke abonnementen hiervoor aan. Heb je medewerkers die vast bellen, dan zijn er natuurlijk grotere abonnementen met meerdere toestellen beschikbaar.
Mobiel netwerk
Mobiel zakelijk bellen gaat - uiteraard - via het mobiele netwerk. Je neemt je telefoon overal mee naartoe en bent altijd bereikbaar. Bij veel zakelijke abonnementen wordt je toestel supersnel vervangen als hij kapot is, zodat je als ondernemer goed bereikbaar blijft.
Hybride
Voor veel bedrijven en zzp’ers is een hybride vorm misschien nog wel het interessantst. Die vind je in de vorm van ‘vast op mobiel bellen’. Als bedrijf of zzp’er wil je vaak graag een vast telefoonnummer hebben om op je website te zetten. Soms is een telefoonnummer zelfs verplicht, bijvoorbeeld als je een webshop hebt. En dan zet je liever een vast nummer op de website: dat staat professioneler dan een 06-nummer.
Hiervoor heb je niet langer een vast telefonie-abonnement nodig. Verschillende providers bieden namelijk de mogelijkheid aan om een vast nummer te koppelen aan een mobiel abonnement. Handig, toch?
VoIP
VoIP is een afkorting van Voice over Internet Protocol. Concreet betekent het dat je op de wifi via het internet belt - draadloos dus. Bij digitaal bellen ben je aangesloten op het openbare telefoonnetwerk, net als bij een analoge lijn. Bij internetbellen bel je juist naar IP-adressen. Het grote voordeel daarvan? De gesprekskwaliteit. Die is bij VoIP-bellen beter dan wanneer je een digitaal of analoog telefoontje pleegt. Met VoIP kun je bovendien naar al je zakelijke contacten bellen over de hele wereld, tegen een lager maandbedrag dan bij analoog of digitaal bellen. Het is dus goedkoper.
Maar er zijn ook nadelen. Zo is een VoIP-modem bijvoorbeeld elektrisch. Is er een stroomstoring, dan heb je dus geen verbinding. Daarnaast is VoIP oftewel internetbellen vanzelfsprekend ook gevoeliger voor wifi-storingen. Zonder internet kun je immers niet bellen met VoIP.
Inventariseren wensen zakelijke telefonie
Je weet nu wat de opties zijn. Maar wat moet je kiezen? Of het nou om je administratiesoftware of je zakelijke telefonie gaat, als ondernemer begin je altijd met de volgende vraag: wat heb ik nodig voor mijn bedrijf? Wat past er bij ons?
Zet eerst zelf op papier wat jij belangrijk vindt op het gebied van zakelijke telefonie. Vraag ook je medewerkers wat zij belangrijk vinden of waar zij op dit moment tegenaan lopen.
Hier kun je onder andere op letten bij het uitkiezen van een zakelijk telefoonabonnement:
Personeelsaantal Hoeveel mensen moeten er gebruik kunnen maken van de zakelijke telefonie?
Kosten Wat is het budget voor je zakelijke telefonie? Wat is gunstiger voor je: een onbeperkt belabonnement, een X aantal belminuten afkopen of betalen per belminuut?
Mogelijke uitbreiding Verwacht je snel te groeien? Kies dan een abonnement waarbij je makkelijk kunt uitbreiden.
Beheer Is het belangrijk voor je bedrijf om waar dan ook ter wereld de telefooncentrale te kunnen beheren?
Rapportage Is het belangrijk voor je bedrijf om statistieken en rapportagemogelijkheden te hebben op inkomende en uitgaande gesprekken?
Fail-oversysteem Wil je een systeem kunnen gebruiken waarbij je bereikbaar blijft bij uitval van stroom en/of internet?
Bellen via pc Is het voor je bedrijf handig om te kunnen bellen via de pc in plaats van een telefoon?
Besparen op zakelijke telefonie
Tot slot geven we graag nog een paar tips om te besparen op de kosten van zakelijk (mobiel) bellen. Als ondernemer betaal je natuurlijk niet graag teveel. Drie extra, handige tips:
Zakelijk versus privé-abonnement Een privé telefoonabonnement lijkt in eerste instantie vaak goedkoper. Maar let op: onderaan de streep is een zakelijk abonnement doorgaans voordeliger. Vooral omdat ze vaak extra voordelen en diensten aanbieden die gericht zijn op de behoeften van een ondernemer (internetback-up bijvoorbeeld). Zulke extraatjes maken zakelijke abonnementen op de lange termijn vaak goedkoper.
Profiteer van extra kortingen Als je al je zakelijke abonnementen - internet, telefoon en wellicht televisie - afsluit bij dezelfde provider, kun je vaak extra korting krijgen: bundelkortingen. Bovendien biedt het andere voordelen: je hebt maar een aanspreekpunt voor je vragen en maar een factuur.
Denk aan belastingvoordelen Ben je zzp’er? Dan loont het extra om je facturen goed te bewaren. Je kunt je telefoonkosten dan namelijk aftrekken bij je aangifte inkomstenbelasting. De Belastingdienst ziet dit namelijk als zakelijke kosten. Bovendien kun je de btw van je telefoonabonnement opvoeren bij je driemaandelijkse btw-aangifte. Scheelt toch weer!
Lees ook: Bedrijfstelefonie, alle opties op een rij
