Thuiswerkplek inrichten: zo doe je dat
Thuiswerkplek inspiratie; wat past bij jouw medewerkers?
Werken jouw medewerkers gedeeltelijk thuis? Dan hebben ze een goede thuiswerkplek nodig om rustig te kunnen werken. Hoe kun je een thuiswerkplek inrichten? In dit artikel krijg je inspiratie voor de perfecte werkplek thuis.
Regels thuiswerkplek inrichten
Voordat we met de thuiswerkplek-tips beginnen, eerst wat over de regels. Dat je op kantoor aan de regels van de Arbowet moet voldoen, wist je waarschijnlijk al. Maar zelfs op de thuiswerkplek zijn er een aantal arboregels om je aan te houden. Je bent als werkgever namelijk verplicht om voor een veilige en gezonde thuiswerkplek te zorgen. Wist je dat de Inspectie SZW het naleven van de arbo-regels zelfs op een thuiswerkplek kan controleren?
Hiervoor moeten de volgende onderdelen aanwezig zijn:
Goed afgesteld bureau met een bureaustoel die je zelf kunt instellen voor een ergonomisch verantwoorde houding
Snelle laptop of desktop
Webcam
Toegang tot belangrijke documenten
Genoeg licht in de vorm van daglicht of lampen
Ergonomische muis en toetsenbord
Smartphone
Opbergruimte
Printer
Eventuele verlengsnoeren
Voor beeldschermen gelden dezelfde regels als op kantoor: het scherm moet in een hoek van 90 graden staan en de lichtinval moet van de zijkant komen. Heeft je werknemer al een geschikte thuiswerkplek? Dan hoef je hier verder niet aan bij te dragen. Is die nog niet aanwezig, dan moet je bepalen wie de thuiswerkplek gaat inrichten.
Productief werken: thuiswerkplek inrichten
Naast de wettelijke vereisten vanuit de Arbowet, zijn er voor de thuiswerkplek een aantal musthaves die helpen productiever te werken. Denk bijvoorbeeld aan een noisecanceling koptelefoon zodat zowel jij als de mensen met wie je belt geen last hebben van jouw omgevingsgeluid. Een draadloze muis en toetsenbord geven extra veel bewegingsvrijheid en een opgeruimde thuiswerkplek.
Om te zorgen dat je medewerkers direct aan het werk kunnen, waar ze ook zijn, is het slim om een ‘plug & play werkplek’ te faciliteren. Dat wil zeggen dat je jouw laptop met éen kabel aansluit en gelijk aan de slag kunt met je beeldscherm, toetsenbord en muis. Dat kan middels een losse dockingstation of met ingebouwde aansluitingen op je beeldscherm, waar je alle randapparatuur op aansluit. Dat scheelt veel gerommel met kabels en medewerkers kunnen zo razendsnel aan de slag.
Thuiswerkplek inrichten: wie moet het doen?
Een belangrijke vraag: wie gaat de thuiswerkplek inrichten? Je kunt ervoor kiezen een budget voor de thuiswerkplek beschikbaar te stellen en vervolgens je medewerkers de vrije hand te geven in hoe ze dit budget besteden. Daarmee loop je het risico dat een werknemer spullen koopt die achteraf toch niet aan de eisen voldoen. Je kunt hierin ook zelf de regie houden door de keuzevrijheid van je medewerker iets te begeleiden (keuze uit bureaustoel A, B of C), of door een complete thuiswerkplek aan te bieden.
Een reden om dit te doen kan zijn: de spullen die je medewerker koopt om de thuiswerkplek in te richten, blijven in veel gevallen eigendom van het bedrijf. Dat kun je laten vastleggen in je thuiswerkbeleid. Mocht een medewerker uit dienst treden, dan kun je de spullen voor de thuiswerkplek makkelijker hergebruiken om een andere thuiswerkplek in te richten. Er zijn inmiddels bedrijven die complete oplossingen voor thuiswerken leveren, installeren en eventueel weer ophalen om vervolgens de thuiswerkplek elders in te richten.
Checklist thuiswerkplek inspiratie
Een goede thuiswerkplek inrichten is niet per se moeilijk, maar het is wel nodig om er even aandacht aan te besteden. Het is voor je werknemer natuurlijk veel fijner is om te werken op een plek waar hij of zij zich comfortabel voelt. Vandaar dat het zeker geen kwaad kan om wat thuiswerkplek inspiratie op te doen. In deze checklist met thuiswerkplek inspiratie lees je hoe je dat voor elkaar krijgt.
