Bedrijfstelefonie: alle opties op een rij

Je bent je aan het oriënteren op telefonie voor je bedrijf. Vroeger was het simpel, dan koos je de vaste lijn. Maar met onder andere VoIP- en cloud-systemen is het aanbod groter geworden. Wat is het juiste telefoonsysteem voor jouw bedrijf? In dit artikel staan de verschillende opties op een rij, inclusief de voor- en nadelen.

Soorten telefonie voor bedrijven

Met bedrijfstelefonie zorg je voor effectieve communicatie met klanten, leveranciers en partners. Grofweg heb je deze 3 opties:

• Traditionele telefoonsystemen. Dit zijn de meerlijnige en PBX-systemen Deze bieden betrouwbare en schaalbare telefonie met speciale lijnen voor elke gebruiker. Deze systemen zijn vaak wat minder flexibel en je hebt fysieke bekabeling of installatie nodig.

• Internettelefoonsystemen, zoals VoIP- en cloud-systemen, bieden flexibele telefonie via internet. Vaak met veel extra functies en toegankelijk vanaf elk apparaat. Je hebt hiervoor wel een betrouwbare internetverbinding nodig.

• Mobiele telefoons. Deze vorm van bedrijfstelefonie biedt flexibele en handige communicatie voor medewerkers, op kantoor en onderweg. Maar dit kan ook hoge kosten met zich meebrengen en je bent afhankelijk van de mobiele dekking van je provider.

Mobiele telefonie kan een geschikte optie zijn voor kleine bedrijven of bedrijven met veel werknemers die vaak onderweg zijn. Voor bedrijven met intensief belgedrag of bedrijven die meer functies willen, zijn andere opties meer geschikt.

Traditionele telefoonsystemen

Meerlijnige telefoonsystemen

Deze vorm van bedrijfstelefonie biedt met speciale telefoonlijnen een verbinding voor elke gebruiker. Deze telefoonlijnen zijn verbonden via fysieke kabels. Het is een betrouwbare en schaalbare vorm van telefonie voor je bedrijf, maar kan ook duur zijn en minder flexibel dan andere opties.

• Voordelen meerlijnige telefoonsystemen: betrouwbaar, schaalbaar, speciale telefoonlijnen voor elke gebruiker, geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven.

• Nadelen meerlijnige telefoonsystemen: kan duur zijn, minder flexibel dan nieuwere opties, fysieke bekabeling nodig.

PBX-telefoonsystemen

PBX staat voor Private Branch Exchange. Deze systemen hebben meer functies dan meerlijnige systemen, zoals doorschakelen, voicemail en groepsgesprekken. Ze zijn hierdoor wel duurder en complexer om te installeren en te onderhouden.

• Voordelen PBX-telefoonsystemen: meer functies dan meerlijnige systemen, geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven, kan aangepast worden aan wat je bedrijf nodig heeft.

• Nadelen PBX-telefoonsystemen: duurder en complexer dan meerlijnige systemen, fysieke installatie en onderhoud nodig.

Internettelefoonsystemen

VoIP-telefoonsystemen

VoIP staat voor Voice over Internet Protocol. Omdat ze internet gebruiken om telefoongesprekken te voeren, zijn ze goedkoper dan traditionele systemen. Ook hebben ze vaak veel extra functies en bieden ze veel flexibiliteit.

• Voordelen VoIP-telefoonsystemen: goedkoper, flexibel, veel extra functies, te gebruiken op elk apparaat met internet.

• Nadelen VoIP-telefoonsystemen: kwaliteit afhankelijk van een internetverbinding, gevoelig voor storingen, mogelijk nieuwe apparatuur nodig. 

Cloud-telefoonsystemen

Cloud-telefoonsystemen zijn een type VoIP-systeem dat wordt gehost in de cloud. Je hoeft geen hardware aan te schaffen of te houden. Cloud-systemen zijn schaalbaar en flexibel en kunnen op elk apparaat met internet gebruikt worden. 

• Voordelen cloud-telefoonsystemen: schaalbaar, flexibel, geen hardware nodig, lage maandelijkse kosten.

• Nadelen cloud-telefoonsystemen: stabiele internetverbinding nodig, gevoelig voor storingen, mogelijk nieuwe apparatuur nodig.

Mobiele telefonie als bedrijfstelefonie

Met mobiele telefonie als bedrijfstelefonie ben je niet gebonden aan een vaste locatie. Het is een flexibele en handige communicatie-optie voor bedrijven waarbij de medewerkers veel onderweg zijn. Je hebt hiervoor geen vaste lijnen of internetverbinding nodig.

• Voordelen mobiele telefonie: flexibel, ideaal voor medewerkers onderweg, meeste mensen weten hoe ze ermee moeten werken, schaalbaar.

• Nadelen mobiele telefonie: kan duurder zijn, beperkte functies, afhankelijk van mobiele dekking, kan een veiligheidsrisico zijn, beheer mobiele abonnementen kan complex zijn.

Hoe kies je de juiste telefonie voor je bedrijf?

• Bepaal je budget. Hoeveel wil je uitgeven aan maandelijkse kosten, installatiekosten en/of apparatuur?

• Analyseer je belgedrag. Hoeveel wordt er gebeld binnen je bedrijf? Wat is de verdeling tussen vaste en mobiele gesprekken?

• Bepaal welke functies je nodig hebt. Moeten mensen in een wachtrij kunnen komen, wil je groepsgesprekken kunnen voeren of is alleen een voicemail genoeg?

• Waar wordt er gebeld? Zijn je medewerkers veel onderweg of bellen ze altijd vanaf één vaste plek?

• Hoe is je internetverbinding? Voor VoIP- en cloud-systemen heb je een betrouwbare en snelle internetverbinding nodig. Heb je die nu al of wil je daarin investeren?

• Wat wil je? Wat je wilt, hoeft niet hetzelfde te zijn als wat je nodig hebt. Maak een lijst met alle functies en diensten die je belangrijk vindt in een telefoonsysteem. Denk hierbij ook aan schaalbaarheid en flexibiliteit. 

• Hoeveel tijd en geld wil je kwijt zijn aan beheer? Wil je zelf het beheer doen of wil je dat uitbesteden?

• Onderzoek de opties. Welke aanbieders zijn er en wat zijn de recensies? Je kunt ook navragen hoe andere bedrijven hun telefonie geregeld hebben en wat hun ervaringen zijn. 

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.