1: Ga voor sfeer
Het is belangrijk om erbij stil te staan dat de thuiswerkplek deel uitmaakt van iemands huis. Soms is de werkplek in de woonkamer, in andere gevallen heeft een werknemer een aparte werkkamer en soms wordt de werkplek ingericht in een slaapkamer. De werkplek mag qua stijl opgaan in het huis. Dat betekent dat je thuiswerk vaak niet op dezelfde manier zult inrichten als op kantoor.
Geef je werknemers de mogelijkheid om een inrichting te kiezen die enigszins past bij de stijl van het huis. Dat zou je kunnen doen door bij de selectie van thuiswerkplek-attributen rekening verschillende variaties aan te bieden: denk bijvoorbeeld aan zakelijk, industrieel, romantisch of vintage.
2: Instructies voor goede ergonomie
Het is belangrijk om een ergonomische thuiswerkplek aan te bieden: een goede bureaustoel, een in hoogte verstelbaar bureau, een laptopstandaard enzovoort. Zorg voor duidelijke instructies, bijvoorbeeld een handout met getekende voorbeelden van ergonomisch werken. Dat kan gaan over het correct afstellen van de bureaustoel en de hoogte van het beeldscherm, de verhouding tussen zittend en staand werken, tips voor afwisseling in zitten en beweging, en andere suggesties voor ergonomisch werken.
3: Faciliteer orde
Op kantoor is het misschien makkelijker om een clean desk policy te hanteren dan bij een medewerker thuis. Toch werkt een opgeruimde en geordende werkplek thuis een stuk prettiger dan een bureau dat bedolven is onder mappen, documenten en pennen. Je kunt orde faciliteren door te zorgen voor:
Voldoende kastruimte
Opbergers/mappen
Breng in kaart wat je medewerker nodig heeft om zijn werk op orde te hebben. Zeker thuis is het belangrijk dat de werkplek niet een rommelige plek gaat worden. Natuurlijk is het ook belangrijk om deze orde op zijn laptop te faciliteren door iemand te helpen bij zijn e-mail- en file-management.
4: Goede verlichting op je thuiswerkplek
In kantoren is verlichting meestal geen probleem. Op de werkplek thuis is dat vaak een heel ander verhaal. Thuiswerkers zitten vaak te werken bij veel minder licht dan goed is. Ook dit is iets wat je beter niet aan het toeval kunt overlaten.
In de ideale situatie is de thuiswerkplek ingericht in de buurt van natuurlijk licht, zoals bij een raam. Maar of het bureau nu wel of niet in de buurt staat van een raam: ga je de werkplek inrichten, dan moet daarbij altijd nagedacht worden over een lamp die voldoende licht geeft.
5: Zorg voor focus
Thuiswerken kan heel productief zijn. Maar dan moet een werknemer wel in een soort focusmodus terechtkomen. Dat kan een uitdaging zijn als er meerdere mensen in huis zijn. Soms is de thuiswerkplek in de woonkamer, waar iemand tv zit te kijken of waar mensen praten.
Je kunt je medewerker helpen zich makkelijker te focussen door bijvoorbeeld een kamerscherm of scheidingswand en/of een noise canceling koptelefoon. Dit zijn dingen die op kantoor gebruikelijk zijn, maar thuis nog weleens vergeten worden.
6: Videobellen via Teams
Videobellen is sinds de pandemie nog gangbaarder. Hoe professioneel komen jouw medewerkers over als ze vanaf hun thuis ingerichte werkplek aan het videobellen zijn? Zien je klanten een grote chaos op de achtergrond? Of oogt de videoachtergrond professioneel? Ook al snappen we van elkaar dat we thuis werken, het komt toch een stuk professioneler over als er bij het thuiswerkplek inrichten nagedacht is over videobellen.
Geef dus tips hoe je de werkplek zo kunt inrichten dat de achtergrond rustig en professioneel oogt. Je kunt ook zorgen voor een scherm dat je achter de thuiswerkplek kun opstellen.
7: Goed werkklimaat
Op kantoor is er vaak airconditioning die de hele dag zorgt voor frisse lucht. Dat is niet alleen goed voor de gezondheid, maar ook voor de productiviteit van je medewerkers. Dit is ook iets om over na te denken bij het inrichten van de thuiswerkplek. Natuurlijk kun je geen geavanceerd systeem voor luchtbehandeling installeren, maar je kunt wel herinneren aan regelmatig ventileren: zet je raam open als je even een rondje gaat lopen of gaat lunchen.
8: Groen werken op je thuiswerkplek
Wie wordt er niet rustig van een groene omgeving? Het is niet voor niets dat steeds meer kantoren vergroenen met mooie groene planten. Mooie groene planten zullen op de thuiswerkplek net zo rustgevend en inspirerend werken. Tip: één of meerdere groene planten staan geweldig als achtergrond bij een videocall.
9: Hou een vinger aan de pols
Al is de thuiswerkplek nog zo goed ingericht, het kan alleen werken als de thuissituatie zo is dat prettig thuiswerken mogelijk is. Communiceer dus af en toe met je medewerkers over hoe het gaat, bijvoorbeeld tijdens een evaluatiegesprek. Probeer ook in de gaten te houden hoe het gaat met zijn of haar productiviteit. Als je ziet dat iemand thuis een stuk minder productief is, dan kun je eventueel begeleiding geven of op een andere manier ingrijpen.
10: Denk duurzaam
Als tiende tip in deze opsomming, maar waarschijnlijk de belangrijkste: hou rekening met duurzaamheid. Thuiswerken is een duurzame oplossing omdat het heel wat reizen bespaart. Maar kies ook voor spullen die duurzaam geproduceerd zijn door duurzaam in te kopen. En ga voor kantoorartikelen die een duurzame gebruiksduur hebben. Voorkom dat spullen afgedankt moeten worden als iemand het bedrijf verlaat.
Als je ook bij het inrichten van de thuiswerkplek gaat voor duurzaamheid, laat je zien dat duurzaam ondernemen echt onderdeel uitmaakt van het bedrijfs-dna.
Wat zijn de kosten voor een thuiswerkplek?
Veel werkgevers vragen zich af: wat kost zo’n thuiswerkplek nu precies? Wanneer je alleen de elementen aanschaft die verplicht zijn volgens de arbeidswet, hoeft een thuiswerkplek geen vermogen te kosten. In het volgende overzicht vind je de kosten van doorsnee meubels en apparaten. Let op: Deze cijfers zijn een voorbeeld. Er zijn zeer grote verschillen tussen de prijzen van verschillende merken en uitvoeringen.
Voor een relatief eenvoudig verstelbaar bureau ben je zo’n € 300 kwijt, voor een bureaustoel rond de € 170. Denk voor een eenvoudige laptop voor dagelijks gebruik aan zo’n € 800, met een webcam van rond de € 100. Voor € 25 heb je een goede muis, en voor € 30 een toetsenbord. Een printer voor op de werkplek thuis kost je zo’n € 100 en een prima smartphone € 300.
Thuiswerkplek en de Belastingdienst
Via de werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever de thuiswerkplek vergoeden, onbelast! Hiervoor moet je je wel aan een aantal regels houden (deze gelden voor 2024):
Als het totale bedrag onder de 1,92% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samenblijft, mag je dit onbelast als vergoeding geven. Dit deel wordt ook wel de vrije ruimte genoemd.
Komt de loonsom boven de € 400.000? Over het bedrag daarboven geldt een percentage van 1,18%.
Sommige goederen vallen onder het noodzakelijkheidscriterium. Deze mag je altijd onbelast aan je werkgevers geven. Hieronder vallen gereedschappen, laptops, desktops, smartphones en tablets.
Thuiswerkvergoeding per dag
Naast de eenmalige vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek mag je ook nog een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,15 per dag geven voor de dagen dat je medewerker thuiswerkt.
Werkplek huren
Geen tip voor thuiswerkplek inspiratie, maar wel een interessante optie voor veel bedrijven: huur een werkplek voor je medewerker. Misschien woont je werknemer in een andere stad, heeft hij geen mogelijkheden om thuis een werkplek in te richten, maar is er wel bij hem of haar in de buurt een organisatie die werkplekken verhuurt.
Dit kan handig zijn als je medewerker wel in de buurt wil zitten van bijvoorbeeld zijn gezin maar niet thuis kan werken. Als werkgever betaal je dan alleen de huur voor de werkplek. Natuurlijk moet je dan wel nagaan of je werknemer daar ergonomisch en volgens arbo-standaarden kan werken.
Aangenaam thuiswerken
Hopelijk heb je met deze tips voor thuiswerk inspiratie een aantal handvatten gekregen om je medewerkers aangenaam thuis te laten werken. Laat het inrichten van de thuiswerkplek vooral niet aan het toeval over. Haal er meer uit door het op te nemen in het beleid van je bedrijf, zodat iedereen er meer voordeel van heeft.
